Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 декабря 2014 19 просмотров

Сообщество бухгалтеров ТСЖ и ЖСК Санкт-Петербурга несколько озабочено письмом Минтруда и соцзащиты РФ от 30.09.2014. № 17-4/В-462, из которого следует, что не подтвержденные документально расходы, связанные с разъездным характером работы работников, не могут признаваться компенсационными выплатами, освобождаемыми от обложения страховыми взносами.В свете упомянутого письма в ТСЖ и ЖСК вопрос возникает с работниками, разъездной характер работы которых установлен в трудовом договоре или в приказе председателя правления, в них же установлен конкретный размер компенсационной выплаты в рублях, предусмотренный в Смете доходов и расходов ТСЖ или ЖСК, утвержденной общим собранием, а порядок выплаты не предусматривает предъявления подтверждающих расходы документов - речь идет о внутригородских разъездах на социальном и коммерческом транспорте.ВОПРОС: Согласно ст.168.1 ТК РФ размер и порядок компенсационных выплат работникам, имеющим разъездной характер работы устанавливаются только локальными нормативными актами (в условиях ТСЖ и ЖСК- трудовым договором или приказом председателя)? И если в них не предусмотрено документальное подтверждение расходов, а этого не требует закон (ТК РФ), то эти выплаты все равно признаются компенсационными и освобождаются не только от страховых взносов но и от НДФЛ (п.3 ст.117 НК РФ).Разве мы не правы? Спасибо.

Контролеры в данном вопросе не на стороне компаний. Поскольку указанные в вопросе выплаты производятся в фиксированном размере и не зависят от подтверждающих расходы документов (которые организация должна компенсировать, поэтому они и называются компенсационными), то они входят в систему оплаты труда. Поэтому должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами наравне с зарплатой. Противоположный подход, скорее всего приведет к спорам с проверяющими, и свою позицию компании придется отстаивать в суде. Арбитражная практика однородна и положительна только в ситуациях именно компенсаций, когда сотрудник понес расходы, подтвержденные документально, а компания их компенсирует. Если же выплата установлена в фиксированном размере, то арбитражная практика по данному направлению не сложилась, поэтому не начислять НДФЛ и страховые взносы при данных обстоятельствах рискованно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: В штате есть специалисты с разъездным характером работы

Налог на доходы физлиц

Компенсационные выплаты в пользу работников, связанные с их расходами при разъездной работе, НДФЛ не облагаются в размерах, предусмотренных коллективным (трудовым) договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956).

Иногда руководители организаций назначают сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, надбавки к должностному окладу (тарифной ставке). Эта надбавка выплачивается взамен суточных. Нужно ли удерживать с нее налог на доходы физических лиц? Да, нужно, считают в Минфине России (письмо от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76). Поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не рассматривают надбавку к должностному окладу (тарифной ставке) в качестве компенсационной выплаты.

Страховые взносы

Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат. Но только при условии возмещения работодателем работникам фактических затрат. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются. И на них нужно начислять страховые взносы. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012.

Отметим также, что специалисты Минздравсоцразвития России придерживаются аналогичного мнения, о чем свидетельствует письмо от 26 мая 2010 г. № 1343-19.*

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ПРОИЗВОДСТВЕ» № 2, ФЕВРАЛЬ 2014

3. Статья: Разъездная работа: как возместить расходы, если подтверждающих документов нет

В конце каждого месяца работники, деятельность которых носит разъездной характер, составляют авансовые отчеты на сумму своих расходов, осуществленных в служебных поездках. К отчетам прикладывают документы, в основном чеки.
Но иногда документы по разным причинам работники предоставить не могут и пишут заявление с указанием суммы, которую надо возместить. Подскажите, должна ли организация ее возмещать? И если да, то как все лучше оформить? Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?
Ю.Б. Хохлов, бухгалтер

Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее.

Какая работа относится к разъездной. В ТК РФ нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.

Если ваш работник в силу должностных обязанностей ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то, очевидно, его функции можно отнести к работе, имеющей разъездной характер.

Подробнее о том, как документально оформить разъездной характер работы сотруднику, читайте в статье «Работник в дороге день за днем»

Как возмещать расходы разъездным работникам. По трудовому законодательству компания обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая компания устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены следующие документы:

- локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);
- трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.*

Перечень разъездных расходов, подлежащих возмещению, можно дополнить

Перечень расходов, понесенных сотрудниками с разъездным характером работы, подлежащих возмещению, не ограничен статьей 168.1 ТК РФ. Компания может возмещать своим «разъездным» работникам и не указанные в этом перечне расходы. Но чтобы такие расходы учесть в налоговой базе по налогу на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

- начислять фиксированную прибавку к заработной плате;
- выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных расходов.

Чтобы доплату за разъездной характер работы можно было учесть в расходах, возможность такой выплаты укажите в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником

В ситуации, о которой идет речь в письме нашего читателя, работники не представили документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, следовательно, второй вариант не подходит.

Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить сотрудникам доплату за разъездной характер работы.

НДФЛ. Фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату. Она будет являться составной частью действующей системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ).

Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяются.

Страховые взносы. На указанную выплату следует начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма в обычном порядке (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).*

Налог на прибыль. Сначала о порядке отражения в расходах компенсационных выплат. Ранее такие выплаты рекомендовалось учитывать в расходах на оплату труда (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 и от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302).

Теперь такие выплаты, подтвержденные документами, учитывают в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 № 03-03-05/87 и ФНС России от 10.09.2008 № ШС-6-3/643@).

Что касается выплаты фиксированной суммы к заработной плате, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Поэтому понесенные затраты при разъездной работе принимаются в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Пример

Основной оклад сотрудника составляет 45 000 руб. Его работа носит разъездной характер. Согласно коллективному и трудовому договорам таким сотрудникам компания компенсирует суммы расходов по найму жилого помещения в фактических размерах, если эти расходы связаны с выполнением трудовых обязанностей и документально подтверждены. Кроме того, в соответствии с трудовым договором работнику положены доплаты:

— на проезд 3000 руб. в месяц, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, компенсация выплачивается пропорционально фактически отработанным дням;

— на питание 230 руб. за каждый рабочий день, связанный со служебной поездкой;

— при продолжительности работы разъездного характера 13 и более дней в месяц доплата в размере 32% от суммы должностного оклада.

В соответствии с графиком работы в августе — 22 рабочих дня. Согласно данным табеля учета рабочего времени за август 2013 года:

— 4 дня работник трудился в офисе;

— 16 дней его работа была связана со служебными поездками;

— 2 дня он был в отпуске без сохранения заработной платы.

Какую сумму должен получить работник за август 2013 года, если он вместе с авансовым отчетом представил заявление о возмещении ему суммы расходов на проживание в гостинице, в которой он останавливался, находясь в служебной поездке, в размере 2500 руб., но счета гостиницы не представил?

Решение

Так как работник не представил документы, подтверждающие фактически понесенные им расходы на оплату гостиницы, компания в соответствии с нормами коллективного и трудового договоров вправе не возмещать ему понесенные расходы.

Теперь рассчитаем сумму выплат, положенных по трудовому договору. Так как 2 дня в августе работник был в отпуске без сохранения заработной платы, за 20 рабочих дней ему необходимо начислить оклад в сумме 40 909,09 руб. (45 000 руб.: 22 раб. дн. ? 20 раб. дн.).

Доплата за месяц составит:

— на проезд — 2727,27 руб. (3000 руб.: 22 раб. дн. ? 20 раб. дн.);

— на питание — 3680 руб. (230 руб. ? 16 раб. дн.);

— за превышение продолжительности работы разъездного характера более 13 дней — 14 400 руб. (45 000 руб. ? 32%).

Итого заработная плата к начислению за август 2013 года составит 61 716,36 руб. (40 909,09 руб. + 2727,27 руб. + 3680 руб. + 14 400 руб.). Она включается в налоговую базу по НДФЛ и базу для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

Предположим, что в августе 2013 года работнику не положены стандартные вычеты по НДФЛ, тогда сумма НДФЛ составит 8023 руб. (61 726,36 руб. ? 13%).

С учетом всех начисленных выплат работник должен получить на руки 53 693,36 руб. (61 716,36 руб. – 8023 руб.).

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА» № 9, СЕНТЯБРЬ 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка