Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 марта 2015 226 просмотров

Насколько критично будет отсутствие заявки на выдачу денежных средств в подотчет лицу, которое в сиду своих должностных обязанностей занимаетсмя закупом материалов и хозяйственным обеспечением производства и является материально-ответственным лицом? у нас есть приказ директора по кассе, что данному работнику мы можем выдавать денежные средства в подотчет без заявки. денежные средства берет по мере необходимости, отчеты сдает своеврменно, наличку у себя не держит, в случае если денежные средства остались сразу сдает их в кассу. в течение дня по нему бывает несколько расходников и возвратов. аналогичная ситуация с секретарем-референтом по выдаче денежных средств на отправку почты. выдаем без заявок но по факту согласно приказа

Хотя в КоАП РФ нет штрафа за нарушение порядка выдачи денег подотчет, налоговые органы считают любое нарушение Порядка ведения кассовых операций возможностью оштрафовать компанию за нарушение правил хранения наличных денежных средств. Отстаивать свои права, как правило, приходится в суде.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Журнал «Главбух» № 4, Февраль 2014:Как избежать ловушек, которые делают опасным любой подотчет

Осторожно!

Обойтись без заявления на подотчет можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта.

Каждый раз при выдаче подотчетных денег требуется оформлять специальное заявление сотрудника. Обойтись без этого документа можно, только если для таких расчетов в компании оформлена корпоративная карта. Во всех остальных случаях заявление на подотчет обязательно — на практике без него инспекторы штрафуют компании за нарушение кассовых правил.

Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон и подробную инструкцию. В ней можно прописать, какие документы нужно получить от поставщиков товаров или услуг и включить в авансовый отчет, а также в какие сроки отчитаться.*

Ниже мы привели готовый образец заявления подотчетника с учетом ловушек, которые часто встречаются в этом документе.

Важная деталь

Чтобы сотрудники каждый раз не сочиняли сами, что писать в заявлении, удобнее сделать для них единый шаблон.

— эти цифры в образце заявления соответствуют номерам ловушек в тексте статьи.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Бывают ситуации, когда деньги из кассы берет генеральный директор и ему оформляют подотчет. Хотя какие-либо товары или услуги для компании руководитель потом не приобретает. И в этом случае тоже нужно заявление. Исключений Положение № 373-П не делает. Некоторые компании вместо подотчета оформляют директору премию или выплачивают дивиденды (если руководитель является учредителем и организация работает с прибылью). Тогда директору каждый раз не приходится составлять заявление на выдачу денег и отчитываться за подотчет.

Ловушка № 1. Деньги выдали сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет

Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П). И в действующих правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Поэтому некоторые компании считают, что нет ничего страшного, если выдать деньги работнику, который не сдал отчет по ранее полученным суммам. Но это не так.

На практике налоговики штрафуют компании на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а директора — на сумму от 4000 до 5000 руб. По мнению ревизоров, раз компания неправомерно выдала средства, значит, она нарушила порядок хранения наличных. Вдобавок к этому складывают выданные деньги и остаток в кассе. Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то компании опять же грозит административная ответственность. Хотя в суде этот штраф обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).*

Также налоговики могут доначислить НДФЛ на том основании, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом. Тем более что такую позицию поддержали судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). А чиновники ФНС России недавно разослали это решение судей в инспекции (письмо ФНС России от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Осторожно!

Налоговики могут доначислить НДФЛ, если работник не отчитался по полученным авансам. Причем судьи теперь поддерживают инспекторов.

Правда, тут была ситуация, когда директор несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы, и компания никакие товары по ним не приходовала. Но не исключено, что выводы судей инспекторы будут применять, даже если просрочка незначительна.

Как избежать проблем: Безопаснее всего отслеживать сроки расчетов с подотчетниками, даже если просрочка с авансовыми отчетами несущественна. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть задолженность или нет. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

<…>

23.03.2015г.

С уважением,

Кристина Аладышева, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка