Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Стало известно, когда налоговики взыщут долги по взносам

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 марта 2015 5 просмотров

Или еще вариант подотчетное лицо оформляет заявку на месяц или на неделю, но с получением денег частями и отчетом на каждое получение 1-2 дня. получится ли и волки сыты и овцы целы? у нас частное предприятие и жалко нам бумагу на формальности....Будьте добры, проясните пожалуйста еще необходимость заявки если деньги выдаются по факту сдачи авансового отчета. например секретарь еженедельно по приказу директора ходит отпправлять почту. деньги не берет. по факту сдает авансовый отчет и мы выдаем денежки.

Отчет он должен будет составить в течение 3 дней через месяц, приложив к нему все документы за месяц. Обратите внимание: учесть расходы по этим документам вы сможете только на дату авансового отчета.

Для оптимизации документооборота рекомендуем вам использовать безналичную форму подотчета, перечисляя подотчетные деньги на карту сотрудника. В данном случае положения Порядка ведения кассовых операций не действуют, так как распространяются только на наличные расчеты. В данном случае рекомендуется разработать локальный документ, регламентирующий порядок выдачи денег под отчет в безналичном виде и порядок отчета сотрудника по потраченным суммам, зафиксировать разработанные формы первичных документов в учетной политике.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Журнал «Учет. Налоги. Право» № 23, Июнь 2013: Три безопасных способа упростить выдачу подотчетных

При каждой выдаче денег под отчет необходимо брать у сотрудников заявления на аванс. Если подотчетников много и за деньгами они приходят часто, то в бухгалтерии копятся горы бумаг. Но можно обойти «макулатуросборные» правила, используя проверенные способы.

При оформлении подотчетных по правилам, которые действуют с прошлого года*, у бухгалтерии уходит драгоценное время на то, чтобы собрать заявления со всех сотрудников, получить на них визу руководителя и оформить приказы. Заменить же заявление, к примеру, командировочным удостоверением налоговики не разрешают. А за отсутствие заявлений назначают штраф до 50 тыс. рублей, отменить который не удается даже в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013). Чтобы упростить работу, на практике используют несколько способов.

Способ № 1

Перевести деньги на карточку

Положение № 373-П регулирует выдачу под отчет наличных денег. Значит, чтобы избежать оформления заявлений, можно перечислять работникам аванс на пластиковую карту (не важно, корпоративную, личную или зарплатную).

Центробанк уже давно подтвердил, что эта операция не регулируется порядком ведения кассовых операций (письмо от 23.07.09 № 29-1-1-7/4625). И хотя речь в разъяснениях шла о старых правилах (утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40), выводы банкиров справедливы и для новых. При этом положение № 373-П не запрещает выдавать подотчетные безналичным путем.

Правило о перечислении авансов на пластиковые карты надо закрепить в Положении о расчетах с подотчетниками и Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ).*

Способ № 2

Возместить работнику перерасход

Можно договориться с подотчетниками, что они будут тратить на хозяйственные нужды и командировку свои деньги. А компания станет возмещать расходы. Тогда собирать с работников заявления не понадобится. Ведь они необходимы, только если компания выдает деньги под отчет авансом на будущие расходы. Если же она возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.

Некоторые компании не собирают авансовые отчеты с сотрудников, которые купили товар на свои деньги. А наоборот, требуют представить только заявление на возврат перерасхода. Такой порядок имеет право на существование. Но не запрещает компании поступать наоборот, то есть брать с работников только авансовые отчеты. Ведь в положении № 373-П не сказано, что для возмещения перерасхода требуется заявление.

У этого способа два недостатка. Во-первых, его нельзя предусмотреть во внутреннем локальном акте. Договориться с работниками можно только устно, ведь по закону они не обязаны тратить на товары или командировку свою зарплату. Во-вторых, не у каждого работника найдется достаточно денег, чтобы, к примеру, оплатить билеты в другой город и проживание в гостинице.

Некоторые компании находят такой выход из положения. Если у работника покупка запланирована на ближайшие дни, то кассир выдает ему наличные без оформления. А «расходник» делает через пару дней, когда сотрудник вернется с товаром и документами. Это нарушение, так как кассир вправе выдать деньги подотчет только по расходным ордерам (п. 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П). В то же время, если нагрянут проверяющие, риски минимальны. По документам денег будет больше, чем по факту. А за недостачу наличных в кассе штрафа нет.*

Способ № 3

Оплатить командировочные со счета

Можно спланировать покупки и поездки так, чтобы расходы оплачивал не работник, а сама компания по безналу. К примеру, через расчетный счет перечисляла деньги за товары, авиа- и железнодорожные билеты, номер в гостинице.

Если в компании есть собственные или арендованные машины, водителям можно оформить топливные карты. Деньги на такой карте также не являются авансом работнику. Это предоплата за бензин, которую компания перечисляет топливной компании, а та распределяет между картами водителей. Поэтому от них не нужны ни заявления, ни авансовые отчеты.

Недостаток способа в том, что помимо билета и гостиницы у работника должны быть свои деньги на другие командировочные расходы (см. способ № 2). Иначе ему все равно понадобится писать заявление на аванс, ведь в командировке надо на что-то есть и передвигаться по городу.

* Пункт 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П.

27.03.2015г.

С уважением,

Кристина Аладышева, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка