Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 апреля 2015 258 просмотров

Из нашей организации уволился сотрудник в феврале 2015 года. Сейчас он просит предоставить ему справки 2-НДФЛ за 2012-2015гг. Имеет ли право организация отказать в выдаче справок 2-НДФЛ?

Работодатель должен выдать такую справку не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

  • выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
  • выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

  • выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
  • выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: СПРАВКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

При увольнении работника работодатель выдает ему несколько справок. Одни из них являются обязательными, другие нужно составить по запросу работника.

В период действия трудового договора сотрудник получает доходы, с которых компания уплатила НДФЛ, у него идет страховой стаж, на выплаты в его пользу начисляются страховые пенсионные взносы. Информация об этом может пригодиться работнику и после увольнения.

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ СПРАВКА

В день увольнения работника работодатель обязан выдать ему справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Основание — пункт 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».*

Эту справку в день увольнения работодатель обязан выдать работнику автоматически, без каких-либо напоминаний и просьб.

СПРАВКИ ПО ПИСЬМЕННОМУ ЗАПРОСУ РАБОТНИКА

В соответствии с частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с его работой.

Согласно статье 62 Трудового кодекса к таким документам, в частности, относятся:

  • - справка о заработной плате;
  • - справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • - справка о периоде работы у данного работодателя.

Кроме того, по заявлению работника ему должна быть выдана справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (п. 3 ст. 230 НК РФ).*

На практике справку по форме 2-НДФЛ выдают на основании устной просьбы работника

Таким образом, если работнику необходимы указанные выше документы (справки), он должен обратиться с письменным заявлением. Работодатель также обязан выдать их работнику в день увольнения.

Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче указанных выше справок, так как они относятся к документам, связанным с работой.

Документы, связанные с работой в компании, должны быть выданы работнику бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Обратите внимание: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — кадровая служба. Если в компании нет отдельной кадровой службы, все документы придется составить бухгалтеру.*

КАК СОСТАВИТЬ ПИСЬМЕННЫЙ ЗАПРОС

Бланк письменного запроса о выдаче справок трудовым законодательством не утвержден. Увольняющийся (бывший) работник может написать его в произвольной форме, например, так, как показано ниже.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМЕННЫЙ ЗАПРОС О ВЫДАЧЕ СПРАВОК

Поскольку для подготовки «необязательных» справок сотрудникам бухгалтерии (кадровой службы) понадобится некоторое время, уместно предупредить об этом работника. Попросите его, чтобы свой письменный запрос он подал заблаговременно, за несколько дней до увольнения.

ФОРМЫ СПРАВОК

Справки о заработной плате и периоде работы в компании оформляют в свободной форме, поскольку унифицированные формы таких справок не утверждены.

Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование дублирует сведения персонифицированного учета, предоставляемые по данному работнику в Пенсионный фонд.

Обязанность компании в день увольнения

В абзаце 3 пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27?ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлена особая обязанность для работодателей. В день увольнения работника необходимо:

  • - передать работнику сведения персонифицированного учета;
  • - получить от работника письменное подтверждение передачи ему этих сведений.

В перечень сведений персонифицированного учета входят:

  • - сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже;
  • - сведения о дополнительных страховых взносах и взносах работодателя на накопительную часть трудовой пенсии работника.

Это необязательные взносы (ст. 5 и 8 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ)

Как оформить сведения

Еще до увольнения компания должна регулярно в те же сроки, что установлены для представления отчетности, каждому работнику передавать копию индивидуальных сведений, которые были направлены в ПФР за отчетные периоды за время его работы (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Напомним, что для оформления индивидуальных сведений о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование используют формы:

В день увольнения нужно подготовить сведения за отчетный период по дату увольнения. Если в компании ранее не практиковалась выдача копий индивидуальных сведений за прошлые отчетные периоды, необходимо их подготовить и выдать работнику за все прошлые отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Работодателю следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил индивидуальные сведения.

Зафиксировать передачу работнику сведений можно несколькими способами. Например, он распишется в получении документа:

  • - на экземпляре раздела 6 формы РСВ-1, который останется в компании;
  • - в журнале учета выданных справок и т. п.

<…>

И.Г. Григорьев, эксперт по трудовому праву

Журнал «Зарплата» № 10 октябрь 2014

4. Статья:Утверждена новая форма справки, которую нужно выдавать сотруднику при увольнении

Из этой статьи вы узнаете:

1. В какой момент работодателю нужно выдать справку о зарплате

2. Как сотрудник может получить справку от работодателя, если уже у него не работает

3. Чем отличается новая форма справки о зарплате от старой

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Статья будет полезна всем «упрощенцам», привлекающим наемных работников. Поскольку справку, о которой идет речь, нужно выдавать всем сотрудникам без исключения при их увольнении.

Увольняющемуся сотруднику нужно выдать три главных документа: трудовую книжку, справку по форме 2-НДФЛ и справку о сумме заработной платы для расчета социальных пособий. Если с первыми двумя документами особых сложностей не возникает, то о последней справке такого сказать нельзя.*

Дело в том, что с начала этого года изменился порядок расчета пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком до полутора лет. Теперь при их начислении из общего количества дней расчетного периода нужно исключать определенные дни. А в старой справке, форма которой утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, не было раздела для такой информации. И Фонд социального страхования РФ рекомендовал вписывать данные об исключаемых периодах в справку дополнительно (образец мы приводили в журнале «Упрощенка», № 6, 2013, с. 91). И вот наконец-то новая форма справки, в которую уже ничего специально дописывать не нужно, утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182нСноска

Для каких целей нужна справка о заработной плате

Справка о заработной плате с предыдущего места работы потребуется сотруднику для того, чтобы новый работодатель смог рассчитать ему пособие по болезни, декретные, пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Поэтому при увольнении сотрудников работодатели обязаны выдавать им справки о выплатах за текущий и два предыдущих года. Такое правило установлено в подпункте 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). В справке указывают все выплаты и вознаграждения, на которые начисляются страховые взносы в ФСС РФ.

Если же справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется на основании других имеющихся документов, которые могут подтвердить заработок, в крайнем случае — на основании МРОТ. Напомним, что с 1 января 2013 года минимальный размер оплаты труда равен 5205 руб. (Федеральный закон от 03.12.2012 № 232-ФЗ). А это значит, что сотрудник получит гораздо меньшую сумму пособия, чем ту, на которую реально может рассчитывать (п. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Собственно, чтобы этого избежать, каждый работодатель и обязан выдавать справки о сумме заработка.

На заметку

Справка о заработной плате необходима сотруднику для получения пособий, таких как декретное пособие, пособие по уходу за ребенком и по болезни.

С 2013 года, как мы уже сказали, произошли очередные изменения в порядке расчета пособий. Теперь при начислении декретного и детского пособий из расчетного периода, который равен двум предыдущим календарным годам, нужно исключать определенные дни, если они были (перечень исключаемых периодов приведен в таблице). А из доходов — соответственно суммы, начисленные за эти дни (п. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Прежняя форма справки не предусматривала возможности отражать в ней сведения об исключаемых периодах. Однако пробел, как мы отметили, восполнен в новой форме. Соответствующие сведения теперь нужно указывать в разделе 4 справки.

Таблица Дни, которые не входят в расчет среднедневного заработка для начисления декретного и детского пособий

№п/п Периоды, которые нужно исключить при расчете среднего заработка
1 Период временной нетрудоспособности
2 Отпуск по беременности и родам
3 Отпуск по уходу за ребенком
4 Дни, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Этот период не учитывается, если на сохраняемую зарплату не платились взносы в ФСС

При каких обстоятельствах справку нужно выдать

Справку о доходах выдают в двух случаях. Это установлено подпунктом 3 пункта 2 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ. Первый случай — непосредственно при увольнении в последний день работы сотрудника. При этом никакого заявления от него не требуется, поскольку выдача справки — это прямая обязанность работодателя. Если возможности выдать справку в день увольнения нет, необходимо уведомить увольняющегося о получении справки о зарплате позже либо получить от бывшего работника согласие на то, чтобы отправить документ по почте.

Обратите внимание

Вместо подлинника справки о зарплате работник может представить нотариально заверенную копию (п. 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Второй случай — справка выдается на основании заявления сотрудника, уволившегося в прошлых годах. Пишется заявление в произвольной форме. И подать его бывший сотрудник может как лично, так и через представителя либо отправить по почте. А работодатель в свою очередь обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) данного заявления.*

Как заполнить документ

По сути, новая форма справки о сумме заработной платы ничем не отличается от прежней, ее лишь дополнили новым разделом 4. В нем указывают количество календарных дней, приходящихся на периоды, исключаемые из расчета пособий. Такими периодами являются время болезни, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. А также другие периоды, когда за работником сохранялся средний заработок, но взносы в ФСС РФ не начислялись.

Пример. Начисление декретного пособия в 2013 году

М.В. Захарова с 1 января 2012 года работает в ООО «Фортуна» журналистом. До этого она работала в ООО «Успех» (с марта 2010 года). 22 июля 2013 года работница представила в бухгалтерию ООО «Фортуна» больничный лист, подтверждающий декретный отпуск, его период составляет 140 календарных дней. Расчетный период для начисления пособия — два календарных года: 2012-й и 2011-й. Поэтому М.В. Захарова обратилась с заявлением к бывшему работодателю с просьбой предоставить ей справку о зарплате за 2011 год для начисления декретного пособия. И бухгалтерия ООО «Успех» такую справку ей предоставила (заполненный образец фрагмента справки представлен справа.).

В 2012 году у работницы не было исключаемых дней из расчетного периода, а в 2011 году она была на больничном с 12 октября 15 календарных дней.

В 2011 году сотрудница заработала 430 000 руб., а за 2012 год ей было начислено 490 000 руб. Поступления за 2011 и 2012 годы не превысили предельных значений (463 000 и 512 000 руб.), поэтому при расчете пособия бухгалтером ООО «Фортуна» эти суммы будут учтены полностью.

Зная, что в 2011—2012 годах М.В. Захарова была на больничном 15 календарных дней, продолжительность расчетного периода составит 716 календарных дней (731 календ. дн. – 15 календ. дн.).

Средний дневной заработок работницы равен 1284,9 руб. [(430 000 руб. + 490 000 руб.): 716 календ. дн.]. Он не превышает предельного значения (1335,62 руб.), поэтому декретное пособие будет рассчитано исходя из фактического среднего заработка М.В. Захаровой.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам, которую получит сотрудница в ООО «Фортуна», составит 179 886 руб. (1284,9 руб. ? 140 дн.).

Нюансы, требующие особого внимания

В последний рабочий день работодатель обязан выдать увольняющемуся сотруднику справку о его доходах за текущий год и за два предыдущих года.

Справка о доходах нужна работнику для того, чтобы новый работодатель смог правильно рассчитывать социальные пособия.

Новая форма справки о зарплате дополнена новым разделом 4, в котором нужно указывать периоды, исключаемые из расчета.

Рисунок Фрагмент Раздела 4 справки о сумме заработной платы, выданной ООО «Успех»

Сноска На момент подписания журнала приказ Минтруда не был опубликован. Документ вступит в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования.

В.А. Барковец, эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка