Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
3 апреля 2015 136 просмотров

У нас вечный спор с сотрудниками, которые берут доверенности. Как правильно отчитаться в бухгалтерию за полученную доверенность?

Процедура выдачи доверенности сотрудникам законодательно не закреплена, поэтому этот вопрос следует закрепить в локальных актах организации – например, регламенте работы с доверенностями.

Выданные доверенности можно регистрировать в журнале «Учет выданных доверенностей», в котором указываются основные сведения – данные о сотрудниках и реквизиты выданных им доверенностей. Журнал заполняется вручную, шнуруется, постранично нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью.

В самих доверенностях можно установить обязанность вернуть доверенность по истечении срока ее действия.

Кроме того, можно разработать форму извещения об отмене доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ) и ввести обязательную практику подписания такого извещения при прекращении трудового договора с каждым сотрудником, которому выдана доверенность. Для этого в обходном листе, который заполняется при увольнении перед выдачей трудовой книжки, нужно указать в том числе юридическую службу. Увольняющийся работник должен посетить юридическую службу и, если на него была оформлена доверенность, подписать извещение об отмене этой доверенности и сдать ее оригинал.

Пункт 1 статьи 189 ГК РФ (как в действующей, так и в прежней редакции) предусматривает обязанность лица, которому выдана доверенность, немедленно вернуть ее доверителю по прекращении доверенности. Указанные положения статьи 189 ГК РФ можно зафиксировать в самой доверенности.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Юрист.

1. Статья:Регламент эффективной работы с доверенностями. Как делегировать полномочия с наименьшими рисками

Для чего компании нужен регламент работы с доверенностями
Стоит ли выдавать сотрудникам доверенности с правом передоверия
Как организовать отмену доверенностей увольняющихся работников

К сожалению, во многих компаниях юристы относятся к правовой функции работы с доверенностями как к технической, не требующей особых знаний и опыта. Между тем делегирование полномочий генерального директора через доверенности – очень ответственная сфера, Недостатки внимания к ней могут обернуться значительными убытками компании. Поэтому данную правовую функцию целесообразно упорядочить, установив четкий и подробный алгоритм работы с доверенностями. Каким образом это можно сделать, вы узнаете из этой статьи на примере стандартов эффективной работы с доверенностями, принятых в компании RU-COM.

Основные задачи и принципы работы с доверенностями

Ключевая задача состоит в том, что выдача каждой доверенности должна быть организована исключительно через юридическую службу (в том числе это касается доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, а также доверенностей на получение ТМЦ, которые на практике зачастую оформляются бухгалтерией). В идеале выдача доверенности без визы руководителя юридической службы должна стать невозможной. При этом необходимо обеспечить строгий единый учет всех доверенностей.

Процедура выдачи доверенностей. Важно четко регламентировать процесс выдачи доверенностей, в том числе путем утверждения максимального числа форм доверенностей для разных случаев и иных документов, необходимых для работы с доверенностями. Кроме того, нужно установить сроки подготовки доверенностей юрслужбой (например, в компании RU-COM они составляют не более 3 рабочих дней).*

Срок действия доверенностей. Лучше установить практику выдачи доверенностей работникам компании с бессрочными трудовыми договорами на максимальный срок (3 года), но в пределах срока действия полномочий директора. В случае увольнения работников, а также досрочного прекращения полномочий единоличного исполнительного органа можно прибегать к институту отмены доверенностей. Максимальный срок действия доверенностей оптимизирует работу юристов, особенно если число выдаваемых доверенностей в компании исчисляется сотнями. В такой ситуации проще выдавать доверенности на длительный срок, а дальше при необходимости отменять ставшие ненужными доверенности.

<…>

Регламент по работе с доверенностями. Регламент компании по работе с доверенностями должен содержать общие положения, разделы об инициировании подготовки доверенностей, о порядке подготовки доверенностей, их согласовании и выдаче, учете и хранении, прекращении, особенностях работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия, порядке одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом, контроле за соблюдением порядка работы с доверенностями. Регламент целесообразно периодически пересматривать (не реже раза в год) с учетом наработанной практики.*

Организация делегирования полномочий

В целях создания эффективной системы делегирования полномочий генерального директора в компании RU-COM ежегодно издается приказ, определяющий перечень контрагентов, а также перечень наименований должностей работников, которым с учетом их трудовой функции могут быть выданы доверенности по подписанию соответствующих документов и (или) на представительство в отношениях с соответствующими контрагентами.

Таким приказом также целесообразно утвердить перечень ключевых должностных лиц, в отношении которых юристы обязаны осуществлять автоматическую своевременную выдачу новых доверенностей взамен прекращенных в связи с истечением срока действия. Это могут быть финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель службы по работе с персоналом. Всем остальным сотрудникам лучше оформлять новые доверенности по письменным заявкам с указанием должностного лица, которое инициирует выдачу доверенности, лица, для представительства перед которым нужна доверенность, а также Ф.И.О. и паспортных данных представителя. Заявки обязательны также для выдачи доверенностей третьим лицам (не являющимся сотрудниками). Этот приказ также определяет перечень должностных лиц, которым доверенность предоставляется с правом передоверия, называет конкретные полномочия, которые можно передоверить, а также устанавливает перечень тех лиц, кому можно передать соответствующие полномочия в порядке передоверия (Ф.И.О. или наименование должностей). Такие же ограничения прописываются в тексте самих доверенностей с правом передоверия.

Организация учета доверенностей

Юридической службе необходимо организовать строгий единый учет всех доверенностей посредством ведения соответствующего журнала учета и архива копий выданных доверенностей. В случаях когда доверенности выдаются лицам, не являющимся работниками компании, или юридическим лицам, к архивной копии доверенности лучше прикладывать также копию паспорта представителя – физического лица или уполномоченного лица представителя-организации. В журнале нужно отражать сведения, в том числе о доверенностях, выданных в порядке передоверия, о прекращении и отмене доверенностей, о сроках их действия. Мониторинг сроков позволит вовремя отслеживать факты прекращения доверенностей и оперативно выдавать новые доверенности.

Для оптимизации работы учет доверенностей можно вести не только в бумажном журнале, но и в виде таблицы в Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех доверенностей компании.*

<…>

Прекращение доверенностей

Необходимо организовать процесс возвращения доверенностей от представителей в компанию при прекращении доверенностей (в том числе при их отмене), а также извещения об отмене доверенностей представителей и лиц, для представительства перед которыми эти доверенности были выданы. В случаях когда отменяются доверенности, выданные работникам компании, сделать это совсем несложно. Нужно разработать стандартную форму извещения об отмене доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ) и ввести в компании обязательную практику подписания такого извещения при прекращении трудового договора с каждым работником, которому выдана доверенность. Для этого в обходном листе, который заполняется при увольнении перед выдачей трудовой книжки, нужно указать в том числе юридическую службу. Увольняющийся работник должен посетить юридическую службу и, если на него была оформлена доверенность, подписать извещение об отмене этой доверенности и сдать ее оригинал.*

Кроме того, в текст доверенности нужно включать сведения об адресе представителя, по которому компания обязана направить извещение в случае отмены этой доверенности. Отправить извещение понадобится в случае, когда доверенность выдается лицу, не являющемуся работником компании, либо когда по каким-либо причинам работник уволился, не подписав извещение об отмене доверенности в юридической службе.

Третьим лицам, с которыми был вправе взаимодействовать представитель по отмененной доверенности (контрагентам, государственным органам и т. д.), нужно направить письма об отмене доверенности. В особых случаях – например, при смене руководства компании в условиях корпоративного конфликта – об отмене доверенностей можно дополнительно известить через СМИ и сайт компании.

<…>

Алексей Абакшин,

заместитель генерального директора по правовым и корпоративным вопросам бизнес-группы RU-COM

Владимир Гринько,

директор по договорной практике и работе с дебиторской задолженностью бизнес-группы RU-COMЖурнал «Юрист компании» № 10, октябрь2011

2. Статья:БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ

<…>

Организация, выдавшая доверенность, может ее отменить в любое время. Аналогично и лицо, которому она выдана, вправе отказаться от доверенности, на это указано в пункте 2 статьи 188 ГК РФ. При этом в ГК РФ прямо указано, что соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

Последствия прекращения доверенности урегулированы нормами статьи 189 ГК РФ. Как следует из пункта 1 указанной статьи лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об этом лицо, которому она выдана, а также уведомить известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдавалась доверенность. Аналогичные действия должен совершить и правопреемник юридического лица, выдавшего доверенность, в случае прекращения юридического лица, от имени которого доверенность выдана.*

Из пункта 2 статьи 189 ГК РФ следует, что права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц. Вместе с тем, если третье лицо знало или должно было знать, что действие доверенности прекращено, это правило не применяется.

По прекращении доверенности лицо, которому она была выдана (или его правопреемник) обязано немедленно вернуть доверенность.

<…>

Регистрация доверенности. Чтобы контролировать работников, оформленные на них доверенности регистрируют. Как правило, этим занимается бухгалтер, регистрируя в журнале «Учет выданных доверенностей» основные сведения – данные о работниках и реквизиты доверенностей. Журнал, который будет заполняться вручную, сначала шнуруется, постранично нумеруется, а затем заверяется подписью руководителя и печатью.

Доверенность на получение ТМЦ

Пожалуй, самой распространенной является доверенность на получение ТМЦ. Поэтому ее стоит рассмотреть отдельно. Зачем она нужна? Естественно, чтобы получить товар, материалы или продукцию, а в действительности происходит следующее.

К поставщику приезжает представитель покупателя и предъявляет свои полномочия, показывая доверенность. Представитель поставщика просит паспорт, проверяет правильность сведений, внесенных в доверенность, и ее заполнение. Доверенность он оставляет у себя и передает товар. Однако на этом дело не заканчивается. Реквизиты доверенности заносятся в товарную накладную по форме № ТОРГ-12 или товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Таким образом, накладная с зафиксированными реквизитами доверенности подтверждает факт приема-передачи товара. Напомним, при упрощенной системе доходы от реализации отражаются в день, когда получены деньги или имущество (п. 1 ст. 346.17 НК РФ), и для подтверждения доходов достаточно платежного документа. Тогда как в целях списания покупной стоимости товара, помимо прочего, необходимо доказать продажу (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), поэтому правильно оформленная накладная и доверенность нужны для учета расходов.

Хорошо, а понадобится ли доверенность руководителю организации или предпринимателю, если им придется забирать товар? На основании устава руководитель считается лицом, имеющим право представлять организацию без доверенности, то есть выписывать доверенность ему не нужно. В экземпляре накладной, который полагается поставщику, он поставит свою подпись и печать организации. Предприниматель же вообще ведет деятельность от своего лица и оформлять доверенность самому себе, конечно, не должен.

Как составить доверенность на получение ТМЦ? Мы упомянули, что ее формы № М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71аИнструкция Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее – Инструкция) действует и сейчас, но только в части, не противоречащей законодательству. Формы № М-2 и М-2а одинаковы, разница лишь в том, что в форме № М-2 предусмотрен корешок. С какой целью? Если доверенность заполняется вручную, удобнее форма № М-2: корешок хранится в организации, выдавшей документ, используется для регистрации, и заводить журнал учета нет необходимости.

Предмет рассматриваемой доверенности – получение определенных ценностей от указанного в ней поставщика. Поэтому в форме имеются поля, куда вписывают наименование поставщика, номер и дату документа, по которому будет производиться отгрузка (накладной, акта, наряда и пр.).

По одной доверенности допускается получать товар у поставщика по нескольким документам (п. 2 Инструкции). В этом случае в ней указываются реквизиты всех этих документов. Обратите внимание, что если документ, реквизиты которого приведены на лицевой стороне накладной (акта, наряда), содержит перечень ТМЦ, то на обороте доверенности его не повторяют, а просто ставят прочерки. Когда же точного перечня нет (а, допустим, дается ссылка на договор, в котором не указан ассортимент), то на обороте доверенности перечисляют всю номенклатуру.

Получив ценности, доверенное лицо обязано не позднее следующего дня представить в бухгалтерию документы, подтверждающие, что поручение выполнено (п. 7 Инструкции). Доверенность, которая не пригодилась, принято возвращать на следующий день, как окончится срок ее действия. На корешке или в журнале учета пишут «Не использована», а доверенность хранят до конца отчетного года и, составив акт, уничтожают. Лицам, которые вовремя не отчитались, новую доверенность не оформляют.

Несколько слов о сроке выдачи. В пункте 4 Инструкции указаны сроки – 15 дней, календарный месяц, квартал. Однако, как уже говорилось, согласно статье 186 ГК РФ сроки могут быть любые в пределах трех лет. То есть данное положение Инструкции противоречит законодательству и не имеет значения.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук

Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2010

3. Статья:На получение товаров выписали доверенность

Торговые фирмы могут выписывать доверенность на получение товара на имя не только своих штатных сотрудников, но и других лиц. Подробно об этом и иных нюансах, связанных с оформлением доверенностей, – в статье.

Норма, предусмотренная Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17, о том, что выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии (в организации, учреждении), не допускается, признана недействующей решением ВС РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617.

Форма и учет доверенностей

Порядок оформления и выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и порядок отпуска ценностей по ним регламентируются действующей до сих пор Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17. Формы доверенностей на получение материалов утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Это формы № М-2 (применяется для разовых покупок) и № М-2а(используется, если получение товарно-материальных ценностей представителем организации осуществляется регулярно). Доверенности поформе № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Предусмотрено, что при выдаче доверенности ее регистрируют в корешке книжки доверенностей. У доверенностей по форме № М-2а нет корешков, поэтому для их регистрации ведут журнал учета выданных доверенностей.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей до начала выдачи доверенностей должны быть прошиты и пронумерованы. На последних листах за подписью главного бухгалтера делается запись (прописью) о том, сколько листов содержит книжка (журнал).

Книжки и журналы должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.*

<…>

Действия получателя доверенности

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику организации, который будет получать товарно-материальные ценности.

Если работник должен получать товары по нескольким счетам, нарядам, но с одного склада, ему может быть выдана одна доверенность.

При этом в графе «материальных ценностей по...» этого документа перечисляются наименования, номера и даты всех документов, по которым производится получение материальных ценностей.

Если же товары предстоит получать на разных складах, то работнику надо выдать несколько доверенностей. Следует обратить внимание на то, что в таком случае доверенности регистрируются каждая по отдельности.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, раньше не допускалась. Это положение было прямо установлено в пункте 1Инструкции № 17. Однако решением Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617 эта норма признана недействующей, и организации-покупателю теперь позволено выдавать доверенность на получение товара лицу, заключившему с ней договор подряда.

При получении материальных ценностей руководителем организации доверенность не требуется. В экземпляре накладной, который передается поставщику, он ставит свою подпись и печать организации.*

<…>

По окончании отпуска доверенность сдается в бухгалтерию. Причем вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Отчет об использовании доверенности

Не позднее следующего дня после каждого поступления ценностей независимо от того, получены они по доверенности полностью или частями, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию или материально ответственному лицу документы о сдаче на склад полученных ценностей.

Если работником организации не получены товарно-материальные ценности по каким-либо причинам, то он должен возвратить доверенность в бухгалтерию.

Данный факт также отражается документально.

В частности, в графе «Отметки о выполнении поручения по данной доверенности» журнала делают запись «Не использована».

Неиспользованные доверенности хранятся до завершения отчетного года улица, ответственного за их хранение. По окончании отчетного года бумаги уничтожаются. Это фиксируется путем составления соответствующего акта.

Если работник не отчитался по доверенности и срок ее действия истек, выдавать новую доверенность этому лицу запрещено.*

Е.И. Яковлева,

специалист по налогообложению

Журнал «Учет в торговле» № 11, ноябрь 2011

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка