Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
6 апреля 2015 60 просмотров

Наш директор свой автомобиль сдает в аренду нашему предприятию только на период рабочего времени с 8-00 до 17-00. По договору ОСАГО и КАСКО оплачивает предприятие и в течение года равными долями списывает на затраты. На кого должен быть выписан страховой полис ОСАГО? на предприятие или на физическое лицо? И кто в договоре страхования (КАСКО) должен значиться как страхователь? организация или конкретное физ. лицо. В нашем случае в обоих полисах стоит ФИО физ. лица, это правильно?

В случае, когда автомобиль уже застрахован на момент передачи в аренду, то тот факт, что в обоих полисах стоит ФИО физ. лица, это правильно. Так, как только в случае, если арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО нужно самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Правомерно включать расходы по платежам по договору ОСАГО и КАСКО может арендатор, т.е. ваше предприятие, только в случае если заключен договор аренды без экипажа (ст. 646 ГК РФ) или же данное условие установлено в договоре аренды. Иначе они являются экономически не обоснованными, следовательно, включать их в расходы при расчете налога на прибыль неправомерно (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробно см. 1,2,4. Рекомендация, 3. Справочники.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

<…>

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

  • марка автомобиля;
  • год выпуска и цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре – ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).

Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. Возможны два варианта.

Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.

В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.

При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

<…>

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по аренде у сотрудника автомобиля без экипажа. Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

В январе ООО «Производственная фирма "Мастер"» (арендатор) заключило с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Объект аренды – легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля – 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.

Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Кондратьев имеет одного ребенка в возрасте до 18 лет. Налоговая база с начала года не превысила 280 000 руб. Поэтому ему предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка в размере 1400 руб.

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи.

В январе:

Дебет 001
– 215 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

Дебет 25 Кредит 73
– 14 000 руб. – списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1638 руб. ((14 000 руб. – 1400 руб.) ? 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 73 Кредит 50
– 12 362 руб. (14 000 руб. – 1638 руб.) – выплачена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока действия договора аренды уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.

<…>

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

3. Справочники: Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа

Положения договора аренды транспортного средства Аренда транспортного средства с экипажем Аренда транспортного средства без экипажа
Предмет договора

Арендодатель:
– предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование;
– оказывает услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией

Основание – статья 632 Гражданского кодекса РФ

Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль (мотоцикл) за плату во временное владение и пользование

Услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией, арендодатель не оказывает. Основание – статья 642 Гражданского кодекса РФ

Порядок государственной регистрации Не требуется (ст. 633 ГК РФ) Не требуется (ст. 643 ГК РФ)
Порядок заключения договора В письменной форме независимо от срока (ст. 633 ГК РФ) В письменной форме независимо от срока (ст. 643 ГК РФ)
Кто оплачивает содержание транспортного средства (текущий и капитальный ремонт) Арендодатель (ст. 634 ГК РФ) Арендатор (ст. 644 ГК РФ)
Кто оплачивает услуги экипажа

Арендодатель* (ст. 635 ГК РФ)

Арендодатель для членов экипажа является работодателем. Он начисляет им зарплату и, соответственно, удерживает с нее НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ)

Но если какие-либо выплаты в пользу водителей производит арендатор, то он становится налоговым агентом в отношении этих выплат (п. 1 ст. 226 НК РФ)

В частности, если арендатор оплачивает экипажу стоимость питания, то он должен удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 октября 2011 г. № 03-04-06/6-285)

Арендатор (ст. 645 ГК РФ)
Кто оплачивает расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (топливо, расходные материалы, транспортные сборы и т. п.) Арендатор* (ст. 636 ГК РФ) Арендатор (коммерческие и технические расходы (ст. 645 ГК РФ), эксплуатационные расходы* (ст. 646 ГК РФ))
Кто оплачивает расходы на страхование транспортного средства Арендодатель (в т. ч. страхование ответственности за ущерб)* (ст. 637 ГК РФ) Арендатор (в т. ч. страхование своей ответственности)* (ст. 646 ГК РФ)
Право арендатора без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду Имеет право* (п. 1 ст. 638 ГК РФ) Имеет право* (п. 1 ст. 647 ГК РФ)
Право арендатора без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки и иные договоры Имеет право* (п. 2 ст. 638 ГК РФ) Имеет право* (п. 2 ст. 647 ГК РФ)
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортному средству Арендатор, если арендодатель докажет, что повреждение транспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды (ст. 639 ГК РФ) Арендатор, если повреждение транспортного средства произошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников (ст. 1064, 1068 ГК РФ)
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортным средством Арендодатель (ст. 640 ГК РФ) Арендатор (ст. 648 ГК РФ)

* Если договором не предусмотрено иное.

4. Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными

<…>

Одним из условий признания расходов при расчете налога на прибыль является их экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы, которые не соответствуют этому критерию, при расчете налога на прибыль учесть нельзя.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль применить термин «экономически оправданные расходы»

Степень экономической оправданности расходов организация оценивает самостоятельно. Ни одна из отраслей права не содержит определения этого термина.

Раньше расшифровку данного понятия давал пункт 5 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729. В нем было указано, что под «экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота». Однако приказом ФНС России от 21 апреля 2005 г. № САЭ-3-02/173 данные рекомендации были отменены.

Таким образом, на сегодняшний момент понятие «экономическая оправданность» является оценочным. Анализ судебной практики позволяет выделить следующие критерии экономической обоснованности расходов:
– наличие прямой взаимосвязи расходов с предпринимательской деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 30 мая 2013 г. № А40-79395/12-90-422 и от 4 сентября 2012 г. № А40-9474/12-140-44);
– направленность понесенных затрат на получение дохода, которая определяется результатом всей хозяйственной деятельности организации, а не получением дохода в конкретном налоговом периоде (определения ВАС РФ от 19 января 2009 г. № 17071/08, Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, постановления ФАС Московского округа от 11 сентября 2013 г. № А40-115264/12-90-585, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2013 г. № А78-5170/201, Центрального округа от 24 сентября 2012 г. № А14-10351/2011);
– связь расходов с обязанностями организации, условиями договора или положениями закона (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 9 апреля 2013 г. № А35-7128/2012, Северо-Кавказского округа от 25 июля 2012 г. № А53-11418/2011);
– соответствие цен рыночному уровню (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 ноября 2013 г. № А33-16624/2012, Волго-Вятского округа от 18 марта 2011 г. № А82-8294/2008).

ФНС России предложила свои критерии оценки экономической обоснованности расходов при расчете налога на прибыль. Они изложены в письме ФНС России от 27 апреля 2007 г. № ММ-6-02/356 для внутреннего пользования, положения которого налоговые инспекции будут использовать в работе.

Во-первых, при расчете налога на прибыль можно признать любые обоснованные расходы. А не только те, которые прямо названы в главе 25 Налогового кодекса РФ. Связано это с тем, что перечень расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Во-вторых, расходы признаются обоснованными, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (письма Минфина России от 5 сентября 2012 г. № 03-03-06/4/96, от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/279). Такая направленность не означает, что от осуществления расходов организация должна обязательно получить прибыль. Может быть получен и убыток. При этом убыточность должна оцениваться не по отдельной операции, а в целом по конкретному виду деятельности организации. Например, разовые продажи товаров по ценам ниже закупочных не свидетельствуют об отсутствии экономической обоснованности затрат. Если же организация ведет торговлю в убыток на систематической основе, в связи с чем этот вид деятельности нерентабелен, то расходы на приобретение товаров могут быть признаны экономически необоснованными.

Обоснованность расходов, которые не связаны с конкретным видом деятельности, должна оцениваться исходя из экономического эффекта от их совершения. Например, при определении обоснованности расходов по управлению организацией налоговая инспекция проанализирует, изменились ли экономические показатели организации. Если после заключения введения внешнего управления эти показатели ухудшились, то это будет основанием проверки цели осуществления данных расходов.

В-третьих, расходы являются необоснованными, если они были совершены с единственной целью – сэкономить на налоге на прибыль. То есть не должны учитываться при расчете налога на прибыль расходы, которые были направлены не на получение дохода, а на получение необоснованной налоговой выгоды в виде экономии на налоге на прибыль. Критерии признания налоговой выгоды необоснованной определены в постановлении Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53.

Главбух советует: чтобы при налогообложении прибыли учесть расходы, порядок отражения которых в законодательстве не прописан, организация должна четко показать их экономическую обоснованность. Заранее позаботьтесь об этом. Закрепите экономическую обоснованность тех или иных расходов во внутренних документах организации (приказах, распоряжениях, должностных инструкциях сотрудников и т. д.).

Например, приобретение для организации легко запоминающихся телефонных номеров оформите приказом руководителя.

Ситуация: кто должен доказывать экономическую обоснованность расходов при расчете налога на прибыль

Доказать, что расходы экономически необоснованны, должна налоговая инспекция. Это следует из части 5 статьи 200 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Такая точка зрения подтверждается письмами Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897, от 9 октября 2012 г. № 03-03-06/1/535, определениями Конституционного суда РФ от 25 января 2012 г. № 134-О-О, от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, от 4 июня 2007 г. № 366-О-П, постановлениями Президиума ВАС РФ от 10 июля 2007 г. № 2236/07, Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53, а также окружной арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 17 июля 2013 г. № Ф03-2803/2013, Волго-Вятского округа от 7 августа 2012 г. № А29-5041/2011, Восточно-Сибирского округа от 26 июня 2013 г. № А19-18625/2012).

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка