Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 апреля 2015 6 просмотров

Если у сотрудника (юриста) служебная сим-карта (оформлена не на организацию, а на него лично) и он утверждает, что с нее совершаются только служебные переговоры. Подтвердить служебный характер очень сложно из-за большого количества переговоров. Интернет оплачивается в виде абонентской платы раз в месяц фиксированной суммой. Можем ли мы установить месячный лимит на его телефон и списывать расходы в пределах лимита? Например, прописать в Учетной политике или составить доп.соглашение к трудовому договору (в связи в особым характером работы, в том числе и заграницей)??

Нет, так сделать Вы не можете (в части учета расходов). Одним из подтверждений расходов является детализация оператора и без нее учесть в расходах указанную компенсацию вы не вправе. Кроме того, компенсация, выплаченная не на основании детализации и отчетов сотрудника будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника

Виды выплат*

При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:

Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Бухучет*

В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.

НДФЛ и страховые взносы*

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложения*

Менеджер ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев использует в служебных целях свой личный мобильный телефон. В письменном соглашении с ним определен порядок выплаты компенсации его расходов на оплату служебных переговоров.

В марте Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление о возмещении ему стоимости служебных звонков, совершенных с личного мобильного телефона. Расходы на оплату служебных переговоров в сумме 560 руб. подтверждены детализированным счетом оператора связи и служебной запиской Кондратьева о производственном характере каждого звонка.

В этом же месяце компенсация была выплачена Кондратьеву. В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 560 руб. – начислена Кондратьеву компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона;

Дебет 73 Кредит 50
– 560 руб. – выплачена компенсация.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер организации включил в состав расходов 560 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

<…>

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:*

  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
  • письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
  • копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.*

Требовать отчета о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца с личного мобильного телефона.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый служебный звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.*

<…>

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость мобильных телефонных переговоров, совершенных в нерабочее время. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона

Да, можно.

Для этого в должностной инструкции сотрудника укажите, что вести служебные переговоры он может и в нерабочее время. Например, связываться с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах. Кроме того, можно указать, что руководитель организации (непосредственный руководитель) всегда должен иметь возможность связаться с сотрудником.*

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Подтверждает ее и судебная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007, Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

ОСНО: отсутствует счет оператора

Ситуация: как учесть при налогообложении компенсацию стоимости переговоров с личного телефона сотрудника по средним нормам, утвержденным в организации, без детализации счета оператора связи

Такую компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

В этом случае все звонки, совершенные в течение месяца, нужно рассматривать как личные, не связанные с производственной деятельностью. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153.

Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 224 НК РФ).

Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудовых отношений, кроме того, они не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых взносами. Этот вывод позволяет сделать часть 1 статьи 7 и статья 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также часть 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка