Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 апреля 2015 2047 просмотров

Личные дела сотрудников хранится сколько лет? По заработной плате по каждому сотруднику хранить какие регистры и сколько:1.- карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов за каждый год; 2.- регистр налогового учета по налогу на доходы физ.лиц;3. -2НДФЛ; расчетную ведомость.....?

Срок хранения личных дел сотрудников – 75 лет.

Что касается документов по заработной плате, то, что касается документов для расчета налогов и сборов, сроки хранения документов:

- налоговые карточки по НДФЛ – 5 лет при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет;

- сведения о доходах физических лиц – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет;

- реестры сведений о доходах физических лиц – 75 лет;

- декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 75 лет;

- расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:

1)годовые – постоянно;

2)квартальные – 5 лет, а при отсутствии годовых – постоянно.

Сроки хранения кадровых и иных документов, касающихся выплат работникам, приведены ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья:Сроки хранения документов

Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов 5 лет 392
Налоговые карточки по НДФЛ* 5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет 394
Сведения о доходах физических лиц* 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет 396
Реестры сведений о доходах физических лиц* 75 лет 397
Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет 395

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:

1)годовые

2)квартальные

Постоянно

5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно

390
Книги учета доходов и расходов «упрощенцев» Постоянно 401
Реестры расчета земельного налога 5 лет 389
Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним 5 лет 382, 400
Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них 5 лет 384
Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами 5 лет 385
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями 5 лет после погашения налогов 386
Книги учета погашенных векселей на уплату налогов 5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки 459
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения 5 лет 398
Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам 5 лет 399
Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями 5 лет — при условии проведения проверки 459
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах 5 лет 409

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документов*

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно 351
Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно 351
Месячная бухгалтерская отчетность 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно 351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним Постоянно 353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности 5 лет 354

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

1)годовые

2)полугодовые, квартальные

Постоянно

5 лет

357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет 360
Регистры бухгалтерского учета 5 лет — при условии проведения проверки 361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) 5 лет — при условии проведения проверки 362
Счета-фактуры 4 года 368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет после замены новыми 380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет 387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях 5 лет 410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) 5 лет — при условии проведения проверки 427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно 427, 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества Постоянно 459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) 5 лет — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц 5 лет 459

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Сроки хранения кадровых и иных документов, касающихся выплат работникам*

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*
Организация труда и служебной деятельности
Лицевые карточки, счета работников* 75 лет 413
Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности. Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 лет 574
Коллективные договоры Постоянно. Присланные для сведения — до минования надобности 576
Отчеты, справки, информация, акты, докладные записки, заключения о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю 5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет 583, 636
Табели, журналы учета рабочего времени 5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет 586
Акты, сообщения, информация, докладные, служебные записки, справки, переписка о соблюдении дисциплины труда 3 года 587
Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Положения об оплате труда и премировании работников Постоянно 411
Сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат 5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет 412
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат 5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет 412
Переписка о выплате заработной платы 5 лет 414
Копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, переписка о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет 415
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) До минования надобности, но не менее 5 лет 416
Заявления, решения, справки, переписка об оплате учебных отпусков До минования надобности, но не менее 5 лет 417
Ведомости на выдачу дивидендов 75 лет 419
Справки, расчеты, докладные записки, предложения о разработке норм выработки и расценок 5 лет 590
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки Постоянно 591
Справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы 5 лет 595
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы 5 лет 597
Утвержденные разряды оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников Постоянно 598
Расчеты, справки, списки о премировании работников 5 лет 600
Охрана труда
Положения, протоколы, решения об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет 602
Акты предписания по технике безопасности, справки, докладные, записки, отчеты об их выполнении 5 лет 603
Докладные записки, справки, отчеты, акты о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет 610
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 лет 613
Программы, списки, переписка об обучении работников технике безопасности 5 лет 624

Журналы, книги учета:

1)профилактических работ по технике безопасности;

2)инструктажа по технике безопасности;

3)проведения аттестации по технике безопасности

10 лет

10 лет

5 лет

626
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно 630
Акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях 75 лет. Документы, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно 632
Докладные записки, акты, заключения, переписка об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием 3 года. При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет 637
Перечни профессий, работники которых подлежат прохождению обязательных медосмотров Постоянно 645
Прием, перемещение, увольнение работников
Переписка о переводе работников в другие организации 3 года 651
Положения, инструкции о персональных данных работников Постоянно 655

Личные дела (заявления, приказы, копии личных документов и др.):

1)руководителей организации;

2)иных работников

Постоянно

75 лет

656
Трудовые договоры, договоры подряда, личные карточки работников 75 лет 657, 658
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования. Невостребованные — 75 лет 664
Справки, докладные, служебные записки, копии приказов, заявления, не вошедшие в состав личных дел 5 лет 665
Командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности 75 лет 668
Командировочные удостоверения иных работников 5 лет после возвращения из командировки 668
Служебные задания, отчеты, переписка о командировании работников 5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет 669, 687
Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 686
Графики предоставления отпусков 1 год 693
Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения, перевода, увольнения работников, личных дел, карточек, трудовых договоров, соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 75 лет 695
Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально ответственного лица 457
Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 458

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

<…>

Журнал «Упрощенка» № 6, Июнь 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка