Журнал, справочная система и сервисы
14 апреля 2015 501 просмотр

Работник был отправлен в командировку согласно приказу до 31 марта. В связи с этим был сделан расчет по среднему для оплаты командировочных дней и включен в начисление зарплаты за март. Фактически работник вернулся из командировки (по не зависящим от него причинам) 4 апреля.Вопрос: необходимо ли делать новый расчет по среднему для оплаты командировочных дней? либо можно откорректировать мартовский расчет? Если расчет будет новый, то в расчетный период уже войдет март месяц.Нужно ли издавать второй приказ о продлении командировки?

Да, новый расчет делать необходимо, но только на количество дополнительных дней, на которые продлевается командировка. Т.е. переделывать предыдущий расчет не нужно, а в новый расчёт уже, соответственно, войдет в расчетный период – март (подробно см. 4,5. Рекомендация).

Издавать приказ о продлении командировки нужно, в котором следует отразить причину продления командировки и указать ее новый срок. Так как данный документ является основанием для обоснования возникающих дополнительных расходов, таких как суточные, средний заработок, расходы на проезд, проживание, питание и т.д.

Подробно см. 1. Ситуация, 2,3. Статья,

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456.

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:Работник едет в командировку. Пять ситуаций, которые чреваты конфликтами

<…>

Ситуация 2: работник хочет вернуться из командировки, несмотря на продление ее срока

Возможна ситуация, когда, находясь в командировке продолжительное время, работник уже выполнил первоначально поставленную перед ним объемную задачу. Но случилось так, что работник, который должен был сменить его, тяжело заболел. В связи с этим работодателем было принято решение о постановке работнику новых задач и продлении ему срока пребывания в командировке. У работника в такой ситуации может возникнуть вопрос о правомерности действий работодателя и желание самовольно вернуться обратно на место постоянной работы.

В этом случае следует учитывать, что Трудовой кодекс РФ не устанавливает требований к сроку служебной командировки и не содержит норм, ограничивающих максимальную продолжительность пребывания работника в ней. Исключения из этого общего правила устанавливаются приложением к приказу Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н. Но в этом приказе речь идет только о временно пребывающих и временно проживающих на территории РФ иностранных работниках, которым устанавливается дифференцированный максимальный срок пребывания в командировке за пределами субъекта РФ, на территории которого выдано разрешение на работу. Таким образом, единственной категорией работников, в отношении которых российским законодательством установлены ограничения по сроку направления в служебную командировку, являются иностранные работники.

Самовольное возвращение работника из командировки будет являться дисциплинарным проступком, за который он может быть подвергнут взысканию, в том числе и в виде увольнения. В рассматриваемой ситуации работодателю необходимо издать приказ о продлении работнику командировки, в котором указать ее новый срок. Текст такого приказа работнику можно направить, например, по электронной почте или отправить факс в принимающую организацию. Кроме того, работодателю необходимо перечислить работнику денежные средства для того, чтобы он смог продолжить командировку. При соблюдении этих условий срок командировки может быть беспрепятственно продлен.

В то же время, реализуя на практике норму об отсутствии ограничения максимального срока командировок, необходимо иметь в виду, что согласно п. 4 Положения о командировках продолжительность командировки работодатель должен определять с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, несмотря на отсутствие предельного срока командировки, следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка – это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения. Она должна заканчиваться с наступлением определенного события – выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае, направление работника в очень длительную командировку может быть расценено как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 Трудового кодекса РФ.

В связи с тем, что командировка, это временное, а не постоянное исполнение обязанностей вне основного места работы, то за этот период времени средний заработок сохраняется за работником именно по основному месту работы (ст. 167 ТК РФ). При этом по месту временного исполнения обязанностей (месту командировки) некоторые дополнительные компенсационные выплаты не распространяются. Например, при направлении в командировку в районы Крайнего Севера доплата районного коэффициента и предоставление дополнительного отпуска работнику не положены (кассационное определение Томского областного суда от 06.12.2011 по делу № 33-3766/2011).

Приказ об отзыве из командировки можно составить в произвольной форме

Говоря об изменении даты окончания командировки, нужно учитывать, что процедуры отзыва и продления командировки ни Трудовым кодексом РФ, ни Положением о командировках не регламентированы. Между тем если работник был направлен по поручению, в выполнении которого отпала необходимость, или же оно было исполнено досрочно, может понадобиться отозвать этого работника. Исходя из отсутствия в законодательстве конкретных инструкций на этот счет, представляется возможным осуществить такой отзыв путем издания приказа в свободной форме. А так как порядок извещения об этом работника ничем не регламентируется, работодатель может направить ему соответствующее письмо или известить по телефону. Такой же порядок применим при необходимости продлить срок командировки. Представляется достаточным составить соответствующий приказ в произвольной форме, в котором отразить причину продления командировки и указать ее новый срок. При этом следует учесть, что из-за увеличения срока командировки у работника возникнут дополнительные расходы (на питание, оплату гостиницы и т.?д.). Если аванс, выданный работнику до начала командировки, израсходован, то работодатель должен перечислить работнику денежные средства, чтобы последний смог продолжить командировку. Это следует из ст. 167 ТК РФ и Положения о командировках, которые предусматривают выплату средств до выполнения работником служебного поручения.

<…>

Ирина Котлярова,

юрист ООО «УСП Компьюлинк»

Журнал «Трудовые споры», № 8, август 2013

3. Статья: Нештатная ситуация. Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись

Как выйти из положения: Изменившиеся сроки поездки обязательно зафиксируйте приказом. Переоформлять остальные командировочные бумаги не придется.

Требуется продлить командировку

Руководство распорядилось продлить срок командировки одного из работников. Причины могут быть разные. Скажем, тот попросту не успел в ранее утвержденные сроки решить все запланированные вопросы с представителями контрагента. Или еще бывает, последний день служебной поездки изначально приходится на пятницу. И сотрудник захотел задержаться в том же городе, где находится по долгу службы, на выходные, о чем и договорился с начальством.

Если ваша компания на «упрощенке»

Советы, как продлить служебную поездку или, наоборот, сократить ее сроки, пригодятся любым компаниям независимо от применяемой системы налогообложения.

Раз сотрудник возвращается позже, понятно, что дата в билете на обратную дорогу не будет совпадать с той, которой закрывалась командировка. Плюс, когда работник задерживается по служебным вопросам, вы обязаны будете перечислить ему дополнительную сумму суточных, а также деньги на оплату жилья и прочих командировочных расходов. Либо такие траты вы возместите человеку потом, когда он вернется из поездки.

Надо ли вам оформлять какие-то документы в ситуации, когда сроки служебной поездки затянулись? Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о командировках, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, на этот вопрос ответа нет.

Так вот, чтобы вы могли свободно обосновать расходы на проезд и признать их в полной сумме в налоговом учете, также как и прочие дополнительные затраты, деловое путешествие стоит продлить официально. Кстати, то же самое рекомендовали когда-то и чиновники из Минфина России в письме от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74.

Итак, новые сроки необходимо закрепить на бумаге. Как это сделать? Строгих правил тут нет. Но корректировать все документы, которыми вы ранее оформили служебную поездку, вам, к счастью, точно не придется (полный перечень таких бумаг вы найдете ниже).

Эти документы надо обязательно оформить для командировки

1. Служебное задание по форме № Т-10а. В нем вы обозначите цель, время и место командировки. Этот документ подпишет руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или кто-то другой на то уполномоченный, например замруководителя.

2. Приказ (распоряжение) о направлении в командировку по форме № Т9 или № Т9а. Его вы оформите на основании служебного задания. Приказ подписывает, конечно же, руководитель компании или уполномоченный сотрудник.

3. Командировочное удостоверение по форме № Т-10. Оговоримся, что этот документ вы составите только для поездки по России и в страны СНГ, с которыми есть межправительственное соглашение, где сказано, что отметки при пересечении границы не ставятся. Время же пребывания сотрудника в зарубежной командировке подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте.

Чтобы продлить срок поездки, вам достаточно составить приказ. Как он может выглядеть, мы показали ниже. В документе сошлитесь на первоначальный приказ о направлении в командировку. И само собой, отразите конкретный период, на который затянулась поездка, а также назовите причину этого. Здесь же можно зафиксировать поручение бухгалтерии оплатить сотруднику дополнительные затраты.

Важная деталь

С приказом о продлении командировки вовремя ознакомьте всех работников, которые задействованы в его исполнении.

После того как директор компании подпишет приказ, не забудьте ознакомить с ним всех тех, кто участвует в его исполнении. А сам работник, очевидно, поставит свою подпись уже по возвращении.

И вот что еще добавим. Помните, что некоторых работников в принципе направлять в командировки можно лишь с их письменного согласия. Как, например, женщин, у которых ребенку не исполнилось трех лет. Поэтому и новые сроки такой поездки стоит также письменно согласовать с сотрудником. Просто в том же приказе добавьте слово «согласен» в том месте, где будет стоять подпись человека.

Понадобилось отозвать работника из служебной поездки

А вот обратная ситуация. Сотрудник возвращается из командировки раньше намеченного срока. Допустим, все поручения руководства он уже выполнил и крайне нужен теперь на своем рабочем месте. А то и вовсе необходимость в поездке отпала. Но об этом стало известно, когда сотрудник уже ехал в поезде или летел в самолете.

В любом случае придется менять билеты либо просто покупать новые, с ранними датами. А это дополнительные расходы для вашей компании. Их опять же надо быть готовым обосновать. Поэтому отзыв работника из командировки нужно оформить документально.

Но и такая ситуация в нормативных актах никак не регламентирована. Поэтому просто составьте вместе с руководителем компании приказ об отзыве сотрудника из поездки (образец — ниже). А командировочные бумаги, которые были оформлены ранее, не трогайте. Самого же работника начальство известит по телефону.

Тут в общем-то составлять приказ вы будете по принципу, схожему с тем, о котором мы говорили в ситуации, когда командировку продлевают. Только, естественно, доплачивать сотруднику вы ничего не станете. Скорее, напротив, он должен будет сдать в кассу неизрасходованные денежные средства, как только вернется. А точнее, в течение трех рабочих дней, которые есть у него на то, чтобы отчитаться по авансу.

Главное, о чем важно помнить

1 Любое изменение сроков командировки важно закрепить в отдельном приказе. Это поможет бухгалтерии обосновать возникшие в такой ситуации дополнительные расходы.

2 Если работник вернулся из служебной поездки раньше или, наоборот, задержался, переделывать все ранее оформленные по командировке бумаги нет необходимости.

Журнал «Главбух», № 1, январь 2012

4. Рекомендация:Какое время работы включить в расчетный период при расчете среднего заработка

<…>

Продолжительность расчетного периода

Длительность расчетного периода составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения за сотрудником среднего заработка (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).

Организация может установить другой расчетный период для определения среднего заработка при условии, что это не будет ухудшать положение сотрудников. В этом случае выбранный расчетный период укажите в коллективном договоре или другом локальном документе. Об этом сказано в части 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ.

Пример определения расчетного периода для расчета среднего заработка

Сотрудник организации А.С. Кондратьев получил тяжелую травму. В соответствии с медицинским заключением с 16 октября по 31 декабря 2015 года его перевели на другую, нижеоплачиваемую, работу. На этот период за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 182 ТК РФ).

Предположим, в организации произошла реорганизация. В таком случае в расчетный период включите время, которое сотрудник отработал до реорганизации. Трудовые отношения с работниками после реорганизации у организации не прекращаются (ст. 75 ТК РФ). То есть считается, что сотрудники продолжают работать в той же организации.

Какое время включается в расчетный период

При расчете среднего заработка учтите, что в расчетный период нужно включить только фактически отработанное время.

Какое время исключается из расчетного периода

Из расчетного периода исключите:

  • периоды, в которых за сотрудником по законодательству сохранялся средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка). Например, время пребывания в командировке (ст. 167 ТК РФ);
  • время болезни;
  • время отпуска по беременности и родам;
  • период отпуска без сохранения зарплаты;
  • время, когда сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • период, когда сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха);
  • время, когда сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
  • другие периоды, когда сотрудник не работал по причинам, предусмотренным законодательством.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример определения расчетного периода для расчета среднего заработка. В расчетном периоде сотрудник болел, был в командировке и в отпуске за свой счет

Сотрудник организации А.С. Кондратьев уехал в командировку 15 января 2015 года. На время, когда сотрудник находился в командировке, организация сохраняет за ним средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Расчетным периодом для определения среднего заработка за дни командировки является время с 1 января по 31 декабря 2014 года. Кондратьев отработал его не полностью:

  • с 14 по 24 марта 2014 года он был в командировке;
  • с 1 по 29 июня 2014 года – в отпуске за свой счет;
  • с 28 августа по 5 сентября 2014 года – болел.

Время, когда сотрудник болел, находился в отпуске и в командировке, бухгалтер исключил из расчетного периода. Таким образом, средний заработок, сохраняющийся за Кондратьевым на время командировки, бухгалтер определил, исходя из расчетного периода, который включает в себя время:

  • с 1 января по 13 марта 2014 года;
  • с 25 марта по 31 мая 2014 года;
  • с 30 июня по 27 августа 2014 года;
  • с 6 сентября по 31 декабря 2014 года.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5. Рекомендация:Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

<…>

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Средний заработок

За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок по командировке выплачивайте за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командировочный находится в пути или вынужденно задерживается (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример расчета среднего заработка сотрудника, направленного в командировку

В мае 2015 года организация направила своего экономиста А.С. Кондратьева в командировку. Срок командировки – пять рабочих дней (с 18 по 22 мая).

За время командировки организация должна начислить Кондратьеву зарплату исходя из его среднего заработка. Расчетный период: май 2014 года – апрель 2015 года (245 рабочих дней). Должностной оклад менеджера – 25 000 руб.

В июне 2014 года Кондратьев был в учебном отпуске 18 рабочих дней. За этот месяц сотруднику начислено:

  • исходя из среднего заработка – 12 500 руб.;
  • по должностному окладу – 1315,79 руб.

В сентябре 2014 года Кондратьев находился в отпуске весь месяц (22 рабочих дня). За этот месяц ему не начисляли зарплату.

В январе 2015 года он проболел пять рабочих дней. Зарплата за этот месяц начислена в размере 16 666,67 руб.

Периоды болезни и отпусков, а также суммы, начисленные за эти периоды, из расчета среднего заработка нужно исключить. Общее количество дней, исключаемых из расчетного периода, – 45 (18 дн. + 22 дн. + 5 дн.).

Таким образом, средний дневной заработок, исходя из которого Кондратьеву следует начислить зарплату за время командировки, равен:
(25 000 руб. ? 9 мес. + 1315,79 руб. + 16 666,67 руб.) : 200 дн. = 1214,91 руб./дн.

За период командировки экономисту начислили:
1214,91 руб./дн. ? 5 дн. = 6074,55 руб.

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка