Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24
15 апреля 2015 29 просмотров

Описание ситуации: Компания заключает с сотовым оператором договор на предоставление услуг сотовой связи. Номер - один для директора. Пользование - безлимитное. Вопрос: Как отражать расходы по сотовой связи с расходах по налогу на прибыль? Нужно ли составить приказ о безлимитном пользовании? Какие первичные документы должны подтверждать расходы для целей налога на прибыль?

Да, нужно, и придётся делить время пользования услугами связи на связанное и не связанное с деятельностью, направленной на получение Вашей компанией облагаемых налогом на прибыль доходов, для чего нужно документировать всё это время любыми первичными учётными документами, составленными в соответствии с рекомендацией «Как организовать документооборот в бухгалтерии». На основании этих документов распределяйте Ваши обязательства перед оператором связи пропорционально времени использования Вами его услуг на связанные и не связанные с деятельностью, направленной на получение Вашей компанией облагаемых налогом на прибыль доходов, и учитывайте на основании этих пропорций в расходах по налогу на прибыль только суммы, относящиеся к деятельности, направленной на получение Вашей компанией облагаемых налогом на прибыль доходов. Вы также можете воспользоваться рекомендациями из статьи «Как избежать претензий налоговых инспекторов к телефонным расходам».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1. Статья:Налоговый учет затрат на услуги связи

<…>

Отсутствие в положении об использовании телефонов условий о лимите оплачиваемой фирмой суммы по безлимитному тарифу теоретически может вызвать налоговые претензии. А по мнению Минфина России, такой лимит необходимо устанавливать в локальном нормативном акте даже при использовании «безлимитки» (письмо от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217). Правда, в этом письме шла речь об использовании такого тарифа работником, причем в том числе и в нерабочее время*.

Таким образом, по мнению автора, если в положении будет предусмотрено, что телефоны используются только в рабочее время, а также, например, не одним работником, а всеми – по мере необходимости, такие условия позволят значительно снизить риск предъявления контролирующими органами претензий к фирме*.

4 октябрь — декабрь 2009

Т.П. Ершова, налоговый консультант

2. Статья:Как избавиться от претензий к расходам на сотовую связь

<…>

Чтобы не отчитываться перед инспектором по каждому звонку, можно предложить руководству подключить телефоны по безлимитному тарифу. В этом случае на размер расходов фактическое время звонков не влияет. Если, конечно, это не международные или междугородные звонки. За них, конечно, придется отчитаться отдельно*.

При этом желательно обосновать выбор безлимитного тарифа внутренними документами организации. Например, можно сделать необходимые сравнения, проанализировав данные о количестве и стоимости звонков за предыдущие периоды. Разумеется, в расчет надо брать только звонки производственного характера. Результаты анализа привести в служебной записке на имя директора, который в свою очередь издаст приказ о подключении сотрудников к безлимитному тарифу*.

Обсуждаем идею

Мнение редакции

– Идея полезная, но ее применение ограничено. Абонентская плата по безлимитному тарифу самая высокая. Поэтому в большой и даже средней компании слишком накладно переводить всех работников на безлимитный тариф. Тогда экономия на налоге на прибыль может не компенсировать повышенные расходы на телефонную связь. Таким образом, к безлимитному тарифу выгодно подключить телефоны тех сотрудников, чьи ежемесячные расходы на услуги связи превышают абонентскую плату по безлимитному тарифу.

Комментирует чиновник

 Расходы на услуги мобильной связи надо подтвердить документально, в том числе и по безлимитному тарифу. Документы, необходимые для подтверждения расходов на сотовую связь по безлимитным тарифам, такие же, как и по обычным:*
– утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым для выполнения служебных обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– договор с оператором связи;
– детализированные счета оператора связи;
– перечень контрагентов (с номерами телефонов), которым будут звонить ваши сотрудники;
– должностная инструкция с правом пользоваться сотовым телефоном в служебных целях;
– приказ или распоряжение, которые устанавливают на каждого работника лимит расходов на сотовую связь, превышение которого должен возместить сам сотрудник.

Детализированные счета понадобятся для того, чтобы инспектор мог проверить, насколько активно используется безлимитный тариф. Если, к примеру, в распечатке совсем мало звонков или их нет вовсе, то применение такого тарифа необоснованно. Кроме того, эти счета нужны для проверки дополнительных услуг сотового оператора, стоимость которых оплачивается сверх тарифа (международные и междугородные звонки, мобильный Интернет). Если работник использовал эти услуги в производственных целях и их стоимость вместе с абонентской платой не превысила установленный руководителем лимит расходов на сотовую связь, то все эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль*.

2 Январь 2008

Ирина Рубан,

бухгалтер по налоговому учету ЗАО «Связной».

3. Статья:Счета с детализацией телефонных разговоров могут сыграть как в пользу, так и во вред компании

Если у компании нет детализированного счета о состоявшихся разговорах, то для инспектора это будет достаточным поводом для того, чтобы снять из расходов организации ее затраты на связь. Но если компания представит детализированные счета, то у инспектора появится целых два новых повода не признать затраты на переговоры в расходах. Вот такой парадокс! Чтобы разрешить его, мы поскорее обратились за рекомендациями к лектору…*

СЧЕТ ОТСУТСТВУЕТ. Налоговики требуют от организаций представлять детализированные отчеты, однако в кодексе такой обязанности нет.

Чтобы компания без проблем могла учесть затраты на связь, она должна иметь не только акт об оказанных услугах связи и договор с поставщиком, но и ряд других документов, в частности детализированный счет от своего оператора о состоявшихся переговорах. Это обязательное требование чиновников, о котором они не устают напоминать в своих многочисленных разъяснениях, – письма Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156, от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.

По мнению контролирующих ведомств, организация обязана подтвердить, что расходы на связь носят производственный характер, а понять это можно только из расшифровки, которая будет содержать конкретные номера телефонов. Будьте уверены, что при проверке налоговики первым делом попросят детализированный счет и, если компания не сможет его представить, тут же снимут затраты на связь из расходов.

Следует отметить, что отдельные суды поддерживают инспекторов. В постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2 арбитры отказались признать расходы на сотовую связь, поскольку организации не представили детализированные счета от своих операторов и тем самым не подтвердили обоснованность расходов.

Вместе с тем существует и другой подход к решению этого вопроса. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит перечня обязательных документов, которыми компания обязана подтверждать свои расходы на связь. Напротив, в нем четко сказано, что организация может подтвердить затраты любыми документами, даже косвенно свидетельствующими о расходах, – пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если у компании нет детализированного счета, но есть другие документы, подтверждающие расходы, – акт, договор с оператором, платежки, внутренние распорядительные приказы директора, то учесть затраты на связь можно. Аналогичный подход и у судей в постановлениях ФАС Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 1 ноября 2008 г. № КА-А40/10063-08, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3 и др.

Как видите, споры по вопросу до сих пор не прекращаются, и богатая арбитражная практика – тому лучшее подтверждение. Однако есть шанс, что вскоре претензии от инспекции прекратятся или как минимум будут возникать гораздо реже. Дело в том, что у организаций появился новый и достаточно весомый аргумент отстоять свои расходы на связь и без представления детализированного счета от оператора. Одна компания, защищая свои расходы в суде, сослалась на статью 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». В ней говорится, что на территории РФ гарантируется тайна телефонных переговоров. Это значит, что и телефонные номера, по которым звонят сотрудники компании, – охраняемая законом тайна, и организация вовсе не обязана раскрывать ее перед налоговиками. Арбитры посчитали аргумент существенным и позволили компании признать затраты на связь и без расшифровки – постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2.

Так в арсенале компаний появился еще один весомый аргумент, который поможет им защитить расходы на телефонные переговоры и без детализированного счета. Однако и он пока не решил проблему полностью. Организациям следует помнить, что отсутствие расшифровок по-прежнему может вызвать претензии у проверяющих. Поэтому какую тактику выбрать: следовать требованиям чиновников или готовиться к защите расходов в суде, каждая компания должна определить для себя самостоятельно.

– У нас при проверке инспекторы потребовали не только детализированные счета, но и отчеты о содержании телефонных переговоров. Когда мы отказались представить такой отчет, чиновники пригрозили снять все затраты на связь из расходов. Вправе ли они требовать такие отчеты?

– Нет, не вправе. В вашем случае инспекторы явно превышают свои полномочия. Напомните им о письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174. Оно хоть и давнее, но действия своего не утратило. В абзаце 8 этого письма налоговики сами подтвердили, что требовать отчеты о содержании телефонных переговоров не вправе. Нелишним будет сослаться и на уже известный вам закон «О связи», согласно которому телефонные переговоры – это тайна, охраняемая законом.

СЧЕТ В НАЛИЧИИ. В расшифровке инспектор наибольшее внимание уделит времени и географии звонков.

Кстати, наличие расшифровки разговоров вовсе не гарантирует компании, что ее затраты на связь инспектор без проблем признает в расходах. Более того, у налоговика с появлением детализированного счета могут появиться новые причины не признавать расходы на связь.

Так, спор может возникнуть, если в детализированном отчете проверяющие увидят звонки, совершенные за пределами рабочего дня. Например, поздно вечером, в выходные, праздничные дни или во время отпуска. Расходы по таким звонкам инспекторы не признают. Однако арбитры подобные претензии инспекторов, как правило, не поддерживают – ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007 и др.

Обратите внимание: чтобы гарантированно отстоять затраты на связь в этой ситуации компания должна выполнить одно обязательное условие. В должностной инструкции сотрудников, пользующихся мобильной связью, необходимо указать, что вести служебные переговоры работники могут и в нерабочее время. Это может быть связано, например, с необходимостью связи с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах.

На практике руководителю компании или подразделения приходится связываться с сотрудниками и во внерабочее время. Такую возможность также необходимо зафиксировать в локальном документе компании о связи. Например, фразой: «руководитель организации или непосредственный начальник должны всегда иметь возможность связаться с сотрудником».

В заключение скажу, что в отличие от налоговиков в Минфине России на эту проблему смотрят по-другому. Финансисты не против расходов на связь во внеурочное время. Главное, чтобы они были обоснованы должным образом, – письмо Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. К сожалению, налоговики с таким подходом до сих пор мириться не желают, поэтому организациям то и дело приходится отстаивать свои расходы в арбитраже.

Особый интерес в детализированном отчете для проверяющих представляет не только время, но и география телефонных переговоров. Велика вероятность, что инспектор непременно поинтересуется, с кем организация ведет переговоры в Астрахани или, скажем, в Париже, чтобы убедиться, насколько обоснованы в компании затраты на междугородную или международную связь.

Самый простой способ развеять сомнения инспектора и подтвердить обоснованность звонков – предъявить действующие договоры с контрагентами из сомнительных регионов. При наличии договоров интерес инспектора иссякнет.

Однако компания далеко не всегда может подтвердить необходимость звонков договорами. Простой пример: организация планирует расширить свой рынок сбыта и директор дает задание менеджерам обзвонить всех потенциальных клиентов из нового региона, новой страны. В результате звонки будут, но не факт, что будут заключены соответствующие контракты. В этом случае обосновать затраты и производственный характер переговоров можно письменным распоряжением или приказом руководителя о поиске потенциальных контрагентов в новых регионах с указанием перечня этих регионов. Чиновники соглашаются, что такой документ – служебное задание подтвердит производственный характер международных и междугородных звонков*. (Письмо УФНС России по г Москве от 30 июня 2008 г № 20-12/061156)

Еще один вариант подтверждающего документа, которым может воспользоваться компания, – это единый журнал учета междугородных и международных звонков или отдельные отчеты сотрудников о состоявшихся телефонных переговорах. В этих документах работники, пользующиеся связью, отмечают номера телефонов, контактных лиц и причины всех своих звонков, например проведение переговоров о возможном сотрудничестве. Ведение таких журналов и отчетов, несомненно, подтвердит производственный характер звонков и избавит компанию от спора. С этим согласны и чиновники – письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156. Однако не в каждой организации этот способ уместен. Например, если менеджер компании большую часть своего времени проводит в телефонных переговорах с иногородними поставщиками и покупателями, то у него просто физически не будет времени и возможности заниматься заполнением таких журналов и отчетов.

Как видите, какого-то одного универсального документа не существует. Как мы выяснили, это могут быть и договоры, и задания руководителя, и отчеты сотрудников, и журнал звонков, и даже маркетинговое исследование, по результатам которого компании может быть рекомендовано развить свою деятельность в каком-нибудь новом регионе*. (Постановление ФАС Московского округа от 22 февраля 2005 г № КА-А40/649-05)

Таким образом, сгодятся все документы, свидетельствующие о производственном характере звонков. Этот подход подтверждает и арбитражная практика. Если компании есть чем обосновать затраты на межгородную и международную связь, то решение будет принято в пользу компании и затраты учтены в расходах – постановления ФАС Московского округа от 30 декабря 2008 г. № КА-А40/12225-08, ФАС Поволжского округа от 26 сентября 2006 г. № А65-25083/05. Если же компания не сможет представить никаких подтверждающих документов, то велика вероятность, что суд поддержит инспекцию. Он не подтвердит компании расходы на связь с регионами, в которых у нее нет клиентов, – постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 22 марта 2007 г. № А56-46376/2005.

<…>

Вопросы после лекции

– Татьяна Александровна, наши служебные телефоны подключены к безлимитным тарифам. Можем ли мы затраты на связь полностью учитывать в расходах?*

– Официальная позиция чиновников по поводу безлимитных тарифов отражена в письме Минфина России от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217. Она сводится к тому, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам могут учитываться при налогообложении прибыли в пределах лимитов, установленных для работников исходя из их должностных обязанностей. Таким образом, вам в обязательном порядке следует установить лимиты по расходам на связь, а затем сравнить стоимость безлимитного обслуживания с установленным лимитом. Если безлимитный тариф обходится компании дешевле, то подключение к такому тарифу можно считать обоснованным и затраты на связь списывать в расходы полностью*.

<…>

11 ноябрь 2009

Татьяна Новикова,

преподаватель Учебно-методического центра при ФНС России,

практикующий аудитор, к. э. н.

4. Рекомендация:Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль

<…>

Условия признания расходов

Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:*

Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ*.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

5. Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

<…>

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами*.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-Попределение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007)*.

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:*

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515*.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом*. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ*.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)*.

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:*

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ*.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)*.

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)*.

<…>

Как утвердить формы

Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008)*.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

15.04.2015г.

С уважением,

Геннадий Винников, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка