Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 апреля 2015 10 просмотров

Ситуация: Начальник транспортной службы взял в подотчёт на ГСМ денежные средства из кассы предприятия, (расчетный счет арестован ИФНС). Но тратить для заправки авто будут сами водители, при этом они предоставили кассовые чеки по дням где указана сумма, марка бензина и количество. Отчитывается за деньги сам начальник, но при этом путёвой лист выписан на каждого водителя, чеки подколоты к путевым листам.Вопрос:1. Может ли получать деньги сам начальник передавать их водителям, те в свою очередь заправляют машины, сдают чеки начальнику, а уже отчитывается по авансовому отчету?2. Как правильна должна быть оформлена данная ситуация в учете (документально), т.к по факту она уже свершилась?

Официальные разъяснения по Вашему вопросу отсутствуют.

Запрета передавать подотчетные суммы новое Указание ЦБ не содержит. Соответственно, можно оформить двумя способами:

1) по аналогии с ситуацией №1, приведенной ниже, составив ведомость и собрав к ней чеки и путевые листы. Но претензии не исключены, так как все-таки одно дело так оформлять выдачу суточных и другое дело средств подотчет на приобретение ГСМ, с дальнейшим подтверждением его приобретения и расходования

2) более безопасный вариант – если водители напишут заявления с просьбой возместить понесенные расходы, с приложением всех документов, а начальник как бы вернет ранее выданные подотчетные суммы в кассу. После чего из кассы как бы будут выданы средства водителям в возмещение расходов, так как возвращенные подотчетные суммы можно расходовать на возмещение истраченных сотрудниками сумм, ввиду того, что это не выручка. Второй вариант более безопасен.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как действовать, если в командировкуотправлены несколько человек. Аванс выдан одному сотруднику.


Авансовый отчет можно оформить на одного человека. Объясняется это следующим.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

Запрет передавать подотчетные суммы другим командированным в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-у, которым утвержден действующий кассовый порядок, отсутствует. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, а также ведомость на выдачу суточных (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

<…>

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка