Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
28 апреля 2015 131 просмотр

просим дать разъяснения по следующему вопросу:Общество приобретает проездной билет единый на месяц (70 поездок) в качестве дежурного для отдела, сотрудники которого не имеют разъездного характера работы согласно должностной инструкции. Сотрудники пользуются билетом в рабочее время для деловых поездок. Оформляет заявку на приобретение билета и расписывается в получении и возврате начальник отдела.В связи с вышеизложенным, просим дать разъяснения:как учесть расходы в бухгалтерском и налоговом учетах?нужно ли удерживать НДФЛ?

 В бухучете поступление проездных билетов отражается на счете 50-3 субсчет «Проездные документы»: Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)

- оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве. Списание проездных билетов отразите проводкой: Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы» - списана стоимость использованных проездных билетов. Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов учитывается при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда, если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре. Если такая обязанность не предусмотрена, не расходы на оплату проездных не учитываются. Поскольку разъездной характер работ не установлен, следует включить сумму оплаты проездных в налоговую базу по НДФЛ. Так же нужно начислить страховые взносы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

Способы оплаты

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

<…>

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО?2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;*

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– списана стоимость использованных проездных билетов.*

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма "Гермес"» через подотчетное лицо приобрело единый проездной билет на 60 поездок стоимостью 1300 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 1300 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте. Разъездной характер работ сотруднику не установлен

Да, нужно.*

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ* (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.* Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

  • установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
  • предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ООО «Производственная фирма "Мастер"» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по основному тарифу. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,4 процента.

Детей у Волкова нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 198 руб. (900 руб. ? 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26,10 руб. (900 руб. ? 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 45,90 руб. (900 руб. ? 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,60 руб. (900 руб. ? 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка