Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
18 мая 2015 63 просмотра

Подскажите пожалуйста, правомерно ли что юр. лица заключая с ними (ООО) договор поставки требует к договору копию паспорта директора. Напишите пожалуйста список документов которые мы должны предоставить поставщику для заключения договора с ним.

В данном случае требование копии паспорта директора является проявлением контрагентом должной осмотрительности перед заключением договора, на которой настаивают налоговые орган.

Копия паспорта руководителя содержит данные о нем и образец его подписи, что позволит контрагенту проверить информацию о нем (по реестру дисквалифицированных лиц), а образец подписи позволит определить, что документы по сделке подписываются уполномоченным лицом (лицами).

Однако следует учесть, что данные директора, содержащиеся в копии его паспорта, являются его персональной информацией, которую организация не имеет право разглашать без разрешения самого директора и уведомления органов Роскомнадзора. Поэтому для проявления должной осмотрительности контрагенту достаточно будет передать только образец подписи директора. Кроме того, можно предоставить ему вместо копии паспорта – копию решения учредителей о назначении руководителя на должность директора – это позволит партнеру определить, что документы по сделке подписываются уполномоченным лицом.

В целом, при проявление должной осмотрительности достаточно контрагенту достаточно таких документов, как копии устава и доверенностей, бухгалтерской отчетности, учредительных документов (свидетельства ИНН, КПП, ОГРН), их организация может передать партнеру совершенно безопасно. Также сведения о контрагенте можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы.

Таким образом, обмен любыми документами между контрагентами может быть только добровольным. По взаимному согласию стороны могут обмениваться любыми видами документов, в том числе можно передать и копию паспорта директора (но от него при этом контрагент должен получить согласие на обработку его персональных данных).

В свою очередь, отказ партнера от обмена подтверждающими документами может быть расценен как признак неблагонадежности.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Юрист».

1. Ситуация: Какие сведения о контрагенте можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы

На официальном сайте Федеральной налоговой службы можно проверить основные сведения о юридическом лице. Например:

  • сведения о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, в отношении которых представлены документы для государственной регистрации (в т. ч. для государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и внесения изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ);
  • Сообщения юридических лиц, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации», о принятии решений, о ликвидации, о реорганизации, об уменьшении уставного капитала, о приобретении обществом с ограниченной ответственностью 20 процентов уставного капитала другого общества, а также иные сообщения юридических лиц, которые они обязаны публиковать в соответствии с законодательством РФ;
  • сведения, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации» о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ;
  • перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица;
  • «адреса массовой регистрации» (адреса, указанные при государственной регистрации в качестве местонахождения несколькими юридическими лицами).

Кроме того, выписку из ЕГРЮЛ можно получить, обратившись в ФНС России. Можно обратиться в компании, которые официально предоставляют информацию из ЕГРЮЛ в электронном варианте*. Кроме того, есть компании, которые приобрели годовые абонементы у ФНС России на установление доступа к разделам сайта ФНС России, содержащим сведения ЕГРЮЛ. Такие компании также предоставляют сведения из ЕГРЮЛ в течение 1 часа.

Виктор Анохин

доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлия Копеева

старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Екатерина Ковалева

ведущий юрисконсульт договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

2. Рекомендация:Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников

<…>

Защита персональных данных

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 87 ТК РФ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

<…>


Ситуация: можно ли разместить персональные данные своих сотрудников на корпоративном сайте

Нет, нельзя.

Персональные данные сотрудника – это информация, необходимая организации и относящаяся к определенному физическому лицу (конкретному сотруднику). Примерами такой информации может быть фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д. Об этом сказано в статье 85 Трудового кодекса РФ и в пункте 1 статьи 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.*

Размещение персональных данных на корпоративном сайте организации является распространением информации, которое возможно только с письменного согласия сотрудника (ст. 88 ТК РФ).

<…>

Ответственность за разглашение

Внимание: за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ).*

К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены только те сотрудники, которые приняли на себя обязательства соблюдать правила работы с персональными данными и нарушили их (ст. 192 ТК РФ). Материальная ответственность может наступить, если в связи с нарушением правил работы с персональными данными организации причинен прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать. Размер штрафа составляет:

  • для руководителя и главного бухгалтера – от 500 до 1000 руб.;
  • для организации – от 5000 до 10 000 руб.

Штраф для должностных лиц за разглашение персональных данных в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей составляет от 4000 до 5000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьями 13.11 и 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*

Уголовная ответственность для руководителя или главного бухгалтера организации может наступить за незаконное:

  • собирание или распространение сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия;
  • распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации.

В этом случае может наступить один из следующих видов ответственности:

  • штраф в размере до 200 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период до 18 месяцев);
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • принудительные работы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Данный вид уголовной ответственности будет применяться с 1 января 2014 года (ч. 3 ст. 8 Закона от 7 декабря 2011 г. № 420-ФЗ);
  • лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет;
  • арест на срок до четырех месяцев.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период от одного года до двух лет);
  • лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
  • принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового. Данный вид уголовной ответственности будет применяться с 1 января 2014 года (ч. 3 ст. 8 Закона от 7 декабря 2011 г. № 420-ФЗ);
  • лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет;
  • арестом на срок до шести месяцев.

Такая ответственность предусмотрена в статье 137 Уголовного кодекса РФ.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Благонадежность контрагента

Проверка добросовестности контрагента

Проблема должной осмотрительности возникла, когда Пленум ВАС РФ обнародовал постановление от 12 октября 2006 г. № 53. В нем, напомним, установлены критерии необоснованности налоговой выгоды, которая является основанием для доначислений. В пункте 10 постановления сказано следующее: налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторы докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности. И что ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Конечно, доказывать необоснованность налоговой выгоды должны инспекторы. Но в интересах компании запастись документами, которые сведут эти усилия ревизоров на нет. Какие документы обезопасят организацию? В 2009 году Минфин России впервые официально высказался по этому вопросу (письмо от 10 апреля 2009 г. № 03-02-07/1-177). Чиновники разъяснили: осмотрительность и осторожность компании при выборе партнера можно доказать с помощью следующих документов:

  • копии свидетельства о постановке контрагента на учет в налоговом органе;
  • документа, подтверждающего занесение контрагента в ЕГРЮЛ;
  • доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия лица на подписание договоров;
  • сведений о деятельности контрагента из официальных источников.

Больше всего вопросов вызывает последний пункт данного списка. К сожалению, чиновники не уточнили, что в данном случае понимается под «сведениями из официальных источников».

Обратите внимание: средства массовой информации официальным источником не являются. То же самое касается и сведений из Интернета.*

Формально официальными источниками признаются издания, выпускаемые органами власти. Но сведения о конкретных компаниях в подобных изданиях не публикуются.

Официальными источниками можно считать ответы государственных органов на запросы компаний. Например, компания может сделать запрос в правоохранительные органы, чтобы по паспортным данным проверить личность представителя контрагента. Или запрос в налоговую инспекцию контрагента с просьбой подтвердить, что потенциальный поставщик исправно платит налоги и отчитывается по ним.

До сих пор многие инспекции отказывались отвечать на такой запрос. Но 1 декабря 2010 года Высший арбитражный суд РФ вынес определение № ВАС-16124/10, согласно которому сведения о задолженности контрагента перед бюджетом налоговой тайной не являются, то есть инспекция не имеет права отвечать отказом на запрос. Но даже если налоговики откажут вопреки позиции ВАС РФ, сам факт того, что компания обращалась в инспекцию, уже свидетельствует о должной осмотрительности.

Что касается первых трех пунктов, то тут все понятно. Чтобы обезопасить себя от обвинений в недолжной осмотрительности, компании следует запастись копиями ОГРН, ИНН партнера, выпиской из ЕГРЮЛ, а также копиями документов, подтверждающих полномочия человека, подписывающего договор. Это могут быть, к примеру, устав, приказ о назначении руководителя или доверенность.

Собрав все перечисленные документы, компания может существенно снизить собственные налоговые риски.*

Компания доказывает осмотрительность в выборе контрагента в суде

Судьи уже неоднократно подчеркивали следующее. Любые документальные доказательства обоснованности налоговой выгоды можно представить суду даже в том случае, если эти бумаги не были рассмотрены инспекторами. Об этом свидетельствуют, в частности, постановления ФАС Центрального округа от 1 октября 2008 г. № А36-3507/2007, ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2009 г. № А26-2331/2008 и др. Данная позиция основана на пункте 29 постановления Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. № 5.

Таким образом, даже если на момент проверки у компании не было документов, доказывающих ее должную осмотрительность и реальность сделки, все необходимые бумаги можно представить позже в арбитраже. Скажем, доверенности на подписание договоров или протоколы встреч с контрагентами судьи рассмотрят даже в том случае, если инспекторы их не видели.

То же самое относится к ситуации, когда инспекторы исследовали документы, но признали, что бумаги составлены с нарушениями. Например, в первичных документах отсутствовали какие-либо реквизиты. В этом случае исправленные документы можно будет также представить судьям.

<…>

Книга «Полугодовой отчет – 2012»

4. Статья: При заключении договора проявляйте осмотрительность

<…>

Какие документы потребуются

Если торговая фирма заключает договор с юридическим лицом, она вправе запросить следующие документы.

Учредительные документы. Это может быть устав и (или) учредительный договор.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей, редакции.

Регистрационные документы. Это свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.

Свидетельство ИНН. Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве о постановке на учет в инспекции и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.

Документы, подтверждающие полномочия лица на заключение сделки. То есть документы, подтверждающие право лица подписать договор. При проверке полномочий руководителя юрлица следует обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Также надо проверить срок, на который избирается (назначается) руководитель организации (как правило, указывается в уставе). Если договор будет подписывать не руководитель организации, а иное лицо, то дополнительно необходимо запросить еще и копию доверенности этого лица на подписание договора.

Выписка из Единого госреестра юридических лиц. Сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, могут постоянно меняться, поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно ближе к дате передачи ее контрагентом.

Лицензия на осуществление деятельности по договору. Разумеется, она понадобится, если деятельность подлежит лицензированию. К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено вести юридическому лицу. Также этот перечень может быть приведен на оборотной стороне лицензии. В любом случае имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил перечень с лицензией до заключения договора. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли она.

Правоустанавливающие документы на имущество. Речь идет об имуществе, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.*

Важно запомнить

В. В. Брызгалин

управляющий партнер группы компаний «Налоговый щит»

Журнал «Учет в торговле», №2, февраль 2012

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка