Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 мая 2015 44 просмотра

Добрый день. Надо ли в положении о персональных данных прописывать условия обработки, хранения и т.п. не только работников орг-ции, а также исполнителей по гражданско-правовым договорам или контрагентов (например, при пропускном режиме на территорию)? Если надо прописывать, то как это сделать и надо ли будет их знакомить с данным положением, также как и обычных работников?

Да, в Положении о защите персональных данных следует указывать условия обработки и хранения данных не только сотрудников, но также исполнителей и клиентов.
При этом ознакомить с Положением о работе с персональными данными сотрудников требуется только сотрудников организации, поскольку указанная обязанность установлена положениями трудового законодательства (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ), положения которого распространяются только на лиц, с которыми у организации заключены трудовые договоры.
От контрагентов (исполнителей) и клиентов достаточно получить письменное согласие на передачу данных. Взять согласие можно в любой форме, позволяющей подтвердить, что компания его получала. Например, в отношении исполнителей – можно сделать специальную отметку об этом в гражданско-правовом договоре, клиентов - предусмотреть в журнале, куда при пропуске на территорию вносятся данные гражданина, графу «Согласен с обработкой персональных данных», а посетители в ней будут расписываться.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников
В организации персональные данные сотрудников содержатся в личных карточках и личных делах, если они ведутся.
Получение персональных данных
Все персональные данные сотрудника вы можете получить только от него самого*. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц (например, от его прежнего работодателя), то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и подтверждается разъяснениями Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
<…>
Согласие сотрудника на обработку персональных данных
После получения персональных данных сотрудника у работодателя возникает необходимость их обработки.
По общему правилу обработку таких данных можно проводить только с письменного согласия сотрудников. В согласии должна быть указана информация об объеме обрабатываемых данных, целях, способах обработки, сведения о том, кто обрабатывает данные, срок, в течение которого действует согласие сотрудника, и его подпись (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).*
Случаи обработки данных без согласия сотрудника
В отдельных случаях обрабатывать персональные данные сотрудника можно без его согласия. Например, в случаях, прямо предусмотренных коллективным договором, а также локальными актами организации (разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.).
Также не нужно получать согласие человека на обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка предусмотрена законодательством. К таким случаям относится передача сведений в следующие органы:
Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
налоговую инспекцию (ст. 24 НК РФ);
ФФОМС, ФСС России (ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);
иные органы (например, суды, прокуратуру, трудовую инспекцию и т. п.).
Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета, а также данных, переданные в архивную организацию.
Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.*
Кроме того, не требуйте согласия сотрудника для передачи персональных данных банку при открытии и обслуживании платежной карты для начисления зарплаты:
если договор на выпуск банковской карты заключен напрямую с сотрудником, а в договоре предусмотрена передача персональных данных работника банку;
если организация оформила доверенность на представление интересов сотрудника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
если соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре организации.
Об этом сказано в абзаце 10 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
<…>
Защита персональных данных
Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 87 ТК РФ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).*
<…>
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья:Частые вопросы. Что проверить при работе с личными данными сотрудников и клиентов
<…>
В компании пропускной режим. На входе охранник просит у посетителей паспорт и переписывает данные в журнал. Надо ли получать письменное согласие посетителей?
Да, надо, даже если речь идет о разовом пропуске и компания никуда не передает эти сведения (п. 1 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Организация получает от посетителя персональные данные. Сбор таких сведений является их обработкой. Поэтому необходимо согласие владельца на передачу данных. Взять согласие можно в любой форме, позволяющей подтвердить, что компания его получала. Например, предусмотреть в журнале графу «Согласен с обработкой персональных данных», а посетители в ней будут расписываться.*
<…>
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 35, 23–29 сентября2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка