Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 мая 2015 13 просмотров

Дополнительный вопрос по персональным данным: иногда нам требуются услуги транспортных компаний для перевозки грузов. Работаем с ними по счету (т.е. без заключения договоров). Доверенности не оформляются. При отгрузке товаров в товарно-транспортных накладных необходимо указывать данные водителей (ФИО, номер их водительских удостоверений и т.д.). Вопрос: надо ли нам брать согласие на обработку персонал. данных у этих водителей транспортных компаний?

Здравствуйте, Николай Игоревич!
В ответ на Ваш вопрос от 14.05.2015 «»
сообщаем следующее: да, надо.
ФИО и номер водительского удостоверения относятся в персональным данным гражданина. А значит при получении указанных сведений у сотрудников контрагента организации безопаснее получить их согласие на обработку данных.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников
В организации персональные данные сотрудников содержатся в личных карточках и личных делах, если они ведутся.
Получение персональных данных
Все персональные данные сотрудника вы можете получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц (например, от его прежнего работодателя), то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и подтверждается разъяснениями Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
Согласие сотрудника на обработку персональных данных
После получения персональных данных сотрудника у работодателя возникает необходимость их обработки.
По общему правилу обработку таких данных можно проводить только с письменного согласия сотрудников. В согласии должна быть указана информация об объеме обрабатываемых данных, целях, способах обработки, сведения о том, кто обрабатывает данные, срок, в течение которого действует согласие сотрудника, и его подпись (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).
Случаи обработки данных без согласия сотрудника
В отдельных случаях обрабатывать персональные данные сотрудника можно без его согласия. Например, в случаях, прямо предусмотренных коллективным договором, а также локальными актами организации (разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.).
Также не нужно получать согласие человека на обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка предусмотрена законодательством. К таким случаям относится передача сведений в следующие органы:
Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
налоговую инспекцию (ст. 24 НК РФ);
ФФОМС, ФСС России (ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);
иные органы (например, суды, прокуратуру, трудовую инспекцию и т. п.).
Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета, а также данных, переданные в архивную организацию.
Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.*
Кроме того, не требуйте согласия сотрудника для передачи персональных данных банку при открытии и обслуживании платежной карты для начисления зарплаты:
если договор на выпуск банковской карты заключен напрямую с сотрудником, а в договоре предусмотрена передача персональных данных работника банку;
если организация оформила доверенность на представление интересов сотрудника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
если соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре организации.
Об этом сказано в абзаце 10 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
Защита персональных данных
Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 87 ТК РФ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья:КАК ПОВЛИЯЕТ НА ВАШ БИЗНЕС ЗАКОН О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
На какие компании распространяется действие Закона
Для начала поясню, что считается персональными данными. Это информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу (п.1 ст. 3 Закона). То есть любая информация о гражданине, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, день и место рождения, адрес, данные о семейном, социальном, имущественном положении, образовании, профессии, доходах. Такую информацию собирают все компании – хотя бы для того, чтобы иметь сведения для заключения договора. Например, если кредитная организация не узнает у заемщика паспортные данные, ей будет затруднительно взыскать с того задолженность. Отсюда вывод: действие Закона распространяется абсолютно на все предприятия. Кстати, компании в тексте документа называются операторами персональных данных (п. 2 ст. 3), а сбор, хранение, использование, передача информации о гражданах – ее обработкой (п. 3 ст. 3).
Что предпринять компании для соблюдения требований Закона
Есть несколько условий, которые должна выполнить компания, обрабатывая данные (ст. 18.1 Закона): получить согласие человека на обработку (ст. 9); уведомить Роскомнадзор (ст. 22); назначить ответственного в компании за обработку (ст. 22.1); подготовить документы, регламентирующие обработку данных на предприятии; обеспечить безопасность персональных данных (ст. 19); проводить внутренний аудит на соответствие обработки данных Закону; оценить вред, который может быть причинен гражданам при обработке их персональных данных; ознакомить работников с внутренними актами, регламентирующими обработку сведений. Расскажу о некоторых более подробно.
Получение согласия на обработку данных
Данные могут обрабатываться как с согласия гражданина, так и без такого согласия. Если компания заключила трудовой договор с работником, и персональные данные ей необходимы для выполнения обязанностей по такому договору, то письменное согласие от работника не требуется (подпункт 2.3 п. 2 ст. 10 Закона). Но если компания собирается выплачивать заработную плату работникам на выпускаемые для этого банковские карты – согласие от работника получить нужно. То же самое касается оформления добровольной страховки для сотрудников. У Ваших клиентов также придется просить письменные согласия на обработку личных данных, если, например, Вы оформляете им дисконтные карты.
Дмитрий Липатов, Партнер компании «Налоговик», Москва
Журнал «Генеральный Директор» № 1, январь 2012
15.05.2015г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка