Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 мая 2015 371 просмотр

Подскажите нужно ли собирать согласие с сотрудников на обработку персональных данных, если никогда кроме визиток и отчетов пенсионный фонд, налоговую наша фирма эту информацию не использует?

Да, нужно.

Любая информация о сотруднике – его имя, паспортные данные – является его персональной информацией. Любая организация-работодатель, вне зависимости от своей организационно-правовой формы и количества сотрудников, располагающая их персональными данными и обрабатывающая их любым способом обязана получить согласие сотрудников на это, а также уведомить Роспотребнадзор (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, ч. 1 ст. 22 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Для передачи данных государственным органом (ИФНС, ФСС, ПФР и т. д.) получать согласие сотрудников не требуется, а вот для изготовления визиток для их передачи третьим лицам – необходимо.

Поэтому получить согласие сотрудников на обработку их персональных данных все же следует.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. Рекомендация:Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников

В организации персональные данные сотрудников содержатся в личных карточках и личных делах, если они ведутся.

Получение персональных данных

Все персональные данные сотрудника вы можете получить только от него самого*. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц (например, от его прежнего работодателя), то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и подтверждается разъяснениями Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

<…>

Согласие сотрудника на обработку персональных данных

После получения персональных данных сотрудника у работодателя возникает необходимость их обработки.

По общему правилу обработку таких данных можно проводить только с письменного согласия сотрудников. В согласии должна быть указана информация об объеме обрабатываемых данных, целях, способах обработки, сведения о том, кто обрабатывает данные, срок, в течение которого действует согласие сотрудника, и его подпись (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).*

Случаи обработки данных без согласия сотрудника

В отдельных случаях обрабатывать персональные данные сотрудника можно без его согласия. Например, в случаях, прямо предусмотренных коллективным договором, а также локальными актами организации (разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.).

Также не нужно получать согласие человека на обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка предусмотрена законодательством. К таким случаям относится передача сведений в следующие органы:

Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета, а также данных, переданные в архивную организацию.

Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Кроме того, не требуйте согласия сотрудника для передачи персональных данных банку при открытии и обслуживании платежной карты для начисления зарплаты:

  • если договор на выпуск банковской карты заключен напрямую с сотрудником, а в договоре предусмотрена передача персональных данных работника банку;
  • если организация оформила доверенность на представление интересов сотрудника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
  • если соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре организации.

*Об этом сказано в абзаце 10 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

<…>

Ответственность за разглашение

Внимание: за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ).*

К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены только те сотрудники, которые приняли на себя обязательства соблюдать правила работы с персональными данными и нарушили их (ст. 192 ТК РФ). Материальная ответственность может наступить, если в связи с нарушением правил работы с персональными данными организации причинен прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать. Размер штрафа составляет:

  • для руководителя и главного бухгалтера – от 500 до 1000 руб.;
  • для организации – от 5000 до 10 000 руб.

Штраф для должностных лиц за разглашение персональных данных в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей составляет от 4000 до 5000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьями 13.11 и 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*

Уголовная ответственность для руководителя или главного бухгалтера организации может наступить за незаконное:

  • собирание или распространение сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия;
  • распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации.

В этом случае может наступить один из следующих видов ответственности:

  • штраф в размере до 200 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период до 18 месяцев);
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • принудительные работы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Данный вид уголовной ответственности будет применяться с 1 января 2014 года (ч. 3 ст. 8 Закона от 7 декабря 2011 г. № 420-ФЗ);
  • лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет;
  • арест на срок до четырех месяцев.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период от одного года до двух лет);
  • лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
  • принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового. Данный вид уголовной ответственности будет применяться с 1 января 2014 года (ч. 3 ст. 8 Закона от 7 декабря 2011 г. № 420-ФЗ);
  • лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет;
  • арестом на срок до шести месяцев.

Такая ответственность предусмотрена в статье 137 Уголовного кодекса РФ.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

<…>

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);*

<…>

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

<…>

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе*». Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

<…>

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных

1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.

2. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:

1) обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;

2) полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;

3) относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;

4) сделанных субъектом персональных данных общедоступными;

5) включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

6) необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;

7) включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

8) обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;

9) обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.*

3. Уведомление, предусмотренное частью 1 настоящей статьи, направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом. Уведомление должно содержать следующие сведения:

1) наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;

2) цель обработки персональных данных;

3) категории персональных данных;

4) категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

5) правовое основание обработки персональных данных;

6) перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

7) описание мер, предусмотренных статьями 18_1 и 19 настоящего Федерального закона, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

7_1) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

8) дата начала обработки персональных данных;

9) срок или условие прекращения обработки персональных данных;

10) сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

11) сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

4. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение тридцати дней с даты поступления уведомления об обработке персональных данных вносит сведения, указанные в части 3 настоящей статьи, а также сведения о дате направления указанного уведомления в реестр операторов. Сведения, содержащиеся в реестре операторов, за исключением сведений о средствах обеспечения безопасности персональных данных при их обработке, являются общедоступными.

5. На оператора не могут возлагаться расходы в связи с рассмотрением уведомления об обработке персональных данных уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, а также в связи с внесением сведений в реестр операторов.

6. В случае предоставления неполных или недостоверных сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных вправе требовать от оператора уточнения предоставленных сведений до их внесения в реестр операторов.

7. В случае изменения сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение десяти рабочих дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных».

<…>

3. Статья: Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

Работодатель должен уведомить Роскомнадзор о том, что он обрабатывает персональные данные работников только в некоторых случаях. Когда организация исполняет свои обязанности по трудовому договору: принимает сотрудников на работу, оформляет им свидетельства пенсионного страхования и в других случаях1 – она не должна направлять извещения в указанный госорган. Если же компания предоставляет своим работникам дополнительные гарантии2 либо передает третьим лицам их персональные данные в иных ситуациях3, у нее появляется обязанность уведомить об этом Роскомнадзор.

<…>

Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных

Для чего нужен документ

Уведомите Роскомнадзор, когда вы обрабатываете (планируете обрабатывать) персональные данные работников, предоставляя им дополнительные гарантии (ч. 1 ст. 22 Закона о персональных данных). Если вы не исполните это требование, компания может заплатить административный штраф от 3000 до 5000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).*

В каком виде составляется

По электронному образцу: www.rsoc.ru/personal-data/forms/notificationлибо по форме, утвержденной приказом Роскомнадзора от 19 августа 2011 г. № 706.

Что обязательно должно быть в документе

Все данные, отмеченные на сайте www.rsoc.ru/personal-data/forms/notification знаком «*».*

<…>

Журнал «Кадровое дело» №11 Ноябрь 2011

4. Статья: Роскомнадзор просит уведомление об обработке персональных данных

Что понадобится сделать: Ответить на письмо независимо от того, должна компания предоставлять запрашиваемые данные или нет.

Сейчас Роскомнадзор массово рассылает по компаниям письма о том, что они не уведомили ведомство об обработке персональных данных. В таких письмах чиновники напоминают, что организации, которые обрабатывают личные данные граждан, должны подать об этом специальное уведомление. А иначе будет штраф. Для компании он составляет до 5000 руб., а для ее руководителя — до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

На подобное письмо нужно ответить в любом случае — письменно сообщить в ведомство о том, что у компании нет обязанности подавать уведомление. Либо подать уведомление, которое требуют ревизоры из Роскомнадзора, если окажется, что такая обязанность у организации все же есть.*

Большинству компаний не нужно подавать уведомление. Например, без него можно обрабатывать персональные данные при сдаче справок 2-НДФЛ в налоговую инспекцию и персонифицированных сведений в фонд, передаче данных о сотрудниках в банк для открытия зарплатных карт или в страховую компанию для оформления полисов добровольного медицинского страхования, оформлении доверенностей и пропусков. Полный перечень случаев, когда можно обойтись без уведомления, есть в части 2 статьи 22 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Уведомление необходимо, когда компания сообщает сведения о работнике сторонним организациям и это не связано с его трудовой деятельностью в организации или требованием законодательства. Например, если компания передает аудиторам для проверки документы по сотрудникам (трудовые договоры, кадровые приказы, справки 2-НДФЛ, лицевые счета и проч.).

Убедившись, что компания не должна подавать такое уведомление, направьте в Роскомнадзор письмо об этом. Его можно составить в свободной форме (см. образец ниже). Но если все-таки уведомление нужно подать — отправьте его в управление Роскомнадзора по тому субъекту РФ, где зарегистрирована компания. Адреса всех управлений указаны на сайте Роскомнадзора rkn.gov.ru (Государственные услуги > Территориальные управления). Форма уведомления унифицированная (приложение 2 к приказу Минкомсвязи России от 21 декабря 2011 г. № 346). А рекомендации по ее заполнению можно найти в приказе Роскомнадзора от 19 августа 2011 г. № 706.*

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Уведомление можно направить почтой, а заполнить его удобнее на портале персональных данных pd.rkn.gov.ru в разделе «Реестр операторов».

Материалы для скачивания:

<…>

Журнал «Главбух» № 20, Октябрь 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка