Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 июня 2015 15 просмотров

Должна ли организация на ОСНО, которая является налоговым агентом по НДФЛ сдавать отчетность по НДФЛ за физическое лицо? ИЛи только должна перечислять как налоговый агент за физ. лицо платеж по НДФЛ в бюджет?

Налоговый агент по НДФЛ обязан сдавать отчетность (справки 2-НДФЛ) по удержанному им налогу, а не только перечислять НДФЛ за физическое лицо (п.2 ст. 230 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как и когда сдать справку по форме 2-НДФЛ.

Налоговые агенты должны не только удерживать и перечислять НДФЛ c выплаченных физлицам доходов, но и представлять сведения об этом в налоговую инспекцию. Такие сведения представляют по форме 2-НДФЛ.* О том, как заполнить форму 2-НДФЛ, см. Как составить справку по форме 2-НДФЛ.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Организации представляют такую справку в налоговую инспекцию, где они стоят на учете по своему местонахождению.* Физические лица – по местожительству. То есть по адресу, где человек прописан. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Подавайте справки в те же налоговые инспекции, в которые организация перечисляет НДФЛ. Если у организации есть обособленные подразделения, справки по форме 2-НДФЛ подавайте в зависимости от того, кто выплачивает доход и как долго сотрудник работал в подразделении. Сориентироваться во всех ситуациях поможет таблица ниже:

№ п/п Источник получения дохода Куда подавать 2-НДФЛ Основание
1 Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения Письма Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/26, от 3 декабря 2008 г. № 03-04-07-01/244 и ФНС России от 14 октября 2010 г. № ШС-37-3/13344
2

Сотрудники обособленных подразделений получают доходы:

  • от головного отделения;
  • от обособленных подразделений
В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений  Письма Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55, от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224, от 11 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/26, от 3 декабря 2008 г. № 03-04-07-01/244
3 Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях Письма Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55 и ФНС России от 14 октября 2010 г. № ШС-37-3/13344
  • по доходам за время, отработанное в головном отделении
В инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения)
  • по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях
В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения)
4 Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования П. 4 ст. 83 НК РФ, письма Минфина России от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224, от 11 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/26, от 3 декабря 2008 г. № 03-04-07-01/244
5 Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков

Выберете инспекцию самостоятельно:

  • либо по местонахождению обособленных подразделений;
  • либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. В таком случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений
Письмо ФНС России от 26 декабря 2012 г. № ЕД-4-3/22280, согласованное с Минфином России. Документ размещен на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами»


Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника. Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ

Нет, не нужно.

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Следует отметить, что этот порядок не распространяется на налоговых агентов, которые сдали декларацию по налогу на прибыль за 2014 год по форме, утвержденной приказом ФНС России от 22 марта 2012 г. № ММВ-7-3/174. Справки о доходах физлиц за 2014 год они могут подавать по форме 2-НДФЛ. Дело в том, что в старой форме декларации по налогу на прибыль не было раздела для отражения таких сведений. А применять эту форму для отчета за 2014 год разрешалось (письмо ФНС России от 5 февраля 2015 г. № ГД-4-3/1696). Поэтому, если сведения о доходах, перечисленных в статье 226.1 Налогового кодекса РФ, такая организация представила на бланках по форме 2-НДФЛ, инспекция не вправе отказать в их приеме.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом ФНС России от 16 апреля 2015 г. № ГД-4-3/6546.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

  • для граждан – от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию по статье 126 Налогового кодекса РФ за непредставление справок по форме 2-НДФЛ. Справки были представлены в инспекцию в срок, но с ошибками (или были некорректно заполнены)

Нет, не может, если такие справки инспекция приняла.

Если инспекция приняла справки по форме 2-НДФЛ, то она не может оштрафовать организацию по статье 126 Налогового кодекса РФ. Объясняется это следующим.

Налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).

Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.

Способы подачи справок

Организации могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ следующими способами:

  • непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации в виде файлов на электронных носителях или на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи (при условии, что файлы прошли форматный контроль);
  • почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на электронных носителях

При подаче справок по форме 2-НДФЛ в электронной форме (DVD, CD, устройствах flash-памяти) к каждому файлу нужно приложить по два бумажных экземпляра сопроводительного реестра сведений о доходах. Один из этих документов остается в налоговой инспекции, а другой возвращается налоговому агенту.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

При приеме сведений инспектор может исправить ошибки, допущенные в адресах. Никакие другие корректировки в процессе контроля отчетности не допускаются.

После проверки файлов проверяющий инспектор и налоговый агент подписывают два экземпляра протокола приема сведений о доходах, один из которых выдают представителю организации на руки (отправляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Если сведения о доходах сформированы с ошибками, то проверяющий вернет налоговому агенту электронную форму и протокол приема сведений о доходах с описанием допущенных ошибок. После этого отчетность необходимо исправить и повторно представить в инспекцию.

Об этом сказано в пунктах 6–14 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по ТКС

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно либо через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если организация – налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

  • сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
  • обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
  • сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20–30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на бумажных носителях

Подавать справки по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, не превысило 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Об этом сказано в пунктах 15–19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты, бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

04.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка