Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
10 июня 2015 382 просмотра

Добры день! Вопрос: заключаем агентский договор. Согласно гражданского кодекса ст.1008 "агент обязан представлять принципалу отчеты". В договоре Агент пишет о том, что "Подготавливать и предоставлять Акты об оказании услуг Компании в течение 5 (пяти) рабочих дней по исполнении каждого поручения. Указанные Акты для целей настоящего Договора признаются Отчетом Агента." Правомерно ли, что вместо Отчета Агента будут давать Акт?

Акт об оказании услуг предусматриваются для договоров возмездного оказания услуг. В том случае, если между сторонами заключен агентский договор, исполнение агентом своих обязанностей подтверждается отчетом агента (ст. 1008 ГК РФ). При этом, хотя в данном случае акты и выполняют функции отчета агента, лучше все-таки придерживаться правильной терминологии ГК РФ, это позволит избежать в будущем сложностей с квалификацией договора и подтверждением исполнения обязанностей агента, если сторонам придется защищать свои права и обязанности в суде.

Кроме того, неверное наименование отчета агента может повлечь сложности с подтверждением понесенных расходов со стороны налоговых органов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Юрист.

1. Рекомендация:Как посреднику доказать, что он выполнил задачу надлежащим образом

Посредник исполнил поручение клиента в соответствии с законом и со всеми условиями договора. Однако контрагент с этим не согласен. Он не выплачивает вознаграждение за проделанную работу, не возмещает понесенные расходы или даже пытается взыскать с посредника убытки.

Как доказать, что посредник выполнил задачу надлежащим образом?

В каких случаях задача исполнена надлежащим образом

Обязательство считается исполненным надлежащим образом, если оно соответствует (ст. 309 ГК РФ):

  • условиям этого обязательства;
  • требованиям закона;
  • требованиям иных правовых актов;
  • обычаям.

Следовательно, посредник должен исполнить обязанности, которые установлены:

  • законом (в первую очередь ГК РФ);
  • условиями посреднического договора.

Лишь в таком случае поручение клиента будет выполнено надлежащим образом.

У всех посредников есть одинаковые обязанности вне зависимости от вида посреднического договора. Так по общему правилу посредник обязан:

  • выполнить юридические или фактические действия в соответствии с договором (п. 1 ст. 971п. 1 ст. 990п. 1 ст. 1005 ГК РФ). Например, заключить сделку в интересах своего клиента, оказать услуги по рекламе (в рамках агентского договора) и т. д.;
  • представить клиенту отчет о выполненных действиях (абз. 5 ст. 974, ст. 9991008 ГК РФ);
  • передать полученное по сделке клиенту (абз. 4 ст. 974ст. 999 ГК РФ). Например, передать вещь, приобретенную для клиента по договору купли-продажи с третьим лицом.

Кроме того, закон устанавливает дополнительные обязанности посредника применительно к отдельным видам посреднических договоров. Например, поверенный, исполнивший поручение, должен возвратить клиенту доверенность, если не истек срок ее действия (абз. 5 ст. 974 ГК РФ).

Особое внимание необходимо уделить обязанностям, которые предусматриваются конкретным договором. Например, в него можно включить условие об обязанности посредника передать клиенту вместе с приобретенной вещью технический паспорт, руководство по эксплуатации этой вещи, иные документы. Отсутствие таких документов при приемке клиентом своего имущества будет означать, что задача выполнена надлежащим образом.

<…>


Как доказать, что отчет посредника соответствует требованиям закона и договора

Клиент имеет право контролировать деятельность посредника. Отчет посредника – основная форма такого контроля. Ведь в отчете содержится вся информация о действиях поверенного, комиссионера, агента.*

<…>

В посредническом договоре можно установить срок, в течение которого клиент вправе сообщить посреднику о возражениях по отчету. Если договор не содержит такого условия, то срок для сообщения возражений – 30 дней с момента получения клиентом отчета (ст. 999,п. 3 ст. 1008 ГК РФ).

Обязанность представить отчет считается исполненной с момента принятия его клиентом. После этого организация-заказчик не может обвинить посредника в том, что тот не отчитался по договору (что однако не лишает клиента права предъявить требования в связи с ненадлежащим исполнением иных обязанностей посредника).

Отчет считается принятым, если:

  • клиент подписал его (т. е. у клиента нет возражений в отношении отчета);
  • клиент сообщил посреднику о своих возражениях уже по истечении установленного законом или договором срока.

Предположим, клиент направил возражения по отчету в течение установленного договором срока. Как доказать, что эти возражения необоснованны?

Посредник должен привести и обосновать следующие доводы.

Во-первых, отчет представлен клиенту в надлежащей форме.

Форма отчета регулируется посредническим договором. Если договор не предусматривает подобное условие, то отчет посредника представляется в простой письменной форме.

Внимание! Не всякий документ может считаться отчетом.

Судебная практика признает ненадлежащими следующие формы отчета (при условии, если стороны не установили в договоре, что отчет должен быть представлен именно в такой форме):

  • переписку сторон;

Пример из практики: суд решил, что документы переписки сторон нельзя представить вместо отчета о выполненных действиях

Между ООО «А.» (агент) и ЗАО «Н.» (субагент) заключен субагентский договор. В соответствии с договором субагент обязан оказать услуги по поиску контрагентов.

ООО «А.» не выплатило вознаграждение по договору. ЗАО «Н.» обратилось в суд с целью взыскания задолженности.

Суд отказал в удовлетворении требования. Причина отказа – неисполнение истцом обязанности по представлению отчета. Единственное доказательство выполнения субагентом поручения – документы переписки сторон. Суд решил, что такие документы не могут заменить отчет. Следовательно, они не доказывают надлежащее исполнение обязательства по субагентскому договору (определение ВАС РФ от 4 июня 2010 г. № ВАС-6461/10).

  • счета-фактуры и товарно-транспортные накладные вместо отчета.

Пример из практики: суд решил, что счета-фактуры и товарно-транспортные накладные нельзя представить вместо отчета

ООО «Н.» (принципал) заключило с индивидуальным предпринимателем Т. (агент) агентский договор. Агент обязался организовать заключение и исполнение договоров поставки продукции от имени и за счет принципала.

Предприниматель Т. посчитал, что его клиент нарушил обязанность по выплате вознаграждения. По этой причине посредник предъявил иск о взыскании долга с ООО «Н.».

Доводы истца: агент исполнил договор надлежащим образом. В качестве отчетов представил счета-фактуры и товарно-транспортные накладные. Это, по мнению истца, соответствует условиям посреднического договора.

Суд отказал в удовлетворении требований. Причина отказа – представление отчета в ненадлежащей форме. Суд решил, что отдельные счета-фактуры и товарно-транспортные накладные не свидетельствуют о выполнении агентского договора. Следовательно, предприниматель Т. не исполнил обязанность по передаче отчета принципалу (постановление ФАС Дальневосточного округа от 24 июля 2009 г. № Ф03-3022/2009 по делу № А73-10353/2008).

Во-вторых, отчет содержит необходимые реквизиты.

Суды признают необходимыми те реквизиты, которые перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете), а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение сделки, операции либо за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Пример из практики: суд решил, что отчеты поверенных соответствуют требованиям закона, так как содержат необходимые реквизиты, перечисленные в Законе о бухгалтерском учете

ОАО «Р.» (доверитель) заключило договоры поручения с несколькими юридическими лицами.

Налоговая инспекция усмотрела в деятельности ОАО «Р.» признаки налогового правонарушения и привлекла доверителя к ответственности. В частности, инспекция посчитала, что операции, подтвержденные отчетами поверенных, не соответствуют требованиям налогового законодательства.

ОАО «Р.» обжаловало решение налоговой инспекции в суде.

В суде инспекция привела довод о ненадлежащем оформлении первичных документов: в отчетах поверенных отсутствовали некоторые сведения о произведенных ими действиях и о составе услуг.

Суд отклонил довод инспекции по следующим основаниям. Все хозяйственные операции организации должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Отчеты поверенных имели все реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете. Следовательно, довод ответчика необоснован.

В итоге суд удовлетворил требования истца, признав решение налоговой инспекции незаконным (постановление ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2010 г. по делу № А65-35130/2009).

В-третьих, к отчету либо приложены дополнительные документы, либо их наличия не требуется.

Перечень необходимых документов, которые посредник должен приложить к отчету, устанавливается конкретным посредническим договором.

Закон содержит лишь общие правила о представлении дополнительных документов. Так, поверенный обязан приложить к своему отчету оправдательные документы (абз. 5 ст. 974 ГК РФ), однако закон не конкретизирует, что под такими документами понимается. Агент должен представить вместе с отчетом доказательства произведенных им за счет принципала расходов, если иное не предусмотрено договором (п. 2 ст. 1008 ГК РФ).

Пример из практики: суд не удовлетворил требование принципала о взыскании задолженности, поскольку агент приложил к отчету доказательства произведенных расходов

ООО «П.» (принципал) заключило с ООО «Т.» (агент) договор агентирования. По договору агент обязался совершать юридические и иные действия, направленные на увеличение спроса на продукцию принципала (в т. ч. привлечение третьих лиц для маркетинговых и рекламных мероприятий).

Принципал посчитал, что ООО «Т.» не приложило к отчету необходимые документы по подтверждению расходов, произведенных за счет принципала. По этой причине ООО «П.» предъявило иск о взыскании задолженности по агентскому договору.

Суд установил, что агент документально подтвердил все расходы: приложил к отчету надлежаще заверенные копии платежных поручений, договоров с третьими лицами, актов об исполнении обязательств. Следовательно, ответчик исполнил обязанность по представлению отчета и необходимых доказательств расходов (п. 12 ст. 1008 ГК РФ). В итоге суд отказал принципалу в удовлетворении требования (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 мая 2009 г. № Ф04-2526/2009(5455-А45-39) по делу № А45-7639/08-21/127).

<…>

Виктор Анохин

доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Виталий Перелыгин

эксперт ЮСС «Система Юрист»

Александр Бычков

начальник юридического отдела ЗАО «ТГК Салют»

2. Рекомендация: Как доказать, что услуги были фактически оказаны

Если заказчик отказывается платить за оказанные ему по договору услуги, исполнитель вынужден доказывать тот факт, что они были фактически предоставлены (ст. 65 АПК РФ).

При этом глава 39 «Возмездное оказание услуг» Гражданского кодекса РФ не предусматривает какого-либо определенного документа, который бы выступал в роли доказательства оказания услуг. Его составление отдано на усмотрение сторон (п. 4 ст. 421 ГК РФ).*

Внимание! Необходимо различать случаи, когда требуется доказать «фактическое оказание услуг» и «наличие фактических отношений между сторонами».

В первом случае нужно доказать именно факт предоставления услуг в рамках существующего договора. Иными словами, спор идет только о том, были услуги оказаны или нет, при этом заказчик не оспаривает сам факт заключения договора с исполнителем.

Во втором случае требуется доказать не только факт оказания услуг, но еще и согласие заказчика на то, чтобы услуги ему были оказаны. Это касается споров, в которых заказчик оспаривает само заключение договора с исполнителем.

Для подтверждения наличия между сторонами фактических отношений нужно использовать другие доказательства, чем для подтверждения того, что услуги были фактически оказаны.

Одно только наличие доказательств фактического оказания услуг при отсутствии согласия на их оказание не будет свидетельствовать об обязанности заказчика оплатить эти услуги.

Акт об оказании услуг

Факт оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком можно подтвердить актом об оказании услуг. Он должен содержать:

1) сведения о перечне и объеме оказанных услуг. Эта информация должна быть достаточно полной, чтобы исключить возможные споры. Иначе такой акт не будет признан надлежащим доказательством оказания услуг (постановление ФАС Московского округа от 8 апреля 2010 г. № КГ-А40/2431-10 по делу № А40-64974/09-106-459, определение ВАС РФ от 22 июля 2010 г. № ВАС-9853/10);*

Совет

В акт об оказании услуг целесообразно включать следующую универсальную формулировку.

Пример формулировки пункта об отсутствии претензий к качеству со стороны заказчика в акте об оказании услуг

«Подписанием настоящего акта стороны подтверждают, что услуги, предусмотренные в Договоре возмездного оказания услуг № __ от «___» ______ 20__ г., в ______ (отчетный месяц) 2012 г. исполнителем заказчику оказаны качественно, своевременно, в полном объеме и надлежащим образом. Никаких претензий к исполнителю заказчик не имеет».

2) необходимые реквизиты:

  • название документа («акт об оказании услуг», также возможны наименования «акт сдачи-приемки», «акт приемки-передачи услуг» и т. д.);
  • дата составления акта. Акт должен быть подписан сторонами в срок, который они согласовали в договоре, или в разумный срок после завершения процесса оказания услуг (ст. 314 ГК РФ). Иначе заказчик сможет сослаться на пропуск исполнителем срока оказания услуг (постановление ФАС Московского округа от 30 марта 2011 г. № КГ-А41/2184-11 по делу № А41-20326/10);
  • реквизиты договора, исполнение которого подтверждает акт (наименование, дата, номер);*

Будет ли являться доказательством акт, который не содержит ссылку на договор

Такой акт будет подтверждать оказание услуг, но только если между сторонами нет иных договорных отношений по оказанию таких же услуг (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 1 ноября 2010 г. по делу № А29-13559/2009). В противном случае суд не примет такой акт как доказательство, поскольку не сможет установить, что он относится именно к спорному договору (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2011 г. по делу № А58-4388/10, ФАС Центрального округа от 4 марта 2010 г. № Ф10-239/10 по делу № А14-2942/2009/79/15).

  • реквизиты сторон договора (фирменное наименование, организационно-правовая форма, ОГРН, ИНН, юридический адрес);
  • данные лиц, подписавших документы (фамилия, имя, отчество, должность, подтверждающие полномочия документы);
  • личные подписи. Если акт подписан лицом, которое не было на это уполномочено, суд не примет такой акт в качестве доказательства (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 1 декабря 2009 г. по делу № А78-2895/2009, постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 марта 2010 г. оставлено без изменения).

От наличия этих реквизитов зависит, будет ли составленный акт являться подтверждением оказания услуг или нет (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 8 мая 2009 г. по делу № А53-14323/2008).*

Если акт об оказании услуг составлен должным образом и подписан сторонами, то суд признает его достаточным доказательством оказания услуг, и исполнитель сможет потребовать оплаты в силу статей 720 и 783 Гражданского кодекса РФ.

Пример из практики: суд взыскал с заказчика задолженность по оплате, так как факт оказания услуг был подтвержден подписанными сторонами актами

Между ОАО «Б.» (заказчик) и ООО «Э.» (исполнитель) был подписан договор на оказание услуг по передаче электрической энергии.

Услуги были оказаны исполнителем, но не были оплачены заказчиком, что послужило причиной обращения в суд.

Договор был признан незаключенным в связи с несогласованностью его предмета. Однако факт оказания истцом услуг ответчику по передаче электроэнергии был подтвержден подписанными сторонами актами.

Суд удовлетворил заявленные требования в полном объеме (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2010 г. по делу № А10-1382/2008).

Если договором не предусмотрено право исполнителя составлять односторонний акт об оказании услуг, то такой акт не будет надлежащим доказательством оказания услуг (постановление ФАС Уральского округа от 3 июня 2010 г. № Ф09-2895/10-С3 по делу № А71-8466/2009).

<…>

Виктор Анохин

доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Сергей Аристов

старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Александр Бычков

начальник юридического отдела ЗАО «ТГК Салют»

3. Статья: Отчет, без которого не обосновать расходы по посреднической сделке

Почему этот документ важен: Отчет агента поможет подтвердить доходы и расходы, возникающие при исполнении посреднического договора. Он важен как для агента, так и для принципала.

В чем часто ошибаются: Не прикладывают к договору форму отчета. И вместе с таким документом забывают передавать принципалу копии первички, подтверждающей траты.

Когда потребуется документ

Если ваша компания на упрощенке

Образец отчета, данный в статье, пригодится любой компании, заключившей посреднический договор. И не важно, какую систему налогообложения она применяет.

Отчет о выполнении поручения сопровождает любую посредническую сделку. Будь то договор комиссии или агентский договор. Сразу скажем, что отчет комиссионера оформляется по тем же правилам, что и агентский отчет (ст. 1011 Гражданского кодекса РФ). В нашей статье мы будем говорить об отчете агента, подразумевая под этим любой из отчетов посредника.

Для чего вообще нужен этот отчет? В таком документе посредник подробно расписывает, например, куда он потратил деньги, выданные ему принципалом. Или какие расходы он понес сам, пока выполнял поручение, чтобы потом заказчик возместил эти суммы. Плюс в отчете зачастую отдельно указывают сумму вознаграждения, которую принципал должен выплатить посреднику.

Так что, если ваша компания обратилась к услугам посредника, отчет вам потребуется, чтобы правильно отразить в налоговом учете все выплаченные ему суммы. В частности, на дату утверждения именно такого документа вы включите сумму агентского вознаграждения в расходы (см. письмо УФНС России по г. Москве от 2 сентября 2010 г. № 20-14/2/092620@).

Ваша организация, напротив, выступает в роли агента? И в этом случае отчет поможет верно определить доходы и расходы.

Как часто оформлять отчет

В посредническом договоре надо изначально прописать, с какой периодичностью агент будет отчитываться. Так предусмотрено статьей 1008 Гражданского кодекса РФ. Решить этот вопрос стороны могут на свое усмотрение. Это может быть и месяц, и квартал.

Мы советуем исходить из того, какую систему налогообложения применяет каждый из участников сделки. Ведь без отчета не рассчитать налоги, в том числе авансовые платежи.

Ну и, естественно, имеет значение, как часто вообще посредник будет выполнять поручения принципала. Возможно, операций по договору будет так много, что отчет придется составлять еженедельно. Или даже ежедневно. Для удобства обеих сторон.

Сроки сдачи агентского отчета в договоре отсутствуют? Значит, документ нужно будет оформлять по умолчанию по правилам статьи 1008Гражданского кодекса РФ. То есть по мере исполнения поручения — это если в договоре обозначены, например, этапы сдачи работ (услуг) или товар закупается партиями. Либо по окончании действия контракта.*

Что обязательно должно быть в отчете агента

Унифицированной формы отчета посредника нет. Поэтому вы можете разработать бланк документа самостоятельно, при необходимости согласуя его с контрагентом. И лучше это сделать на этапе заключения договора. Чтобы готовую форму отчета приложить к контракту (1). Так вы обезопасите себя в первую очередь от возможных разногласий со второй стороной сделки. Кстати, за основу можете взять образец, который мы разместили ниже.*

Поскольку отчет агента это первичный документ, помните про обязательные реквизиты, названные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Напомним их. Это наименование и дата составления документа. Название организации, оформившей отчет, и содержание хозяйственной операции. Единицы измерения в натуральном и денежном выражении. А также подписи ответственных лиц с расшифровкой их должности (2).

Важная деталь

Поскольку принципал обязан возместить все затраты агента, в отчете важно указать их точную сумму и документы, подтверждающие оплату.

Из отчета должно быть понятно, каков размер агентского вознаграждения (3). И за что конкретно принципал его выплачивает. При этом надо сделать ссылки на договоры и первичные документы, на основании которых посредник выполнял поручение. Например, если агент закупал товары для принципала, нужно указать реквизиты договора поставки (4). А также дату и номер товарной накладной (5). Или, допустим, агент помогал принципалу получить кредит. В этом случае в отчете надо прописать перечень составленных для банка документов. Таких, как бизнес-план, технико-экономическое обоснование и другие.

В отчете может быть и другая информация. Все зависит от особенностей сделки. Если по договору агент обязуется продать товары или услуги, то в отчете отражают сумму, полученную от покупателей. А в случае закупки товаров обозначают сумму истраченных средств (6). Ведь именно на основании этих сведений принципал возместит посреднику расходы (ст. 10011011 Гражданского кодекса РФ).*

Какие документы приложить

Доказательством агентских расходов будут копии документов. Тех самых, на которые сделаны ссылки в отчете (7).

Кстати, условие о том, что посредник обязан представлять копии подтверждающих документов, лучше прописать в агентском договоре. И хотя это условие прямо закреплено в пункте 2 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ, лишним оно не будет.*

<…>

Журнал «Главбух» № 20, Октябрь 2012

11.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка