Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Как отправить в декрет директора-учредителя

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
8 июня 2015 174 просмотра

Добрый День! Будет ли договор с покупателем иметь юридическую силу, если мы его будем заключать, подписывать и отправлять по электронной почте. Покупатели в свою очередь тоже его подписывают и отправляют нам его по электронной почте. Если так можно делать, то что мы должны прописать в договоре?

Отсканированные копии договоров, посланные по электронной почте, не содержат «живых» подписей и печатей, только факсимильные.

Стороны могут использовать такие копии документов, но только в отношениях между собой и только если это предусмотрено соглашением сторон (т. е. если оба контрагента выразили согласие на такой способ обмена документами). Однако выражение согласия на использование таких копий должно быть подписано контрагентами собственноручно. Соответственно, если единственный документ, действующий между контрагентами – это договор, подписанный факсимильными подписями, использовать его в качестве доказательства наличия правоотношений между сторонами достаточно рискованно, налоговый орган может отказаться учитывать такие документы в качестве первичных, такой договор не будет основанием для учета понесенных расходов.

Проблемы могут возникнуть у организации и в том случае, если придется спорить с покупателями в суде. Чтобы факсимильный, или переданный по электронной почте документ мог служить доказательством в суде, потребуется его идентификация. Для этого в реквизитах сторон договора фиксируются номер входящего сообщения, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Наличие наименования отправителя и номера электронного сообщения (факса) на таких документах не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски, поскольку отбивку факса можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором, еще легче сделать это с электронным сообщением. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по электронной почте, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

При этом остается вероятность того, что суд при рассмотрении возможного спора не признает в качестве доказательств не заверенные копии документов, что может серьезно осложнить возможность защиты интересов организации (при возникновении спора) в судебном порядке.

Поэтому приведенный способ обмена документами достаточно рискован и может применяться только с надежными, проверенными партнерами.

Чтобы передать оригиналы документов, минуя такой рискованный способ, как электронная почта, можно воспользоваться услугами обычной почты или курьерских служб. В этом случае у организации будет в наличии настоящая подпись партнера на договоре, акте или накладной, и никаких претензий налоговых органов по поводу их отсутствия.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Главбух» vip-версии.

1. Ситуация: Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нет, нельзя.

Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья:На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

План семинара:

  1. Первичка.
  2. Счета-фактуры.
  3. Налоговые декларации.
  4. Доверенности.
  5. Кадровые документы.
  6. Договоры с контрагентами.
  7. Письма, справки, выписки.

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.*

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеруписьмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.*

<…>

Договоры с контрагентами

А вот в договорах с бизнес-партнерами факсимиле будет уместным. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев.

Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.*

Но соглашение – обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08). Итог – факсимиле использовать в документообороте между контрагентами можно. Но необходимо заключить об этом соглашение.

Письма, справки, выписки

Вот здесь возможности использования факсимиле практически безграничны. Справки, выписки, поздравления, информационные бюллетени, копии документов – на всех этих бумагах можно смело ставить факсимильную подпись. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них никто не запрещает.*

Очень пригодится факсимиле в деловых письмах. Важно только следить, чтобы заверенный оттиском текст не оказался акцептом или офертой.

Раиса Цветкова,

заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Конспект подготовил Владимир Литвинов

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 3, март 2015

3. Статья: Подписание документов по сделке факсимильной подписью может повлечь доначисление налогов

Использование на документах факсимильной подписи вместо «живой» очень удобно, но с налоговой точки зрения рискованно. Тем не менее визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле не будет иметь неблагоприятных налоговых последствий ни для самой компании, ни для ее контрагентов

Термины «факсимиле» и «факсимильная подпись» на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает «делай подобное». На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица.

Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.

Подписание документов с помощью факсимиле возможно лишь в гражданско-правовых отношениях и только если это предусмотрено соглашением сторон

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

  • наименование должностей и ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков этих подписей;
  • перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
  • порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
  • срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц*. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение (см. врезку).

Негативные последствия

Последствия использования факсимильной подписи без заключения сторонами сделки соглашения об этом

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

  • незаключенным (постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 № А32-13609/2010, Уральского от 06.10.09 № Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 № Ф03-3794/2009 округов);
  • недействительным по причине несоблюдения формы договора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 № А02-413/2009).

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например, из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 № А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 № Ф09-10031/09-С5 округов).*

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57)

На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору.

Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

Соглашение об использовании факсимиле, заключенное между сторонами сделки, должно быть подписано собственноручными, а не факсимильными подписями.

<…>

Е. В. Вайтман

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Журнал «Российский налоговый курьер», №21, октябрь 2012

4. Статья:Используем факсимиле

Составляя отчетность за прошлый год, бухгалтер может обнаружить, что на какие-то затраты нет актов, иной «первички», и попросить документы у контрагента. Причем для ускорения процесса партнеры иногда используют для подписания документов факсимиле. Однако законодательство допускает это в строго ограниченных случаях.

Заключение договоров

Гражданский кодекс РФ по поводу простановки факсимиле говорит следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160).

В отношении электронной подписи действует специальный закон.

Однако что касается факсимиле, то никаким другим законом этот вопрос не урегулирован. Следовательно, использование факсимиле допускается только в одном случае – если об этом имеется соглашение сторон. Это может быть удобно, когда вы заключаете долгосрочный договор и закрепляете в нем, что дальнейшие документы (например, приложения к договору, спецификации) будут подписываться с помощью факсимиле. Естественно, что сам договор нужно подписывать собственноручно. Данный вывод также подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 17 декабря 2009 г. № ВАС-16259/09).

<…>

Ю. О. Вербицкая

юрист МУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»

Журнал «Учет в сфере образования», №2, февраль 2012

5. Статья: У компании отсутствует подлинник договора. Какие доказательства помогут подтвердить наличие сделки

<…>

При отсутствии подлинника суд может посчитать договор незаключенным

Если подлинник договора не представлен в суд, а компания предъявляет претензии к контрагенту, ссылаясь на наличие договорных отношений, суд попросту может не признать факт заключения договора. Отсутствие подлинника договора за неимением других доказательств означает отсутствие самого договора. Такой договор может быть признан незаключенным (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 02.10.07 по делу № А65-4261/2007-СГ2-24, Северо-Западного округа от 10.09.08 по делу № А44-2877/2007).*

Но можно попытаться доказать наличие договора иными способами. Согласнопункту 1 статьи 162 Гражданского кодекса, даже при несоблюдении простой письменной формы сделки стороны не лишены права представлять другие письменные доказательства. Более того, оценка всех представленных документов помимо подлинника договора является обязанностью суда, и из статьи 71Арбитражного процессуального кодекса не следует, что факт считается недоказанным в случае отсутствия оригинала документа (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.03.04 № КГ-А41/884-04,от 21.05.09 № КГ-А40/4059-09).

Очевидно, что утрата подлинника договора выгодна для той его стороны, которую пытаются привлечь к ответственности. Ответчик, зная об отсутствии подлинника договора у истца, может заявить, что договор вообще не заключался, а представленные в суде копии представляют собой фальсификацию. Если суд не подтвердит наличие договорных отношений, истцу в дальнейшем придется доказывать уже не факт нарушения ответчиком договорного обязательства, а подавать новые иски с иным предметом и основанием (например, требовать возврата неосновательного обогащения, а не взыскивать задолженность по договору).

Конечно, можно ходатайствовать в суде об истребовании у контрагента подлинника договора на основании пункта 4 статьи 66 Арбитражного процессуального кодекса. Но делать это можно только в том случае, когда доподлинно известно, что этот подлинник у контрагента есть. Иначе подобное ходатайство грозит отказом в удовлетворении судом исковых требований, так как истец косвенно подтвердит, что подлинника, а значит, и договора вообще не существует.

Случаи, когда копия договора приобретает доказательственную силу

Арбитражный процессуальный кодекс называет в качестве письменных доказательств не только договоры, но и акты, справки, деловую корреспонденцию и иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п. 1 ст. 75). Данные документы по общему правилу представляются в суд в подлиннике, а в качестве исключения – в форме надлежаще заверенной копии (п. 8 ст. 75 АПК РФ). Эта норма дает основание некоторым компаниям полагать, что для доказательства факта существования договора его копии будет достаточно. Но это не так.

Суды исходят из нормы пункта 6 статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса, в соответствии с которой нельзя считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа. Поэтому суды не признают копию договора достаточным доказательством (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 19.02.08 по делу № А56-22484/2007, Дальневосточного округа от 02.10.09 № Ф03-4983/2009, Московского округа от 19.05.09 № КГ-А41/3937-09,Северо-Кавказского округа от 08.09.08 № Ф08-5125/2008).

Однако детальный анализ судебной практики показывает, что в отдельных случаях суды все-таки могут посчитать копию договора надлежащим доказательством.

<…>

Факсовая копия. Копия договора, полученная по факсу, допускается в качестве письменного доказательства, но она никогда не сможет приобрести силу подлинника (п. 3 ст. 75 АПК РФ). Соответственно к ней будут предъявляться те же требования, что и к любой другой копии: она должна быть заверена надлежащим образом, быть тождественной с остальными представленными копиями.*

<…>

Вопрос в тему

Если нет подлинника договора, но контрагент признает его наличие, обязана ли другая сторона доказывать факт заключения договора?

Не обязана. В силу статьи 70 Арбитражного процессуального кодекса, если контрагент признает обстоятельства, на которые ссылается сторона, это освобождает ее от необходимости доказывания факта заключения договора и его содержания, несмотря на отсутствие подлинного договора (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.07 № Ф08-4040/2007).

<…>

Л. Павлова,

главный юрисконсульт отдела правового сопровождения инвестиционных и строительных договоров ЗАО «Моспромстрой»

Журнал «Юрист компании»№ 6, июнь 2010

08.06.2015г.

С уважением,

Алла Пыжова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка