Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

На каком счете учитывать детские новогодние подарки

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 июня 2015 83 просмотра

Добрый день! Подскажите пожалуйста! Нужно ли соблюдать лимит расчета наличными по выданным под отчет денежным средствам.(не командировочным) Договора с поставщиками не заключаются (имеются только накладные, квитанции, кассовые и товарные чеки). В товарных чеках указывается Покупатель-частное лицо или не указывается вовсе. Необходимо в обязательном порядке заключать Договора или указывать покупателя? И как в данном случае трактовать "лимит в рамках одного договора". Спасибо за ответ!!!

1. Да, по выданным под отчет наличным тоже нужно соблюдать лимит расчетов в случае, если сотрудник, закупая за наличные товары (работы, услуги), действует от лица организации.
2. Заключать договор купли-продажи или поставки на каждый случай закупки не обязательно, т.к. для этих видов договоров простая письменная форма обязательной не является (ст. 159, 161 ГК РФ). Если организация не заключает договоры с поставщиками и пользуется только накладными (товарными чеками), то договор считается заключенным в устной форме. Исключений в части соблюдения лимита расчетов наличными для договоров, заключенных в устной форме не предусмотрено. Таким образом, накладная от поставщика (товарный чек) в совокупности с документами об оплате и формируют документы по договору, заключенному устно. Соответственно, по сумме эти документы должны укладываться в лимит 100 000 руб.
3. При расчетах с поставщиками через подотчетное лицо лучше, чтобы в качестве покупателя в документах быть указана компания. Именно для этого сотруднику дается доверенность. Это особенно актуально, если сотрудник тратит свои деньги, а затем получает компенсацию от компании. Если в документах указано физ.лицо - подотчетник или «частное лицо», то получается, что сотрудник оплатил собственные расходы или товары для собственных нужд. Соответственно у Вас возникают проблемы с принятием на учет таких ТМЦ или с учетом оплаченных услуг в расходах, т.е. покупателем Ваша организация согласно имеющейся первичной документации не является. Собственником является сотрудник. Он передает организации свое имущество и получает деньги. Организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Если же деньги были выданы под отчет, то получается, что сотрудник купил имущество для себя за счет организации, соответственно у него возникает доход в натуральной форме. Организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет, а также начислить страховые взносы.
Именно такой будет логика проверяющих. И хотя суды поддерживают организации в подобных ситуациях (Постановление от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК), все же такое оформление не рекомендуется.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как соблюдать лимит расчетов наличными
Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок расчетов наличными. Такое требование прямо прописано в пункте 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У. И если его нарушить, то организации грозит штраф.
Для того чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует*. Обо всем этом подробнее читайте в этой рекомендации.
Размер лимита и когда он действует
Максимальный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. Это ограничение действует для платежей по одному договору. А значит, если заключить несколько договоров с одним и тем же контрагентом, то сумма всех наличных расчетов с ним может быть больше лимита. Главное – соблюсти ограничение для каждого отдельного соглашения*.
Лимит действует без временных ограничений. То есть, сколько бы времени ни прошло с момента, когда договор заключен, лимит по нему учитывайте при расчетах наличными*.
Лимит установлен для расчетов между:
организациями;
организацией и индивидуальным предпринимателем;
индивидуальными предпринимателями.
На расчеты с гражданами ограничения не влияют.
Из всего этого следует, что организация или предприниматель не может оплатить наличными всю сумму по договору (в т. ч. долгосрочному), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей значения не имеет. То есть если, допустим, цена договора – 200 000 руб., то расплатиться наличными по нему можно только в сумме 100 000 руб. И если первый взнос в кассу контрагента по такому договору вы сделали в сумме 55 000 руб., то размер следующего наличного платежа по тому же соглашению будет максимум 45 000 руб. Сверхлимитный же остаток по договору придется перечислять в безналичном порядке на счет контрагента.
Все это следует из пунктов 5 и 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Максимальный размер расчетов наличными действует на все обязательства, которые предусмотрены договором. То есть не только на цену договора, но и на штрафы, пени и любые другие предусмотренные санкции, а также возмещение убытков. Причем даже когда их исполняют и после окончания действия соглашения. Это следует из абзаца 2 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Для примера, организация вовремя не рассчиталась по договору, цена которого 80 000 руб. Теперь она обязана доплатить еще и 30 тыс. штрафа. В этом случае долг погасить наличными можно только в пределах 100 тыс. Остальные 10 тыс. нужно будет оплатить только по безналу.
Когда при расчетах наличными лимит не действует
Наличные можно расходовать без учета лимита:
на определенные выплаты гражданам, в том числе сотрудникам. В частности, на зарплату, различные пособия и компенсации, подотчет (но не их трату) и т. п.;
на личные нужды предпринимателя.
Это следует из абзаца 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Ситуация: нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств
Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя.
Дело в том, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.
Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует подотчетные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.
Такие выводы следуют из абзацев 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.*
<…>
Ситуация: нарушает ли организация лимит, если оплачивает более 100 000 руб. наличными по накладной. Договор между организациями на разовую поставку не заключали
Да, нарушает.
Ведь установленный лимит действует для договоров в любой форме. Даже если простая письменная форма соглашения не соблюдена, сделку все равно признают действительной. Это следует из пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, статьи 162 и пункта 1 статьи 420 Гражданского кодекса РФ.
Вот и получается – лимит расчетов наличными нужно соблюдать, даже если нет как такового договора купли-продажи. В частности, когда факт заключения договора подтверждает накладная.
Напомним, что за нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать.*
Ответственность за превышение лимита
Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов.
По статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях размер штрафа составляет:
для руководителя организации – от 4000 до 5000 руб.;
для организации – от 40 000 до 50 000 руб.
Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ).
Оштрафовать за нарушение лимита расчетов наличными могут только в течение двух месяцев со дня его совершения. Момент, когда нарушение обнаружили, значения не имеет.
Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ситуация: кого оштрафует налоговая инспекция, если сумма наличных расчетов между покупателем и продавцом превышает 100 000 руб.
Налоговая инспекция вправе оштрафовать как покупателя, так и продавца.
Ведь участниками наличных расчетов являются как плательщик, так и получатель, а значит, за нарушение они оба должны нести ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ).
Арбитражная практика подтверждает такую позицию. Так, например, за нарушение лимита наличных расчетов можно привлечь организацию, которая получает деньги (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30 ноября 2010 г. по делу № А28-2959/2010). Причем даже если деньги платит предприниматель (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2010 г. по делу № А28-16681/2009).
Такой же порядок действует и на расчеты по договору мены. В нем обе стороны являются одновременно и покупателем, и продавцом (п. 2 ст. 567 ГК РФ). Если товары неравноценны, то та сторона, чей товар дешевле, доплачивает разницу в цене (п. 2 ст. 568 ГК РФ). Если доплата наличными превышает установленный лимит, налоговая инспекция оштрафует обоих участников.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Деньги под отчет: как потратить и отчитаться
Продолжаем разговор о подотчетных суммах. В статье расскажем о правилах использования аванса и составления авансового отчета.
О том, какие нюансы следует учесть, выдавая подотчетный аванс работнику, мы рассказали в статье «Деньги под отчет: оформляем выдачу» («Зарплата», 2010, № 6). Теперь рассмотрим правила, действующие на следующих этапах движения подотчетных сумм:
использование подотчетного аванса (расходование);
составление отчета об использовании подотчетных сумм.
Сначала напомним общие правила расходования подотчетных сумм и особенности траты денег работодателя на конкретные цели.
Расходование подотчетных сумм
Правила расходования подотчетных сумм касаются:
права распоряжения подотчетным авансом;
лимита расчета наличными;
порядка оформления.
Кто может потратить подотчетный аванс
Ответ на этот вопрос очевиден. Подотчетный аванс может потратить лишь то подотчетное лицо, которому он выдан. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, далее — Порядок).
Работник выручил коллегу подотчетными деньгами. Ситуации бывают разные. Например, два специалиста направлены в командировку. Работодатель обеспечил их проездными документами, забронировал номера в гостинице, выдал суточные. Находясь в командировке, один из работников получил травму, которая потребовала срочного дорогостоящего лечения. Его коллега помог быстро оплатить медицинские услуги из суммы своих суточных. С одной стороны, налицо нарушение установленной нормы. С другой — нельзя поступить иначе. Как быть работодателю? Мы предлагаем в подобных ситуациях руководствоваться общим правилом: сколько получил, за столько отчитайся. А передачу наличных денег коллеге, пусть и полученных под отчет, рассматривать как личные расчеты физических лиц, к которым работодатель отношения не имеет.
Оправдательные документы оформлены на другое лицо. В некоторых случаях работник, которому поручено осуществить платеж от имени работодателя, не может сделать это лично. Оплату производит другое лицо, которому подотчетник в нарушение установленных норм передал необходимую сумму. Соответственно в оправдательных документах (например, в квитанции к приходному кассовому ордеру) фигурирует другая фамилия. Можно ли простить подотчетному лицу такую подмену?
Судьи Девятого арбитражного апелляционного суда в постановлении от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК допустили такую возможность при условии, что денежные средства фактически использованы для нужд работодателя. Они также отметили, что нарушение положений Порядка (в частности, пункта 11) не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.
Лимит расчета наличными
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У установлен предельный размер расчета наличными — 100 000 руб. по одной сделке:
между юридическими лицами;
юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем;
индивидуальными предпринимателями.
Распространяется ли ограничение на расчеты, осуществляемые через подотчетных лиц? Что означает термин «одна сделка»? Ответы найдем в письме ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т.
Подотчетник представляет организацию или лично себя. Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.
Одна сделка — один договор. Ограничение суммы расчетов наличными установлено для одного договора. При этом срок действия договора и количество платежей по нему значения не имеют. Несколько платежей по одному договору, превышающих в общей сумме 100 000 руб., — нарушение. Обратите внимание: под действие лимита подпадают и все дополнительные соглашения к договору.
Если в течение дня расчеты производятся по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не является нарушением.*
Ответственность за нарушение лимита. За нарушение предельной суммы расчетов наличными работодатель может быть оштрафован в соответствии с нормой статьи 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:
для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;
для ее руководителя — от 4000 до 5000 руб.
Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.
Лимит кассы регулируем подотчетными суммами. Такой же штраф взыскивается за превышение норматива остатка денежной наличности в кассе. Сверхлимитный остаток денежных средств, возникший в кассе в конце рабочего дня, можно ликвидировать, если выдать лишние деньги подотчетным лицам. При этом не забывайте оформлять соответствующий приказ и соблюдать условие об отсутствии у работника предыдущего аванса.
Приказ — точка отсчета
Соблюдение надлежащего порядка оформления траты подотчетных сумм — залог признания расходов в налоговом учете работодателя.
Условия признания расходов работодателя. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, экономически обоснованны и документально подтверждены.
Расход — уменьшение собственных ресурсов. Очевидно, что все перечисленные выше условия касаются расходов, произведенных плательщиком налога на прибыль за его счет. То есть при исчислении налога на прибыль можно учесть только те затраты, которые связаны с уменьшением собственных ресурсов работодателя. Например, на стоимость готовой продукции переносится стоимость израсходованных в производстве материалов, принадлежащих работодателю. Расходы иных лиц, в том числе работников, не могут уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль работодателя ни при каких условиях. Если при производстве продукции было использовано имущество работника, его стоимость не учитывается в составе расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль работодателя. Чтобы признать их стоимость в составе расходов, работодателю для начала необходимо стать их собственником. У вас может возникнуть вопрос: к чему такое долгое вступление? Поясним.
Подотчетное лицо — не собственник приобретенных ресурсов. При несоблюдении правил оформления расходования подотчетных сумм собственником приобретенных товаров, работ и услуг может быть признан работник. Такая опасность возникает, когда он производит платеж за счет собственных средств, не получив подотчетного аванса. Является ли сотрудник подотчетным лицом, а купленный товар — собственностью работодателя? Ответ на эти вопросы зависит от того, как произведено оформление.*
ВариантI. Работник потратил деньги по собственной инициативе. В этом случае купленный товар принадлежит ему на праве собственности. Для передачи его в собственность работодателя потребуется совершение дополнительной операции (сделки). Это может быть купля-продажа, дарение, лизинг, другие варианты смены собственника, предусмотренные гражданским законодательством. В любом случае все эти операции имеют определенные финансовые последствия, отличные от финансовых последствий взаиморасчетов работодателя и подотчетного лица. Так, например, при покупке товарно-материальных ценностей у работника он получает доход, облагаемый НДФЛ. В то время как при оприходовании товара, купленного подотчетным лицом, облагаемая база для удержания НДФЛ не возникает.
ВариантII. Работнику поручено приобретение товара, оплата работ или услуг, и на него выписана соответствующая доверенность. Однако подотчетного аванса он не получил (неиспользованного остатка оказалось недостаточно) и для исполнения поручения потратил свои деньги. В данной ситуации можно констатировать, что работник действовал от имени и по поручению работодателя, представляя интересы последнего. Следовательно, оплаченные ценности принадлежат не непосредственному покупателю, а работодателю. Потраченные деньги рассматриваются как обычный перерасход, который затем возмещается работнику.
Чем отличаются эти две ситуации? Прежде всего оформлением. При наличии приказа и доверенности1Пример составления приказа и заполнения доверенности вы можете посмотреть в статье «Деньги под отчет: оформляем выдачу» // Зарплата, 2010, № 6. — Примеч. ред. на представление интересов организации работник не становится собственником оплачиваемых вещей, работ и услуг. Соответственно не возникает необходимость проведения дополнительных операций по передаче ценностей в собственность работодателя.*
<…>
Работник покупал мелочовку в соседнем магазине
Приобрести канцтовары или другие необходимые товары работник может в магазине, получив кассовый и товарный чеки. Иногда кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара. В этом случае требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат на их приобретение. Однако принять к вычету «входной» НДС в этом случае не получится.
Чтобы получить от продавца счет-фактуру, подотчетник должен предъявить доверенность на получение ТМЦ, то есть выступить как представитель фирмы.
В отсутствие счета-фактуры сумма «входного» НДС включается в первоначальную стоимость приобретенных товаров.
Мелкий опт за наличку
Если покупка совершается не в розничной сети, вашего представителя попросят предъявить доверенность. При заключении сделки он должен потребовать от поставщика:
квитанцию к приходному ордеру;
накладную;
счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.
<…>
Журнал «Зарплата», №8 август 2010.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка