Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
6 мая 2015 617 просмотров

Предприятием приобретен товар, имеется товарная накладная и счет-фактура. Оплата произведена наличными денежными средствами, имеется кассовый чек. Возможно ли оприходовать товар через поступление согласно товарной накладной (Д-т 10 К-т 60) и счет-фактуре (Д-т 10 К-т 19 - на сумму НДС), а оплату товара провести через авансовый отчет (Д-т 60 К-т 71)?

 Если ТОРГ-12 + счет-фактура оформлены на организацию, то сделайте записи:

Дебет 10 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

- оприходованы материалы на основании первичных документов в т.ч. НДС

Дебет 60 Кредит 71

- оплачена поставка материалов через подотчетное лицо на основании кассового чека и квитанции к приходному кассовому ордеру

Обратите внимание, для получения ТМЦ в этом случае на сотрудника понадобится оформить доверенность по форме М-2.

Если ТОРГ-12+счет-фактура оформлены на подотчетное лицо, то сделайте запись:

Дебет 10 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

- оприходованы материалы через подотчетное лицо

В обоих вариантах при наличии правильно оформленного счета-фактуры НДС можно принять к вычету.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.

Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.*

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).*

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.*

Предоплата поставщику

Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:

Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо

3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.

5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.

Приобретение имущества

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.*

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Приемка работ

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Оплата услуг непроизводственного характера

Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера, то оформите это такой записью:

Дебет 91-2 Кредит 71
– отражены расходы непроизводственного характера.

Входной НДС

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

  • поставить к вычету;
  • включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
  • списать за счет собственных средств организации.

Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.*

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

07.05.2015 г.

С уважением,

Павел Зайкин

эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Натальей Колосовой

Ведущим экспертом БСС Система Главбух

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка