Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС развеяла ваши сомнения об онлайн‑кассах

Подписка
Срочно заберите все!
№23
14 мая 2015 15 просмотров

Мы продаем лакокрасочные материалы, каждый покупателей приобретая наши материалы имеет сложности с их использованием, т.к. у всех разное оборудование, и они нам письменно или устно сообщают о том, что это у нас некачественные материалы и наш специалист выезжает к покупателю для решения вопроса. В связи с выездом специалиста мы несем расходы (командировочные). Как документально нужно оформить, а именно общение с покупателем?Достаточно ли что в приказе на командировку будет указано: решение вопросов по качеству материалов, или все таки нужно от покупателя письменные письма или мы можем разработать свое положение по гарантии качества материалов, в котором прописать что по устному обращению покупателя специалист выезжает к покупателю. Согласно ст. 252 НК экономическая целесообразность расходов должна быть. Может быть есть какие-то унифицированные документы?

Вы вправе самостоятельно установить форму документа, на основании которого будете направлять сотрудника в подобную командировку. Главное перед тем как направить сотрудника в командировку подготовить соответствующий приказ, подписать его у руководителя организации или уполномоченного им сотрудника (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку. При этом, можете по собственному выбору:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

  • составить приказ по унифицированной форме;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
  • составить приказ по унифицированной форме;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). *

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Служебная записка

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Служебная поездка внештатника

Ситуация: какие документы нужно оформить при направлении в командировку сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть направлен в командировку.

Трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой. Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору.

Ситуация: как оформить поездки сотрудника, который живет и работает в одном регионе и несколько раз в год приезжает отчитываться в организацию в другом регионе. Обязанности сотрудника связаны с разъездами по региону

Такие поездки сотрудника нужно оформить как обычные поездки, связанные с разъездной работой.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из одного региона, в котором он обычно работает, в другой регион, где расположена организация, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Оплачивать их нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если такая оговорка отсутствует, в трудовой договор с сотрудником нужно внести изменения (ст. 74 ТК РФ).

Ситуация: как оформить поездки водителей-дальнобойщиков – как командировки или как разъездную работу. Организация занимается грузовыми перевозками

Если поездки носят постоянный характер, оформлять их как командировки нельзя. Разовые поездки оформите как командировку.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника.

Действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей-дальнобойщиков в виде командировок, но также в нем нет и регламентированного перечня категорий сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения – ст. 74 ТК РФ). В этом случае оформлять поездки сотрудников как командировки нельзя. Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки.

Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке. *

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Ситуация: нарушает ли сотрудник трехдневный срок для сдачи авансового отчета в бухгалтерию, если сразу по окончании командировки он отправляется в отпуск

Нет, не нарушает.

Трехдневный срок отсчитывают в рабочих днях, как это установлено пунктом 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В рассматриваемой ситуации первым рабочим днем сотрудника после окончания командировки будет дата выхода из отпуска. Именно с этого момента и надо начать отсчитывать трехдневный срок представления в бухгалтерию документов по командировке.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

15.05.2015г.

С уважением,

Елена Мелконян, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка