Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 мая 2015 52 просмотра

В организации работает удаленный сотрудник. Можем ли мы ему возместить расходы по ГСМ (он использовал личный автотранспорт) а также выплатить суточные при командировке в головной офис. Договора аренды автотранспорта с данным сотрудником нет. Какие документы необходимы для компенсации таких расходов

Организация обязана возместить сотруднику, направленному в командировку: оплату проезда; расходы на наем жилья; суточные. Эти гарантии в полном объеме распространяются на сотрудников, которые работают дистанционно. В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает. Должен быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно. При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Сотрудник должен сдать в бухгалтерию служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника


Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.*

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает* (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле


Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой* (ст. 168 ТК РФ).

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку.* Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов.* А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.* Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Справочники: Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника

Документ* Утвержден Особенности заполнения
При направлении в командировку
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (заполняется первая часть – служебное задание) (форма № Т–10а)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Этот документ оформляет руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В нем он указывает цель, время и место командировки и ставит свою подпись. Утверждает служебное задание руководитель организации или уполномоченный сотрудник
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку* (форма № Т–9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т–9а) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Этот документ оформляет кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) на основании служебного задания. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку

Командировочное удостоверение (проставляется отметка о времени выбытия из организации) (форма № Т–10)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Этот документ выписывает уполномоченный сотрудник на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. На оборотной стороне этого документа проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Отметку о времени выбытия в командировку проставляет уполномоченный сотрудник и заверяет своей подписью и печатью организации. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью уполномоченного сотрудника принимающей организации и ее печатью***.

Оформлять командировочное удостоверение нужно только при поездках по России и в страны СНГ (в т. ч. при однодневных командировках). В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформлять, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы.

При командировках за рубеж время прибытия будут удостоверять отметки пограничной службы в загранпаспорте сотрудника

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н В этом документе уполномоченный сотрудник ведет регистрацию лиц, отбывающих в служебные командировки. В журнале указываются: фамилия, имя, отчество командированного сотрудника, дата и номер командировочного удостоверения, место командирования (наименование принимающей организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения)
При возвращении из командировки
Командировочное удостоверение (проставляется отметка о времени прибытия в организацию) (форма № Т–10)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Отметку о времени прибытия из командировки проставляет уполномоченный сотрудник и заверяет своей подписью и печатью организации.***

Реквизиты командировочного удостоверения сотрудник записывает в графу 4 «Документ, подтверждающий производственные расходы» оборотной стороны авансового отчета и представляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (форма № АО-1)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (заполняется вторая часть формы № Т–10а – отчет о выполнении задания)** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Отчет заверяется руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Реквизиты служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении сотрудник записывает в графу 4 «Документ, подтверждающий производственные расходы» оборотной стороны авансового отчета и представляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (форма № АО-1)

Авансовый отчет (форма № АО-1)* Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55

Авансовый отчет заполняют одновременно сотрудник (как подотчетное лицо) и бухгалтер организации.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д.

На оборотной стороне отчета сотрудник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, служебное задание, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются сотрудником в порядке их записи в отчете.

Бухгалтер организации заполняет расписку о том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, а также на оборотной стороне отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный им на это сотрудник, и авансовый отчет принимается к учету

* Приведенные унифицированные формы применять не обязательно. Организация может самостоятельно разработать формы таких документов и утвердить их приказом руководителя (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно* (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Но для целей внутреннего контроля имеет смысл все же составить эти документы.

*** 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе. Если АО или ООО продолжает использовать командировочные удостоверения, то и печатью данные документы рекомендуем заверять. Ведь типовая форма № Т-10 предусматривает наличие такого обязательного реквизита, как печать.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка