Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
19 мая 2015 8 просмотров

При возмещении расходов работнику по командировке, часто сталкиваемся с нарушениями в оформлении документов, подтверждающих расходы командированного. 1) Просим пояснить порядок отнесения расходов, в случае если выявляем: – факт приобретения билетов либо проживания в гостинице класса люкс; – факт оплаты расходов, подтверждается чеком, в котором отсутствует необходимый реквизит ЭКЛЗ; – факт нарушения принципа документальности в оформлении расходов: а) арифметическая ошибка в счете, ошибочные сроки проживания; б) чек (бланк строгой отчетности - далее БСО) за проживание (участие в конференции) без предоставления акта оказанных услуг; в) нет отметки авиакомпании о переносе, задержке рейса; г) предоставлен счет по проживанию, либо квитанция к ПКО без кассового чека (БСО). 2) Как возместить расходы, в случае если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировке (возвращается позднее установленной даты), либо остается в месте командирования на выходные, праздничные дни, убывает в отпуск из места командирования? Следует ли удерживать НДФЛ в таких случаях?

1. Принимайте расходы в полной сумме независимо от того люкс или нет, при этом дополнительно обосновывать расходы не требуется.

2. Чеки без реквизита ЭКЛЗ принимать в качестве документа, подтверждающего расходы для целей налогообложения прибыли, нельзя. Соответственно, если речь идет о проживании, то достаточно будет БСО и неважно тогда как оформлен чек, если речь об участии в конференции и БСО нет, нужен правильно оформленный чек, которого по факту нет, то есть такие расходы организация вправе возместить и не удерживать НДФЛ, так как они документально подтверждены, но учитывать для целей налогообложения не можете

3. Если даты не соответствуют фактическим, то необходимо попытаться связаться с гостиницей и попытаться исправить документы, в противном случае Вы не сможете учесть в расходах стоимость проживания, так как документ оформлен неверно, а частично принимать, например, если часть дат пересекается, неправомерно, так как Вы не вправе вычленять сумму расходов из общей суммы.

4. Составление акта оказанных услуг обязательно только по договору строительного подряда, в остальных случаях его составление устанавливается договорными условиями. Соответственно, факт оказания услуг при отсутствии акта подтверждается косвенным путем, в том числе при наличии документов, подтверждающих оплату. Подробнее ситуация №5. При этом споров с проверяющими избежать вряд ли удастся.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину.* Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

<…>

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: В каких случаях надо применять ККТ

<…>


В ряде случаев ККТ можно не применять. А именно:

44.1440 (6,8,9)

  • при оказании услуг населению. Только если вместо кассового чека выдавать бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ);
  • при ведении отдельных видов деятельности. Полный перечень таких исключений и условия их применения приведены в пункте 3 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. При этом выдавать покупателю какие-либо платежные документы не обязательно.

Особый порядок действует для плательщиков ЕНВД и тех, кто применяет патентную систему налогообложения. В отношении наличных расчетов по деятельности на этих спецрежимах применять ККТ не обязательно. Исключение – торговля алкоголем в городах (п. 6 ст. 16 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).

При этом существует два особых требования, которые необходимо соблюсти.

1. Не применять ККТ по этому основанию можно, только если ваша деятельность не может быть освобождена на других условиях. Например, не выдавать кассовый чек разрешено коммерсантам, которые вместо него выдают БСО и оказывают услуги населению. И только по этому основанию. Даже если эта деятельность на ЕНВД или патенте (письмо Минфина России от 17 января 2014 г. № 03-01-15/1157).

2. По требованию покупателя вместо чека ККТ нужно выдать документ, подтверждающий получение от него денег. Например, товарный чек или квитанцию. Обратите внимание, в отличие от БСО, для которых существуют жесткие требования к оформлению и изготовлению, ваш документ может быть утвержден в выбранной вами форме и изготовлен не только типографским способом.

Такой порядок следует из положений пункта 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

<…>

3. Ситуация: Можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков


Да, можно.

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 34 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц(бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживают финансовое ведомство (см., например, письма Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).*

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

4. Статья: На что в первую очередь смотрят налоговики, проверяя кассовые чеки

<…>

Обязательные реквизиты в чеках и БСО

Контролеры следят за тем, все ли обязательные реквизиты присутствуют на чеке. Перечни таких сведений установлены в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 и частью 2 статьи 5 Федерального закона от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ. На образце (см. ниже. — Примеч. ред.) изображены все обязательные данные. Если в ваших чеках каких-то реквизитов не хватает, то как можно скорее вызовите техническую поддержку, чтобы исправить недочеты.

9 обязательных реквизитов в каждом кассовом чеке

1. Наименование компании (Ф.И.О. предпринимателя)
2. Номер чека
3. ИНН организации
4. Наименование товаров
5. Дата и время покупки
6. Стоимость покупки
7. Признак фискального режима
8. Заводской номер ККТ
9. Номер ЭКЛЗ

<…>

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 21, НОЯБРЬ 2013

5. Ситуация: Как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг


Подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д.* Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.

Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Ситуация: нужно ли оформлять акт по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг)

Составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Такого мнения придерживается Минфин России (письмо от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750). В свою очередь Гражданский кодекс РФ прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). О составлении акта упоминается и в статье 720 Гражданского кодекса РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. Однако в ней сказано, что наряду с актом стороны могут составить и другой документ, удостоверяющий приемку.*

Акты по гражданско-правовому договору можно составить следующим образом:

В остальных случаях составлять акт не обязательно. Поэтому факт выполнения работ (оказания услуг) для целей бухучета и налогообложения может быть подтвержден иным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Например, для договора перевозки факт оказания услуг подтверждается третьим экземпляром товарно-транспортной накладной. Если перевозка груза на грузовом автомобиле оплачивается заказчиком по повременному тарифу, то документом, подтверждающим факт выполнения услуг по перевозке, помимо товарно-транспортной накладной, является отрывной талон к путевому листу. Факт оказания услуг по договору комиссии подтверждается отчетом комиссионера (ст. 999 ГК РФ). По агентскому договору – отчетом агента (ст. 1008 ГК РФ). По договорам поручения (если это предусмотрено самим договором) – отчетом поверенного (абз. 5 ст. 974 ГК РФ).

Вместе с тем, для признания расходов по договору при налогообложении акт может потребоваться и в случаях, не предусмотренных в гражданском законодательстве. В Налоговом кодексе РФ сказано, что акт нужен организациям, применяющим метод начисления, для признания материальных расходов по договорам на выполнение работ (оказание услуг) производственного характера (подп. п. п. 6 п. 1 ст. 254п. 2 ст. 272 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 29 декабря 2009 г. № 3-2-09/279.*

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

22.05.2015г.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка