Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Заключать ли с 1 января вместо обычных трудовых договоров типовые

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
20 мая 2015 16 просмотров

УПД может участвовать в эл. документообороте как не формализованный. Вопрос заключался в другом. Имеет ли этот документ в электронном виде с электронной цифровой подписью юридическую значимость, т.е. можно ли с таким документом обращаться в суд, если возникнет сомнительная задолженность и является ли такой документ в электронном виде основанием для расчета налогов.

Да, имеет.

Организация вправе вести электронный документооборот (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), и это не помешает ей при возникновении спора предъявить суду документы, хранящиеся в электронном виде.

АПК РФ в п. 3 ст. 75 допускает использование электронных документов в качестве средств доказывания, указывая, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ. Анализ положений АПК РФ позволяет предположить, что законодатель относит электронные документы к письменным доказательствам.

Электронные документы должны представляться в суде не на техническом, а на бумажном носителе, то есть преобразованном в печатный вид, позволяющий визуально исследовать и обсудить доказательство. Для этого электронный документ следует распечатать и заверить подписью руководителя (при наличии печати – проставить печать).

Налоговому органу электронные документы предоставляются через ТКС (в качестве подтверждающих документов к декларации, или дополнительно, по требованию инспекции) (пункт 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ).

Порядок представления истребуемых документов по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. Также разработаны электронные форматы отдельных документов, которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде. В частности, приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172утверждены рекомендованные форматы накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168). При этом налоговый орган исследует их в электронном виде.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации

«1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

2. К письменным доказательствам относятся также протоколы судебных заседаний, протоколы совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним.

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации.

Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

5. К представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам, исполненным полностью или в части на иностранном языке, должны быть приложены их надлежащим образом заверенные переводы на русский язык.

6. Документ, полученный в иностранном государстве, признается в арбитражном суде письменным доказательством, если он легализован в установленном порядке.

7. Иностранные официальные документы признаются в арбитражном суде письменными доказательствами без их легализации в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации.

8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.

10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу».

<…>

2. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.*

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250,от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:В каких случаях сдавать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи

Один из способов сдать налоговую отчетность – это переслать ее по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При использовании этого способа датой сдачи отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ, пункте 216 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н.*

Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). При передаче налоговой отчетности по ТКС руководствуйтесь Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.

Передача отчетности по каналам связи освобождает организацию от представления документов на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Однако, если организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности, сданной в электронном виде (для предъявления в банк, аудиторам и т. п.), инспекция обязана распечатать полученную отчетность и поставить отметку о приеме (п. 219 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).

<…>

Способы сдачи через ТКС

Существует два способа сдать отчетность по телекоммуникационным каналам связи:
– через спецоператора;
– напрямую через сайт налоговой службы.*

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Рекомендация: Как сдать налоговую отчетность через спецоператора

<…>


Чтобы сдавать отчетность в ИФНС через спецоператора, нужно иметь доступ в Интернет а также:

Программу для cдачи отчетности по каналам связи приобретите у специализированного оператора связи (п. 5 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Подробнее об этом см. Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности.*

Договор со спецоператором

Выбрать спецоператора организация (предприниматель) вправе самостоятельно. Обязанность заключить договор только с тем спецоператором, которого рекомендует местная ИФНС, в законодательстве не предусмотрена.

Перечень спецоператоров, работающих в конкретном регионе, можно найти на информационных стендах в инспекциях или на сайтах региональных УФНС. См., например,Перечень специализированных операторов связи на территории Нижегородской области(подп. «б» п. 47 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).

С оператором связи необходимо заключить договор на оказание услуг (ст. 779 ГК РФ). Услуги спецоператора нужно оплатить (ст. 781 ГК РФ). После этого он подключит организацию к системе передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи.

Представление отчетности через спецоператора предполагает, что у налогоплательщика есть доступ в Интернет. Такой вывод следует из Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.

Если у налогоплательщика нет возможности подключиться к интернету, он может сдать отчетность через представителя, у которого есть все необходимые аппаратно-программные средства для сдачи отчетности.

У спецоператора должны быть:

  • лицензия на предоставление услуг в области шифрования информации;
  • лицензия на разработку, производство, распространение шифровальных средств;
  • сертификат соответствия программного обеспечения требованиям нормативных актов ФНС России;
  • договор с региональным отделением УФНС.

Это следует из пункта 1 части 1 статьи 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ, пункта 15.1информационного сообщения ФНС России от 16 сентября 2010 г. и пункта 2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 27 декабря 2013 г. № ММВ-7-6/658.

<…>

Подготовка отчетности

В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы с отчетностью в установленном формате (xml-файлы).

Если же в учетной системе нет такой функции, воспользуйтесь бесплатной программой, которую рекомендует налоговая служба. Это «Налогоплательщик ЮЛ», скачать ее можно с сайта ФГУП ГНИВЦ ФНС России.

Другой вариант – использовать для подготовки отчетности программу, предоставленную спецоператором, с которым заключен договор.

Перед отправкой файлы с отчетностью рекомендуется проверить. Сделать это можно с помощью бесплатной программы Tester, которую можно скачать с сайта ФНС России.

Порядок сдачи

Процедура сдачи электронной отчетности в налоговую инспекцию через спецоператора состоит из нескольких этапов:

Об этом сказано в пунктах 2.1–2.22 Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.

<…>

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ III ранга

4. Рекомендация: Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке

Порядок подачи документов по требованию проверяющих в рамках камеральной проверки отличается от порядка подачи письменных и устных пояснений, запрошенных инспекцией в рамках указанной проверки.

Форма подачи документов

Документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация должна представить:

Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.*

<…>

Способы подачи документов

Документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация может:*

  • направить в адрес инспекции по почте;
  • вручить лично представителю инспекции (инспектору, который непосредственно проводит камеральную проверку, или сотруднику канцелярии инспекции);
  • направить по телекоммуникационным каналам связи (если документы составлены в электронном виде по установленным форматам).*

Это следует из положений пункта 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Порядок представления истребуемых документов по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. Также разработаны электронные форматы отдельных документов, которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде. В частности, приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172утверждены рекомендованные форматы накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168).*

<…>

Олег Хороший,

начальник отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

20.05.2015г.

С уважением,

Алла Пыжова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка