Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники считают, что в бухгалтерии должно быть мыло

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 мая 2015 15 просмотров

Предприятие арендует грузовики с экипажем и несет расходы по топливу и текущему ремонту. Как и кому выдавать деньги на топливо и ремонт и кто составляет и кто принимает Маршрутные листы с отчетом по пробегу и расходу топлива?

Наличные денежные средства подотчет водителю выдавать нельзя, так как он не является Вашим сотрудником. Выдавайте наличность подотчет своим сотрудникам.

Так как Вы несете расходы по топливу то и сами составляйте путевой лист, с представлением в бухгалтерию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам,* определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Подотчетные лица – сотрудники,* которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

  • по талонам;
  • по топливным картам;
  • за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).*

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.*

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья:Путевой лист оформляет компания, которая по договору аренды машины с экипажем оплачивает бензин

Наша фирма арендует у другой компании автомобиль с экипажем. Водитель является штатным сотрудником арендодателя. По условиям договора мы оплачиваем расходы на бензин. Кто должен выписывать путевые листы – наша компания или арендодатель? И если мы, то надо ли нам указывать данные водителя, который не является нашим работником?

Спрашивает
А.А. БОНДАРЕНКО,
бухгалтер ООО «Старт»
(г. Ростов)

Выписывать путевые листы должна ваша организация. Ведь по условиям договора вы оплачиваете бензин. А значит, чтобы списать такие расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие экономическую обоснованность (ст. 252 НК РФ). Таким документом как раз является путевой лист.*

Что касается второго вопроса, то в путевом листе следует указывать Ф.И.О. водителя. При этом не важно, что он состоит в штате арендодателя. Это следует из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Отвечает
Е.А. САВИНА,
эксперт журнала «Главбух»

Журнал «Главбух» №18, сентябрь 2009

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка