Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 мая 2015 309 просмотров

Сотрудник компании в 4 квартале 2014 года направлялся в командировки. Аванс на командировки выплачивался заранее. По приезду из командировок предоставлялся авансовый отчет с подтверждающими документами, в том числе по проживанию в гостинице. В декабре месяце обнаружилось, что документы по проживанию не соответствуют действительности на основании полученных официальных данных от гостиниц. Поэтому в декабре 2014 года до выяснения всех обстоятельств все сумму выплаченных за проживание были перенесены на счет 73 в качестве задолженности перед организацией по возврату сумм неиспользованного аванса по командировкам. В 1 квартале 2015 года сотрудник принес другие документы на проживание: с меньшими суммами и в некоторых документах сроки проживания были сокращены. Данные документы также были проверены и по ним были получены офиц. ответы гостиниц о том, что документы соответствуют действительности. Таким образом, данные документы (исправленные) были приняты к учету, сумма задолженности сотрудника перед компанией сокращена. На оставшуюся сумму сотрудник написал заявление на удержание суммы из заработной платы в течение 3 месяцев. По компании был выпущен приказ об удержании из заработной платы сотрудника суммы неиспользованного аванса в течение 3 месяцев в размере не превышающем 20% от суммы заработной платы. 1) Правильно ли оформлены документы (заявление и приказ на удержание)? 2) Правильно ли отражены расходы по командировке? 3) не возникает ли в данном случае риски в части доначисления НДФЛ по сумме удержаний (беспроцентный заем)? 4) Не нужно ли было проводить данные операции как нанесение ущерба организации?

1. Да, документы оформлены верно. Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то эти деньги могут быть удержаны из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Единственное, что приказ необходимо оформить не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания.

2. Да, все верно.

3. Нет, т.к. вы все это время предпринимали меры по взысканию сумм с работника и в итоге они будут взысканы в полном размере.

4. Нет, т.к. по факту суммы будут возвращены.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы.

Срок возврата

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее см. Кому и сколько можно выдать денег под отчет.

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). *

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами. *

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0. *

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71
– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94
– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. ? 13%) ? 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. ? 13%) ? 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

В марте:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле:

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку

ООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. ? 13%) ? 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

  • расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;
  • доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД

ООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. ? 13%) ? 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.

Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).

Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:Как быть, если работник не отчитался по подотчетным суммам

Для начала вспомним общие правила выдачи денежных средств под отчет. Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ определен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 №373-П* (далее — Положение).

В соответствии с пунктом 4.1 Положения наличные денежные средства могут быть выданы работнику только под отчет. При этом законодательством не установлены конкретные цели, на которые предприниматель вправе выдавать наличные деньги сотрудникам. В Положении сказано лишь, что деньги под отчет выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности индивидуального предпринимателя.

Согласно пункту 4.4 Положения для получения денег под отчет работнику необходимо написать заявление. Составлять такое заявление следует в произвольной форме. Индивидуальный предприниматель собственноручно указывает на заявлении сумму наличных денег, срок, на который она выдается, ставит дату и свою подпись.

На основании заявления работника составляется расходный кассовый ордер** (форма по ОКУД 0310002), по которому и производится выдача наличных денег под отчет.

* Обязанность соблюдения правил, установленных Положением, распространяется и на ИП (п. 1.1 Положения и письмо Минфина России от 08.08.2012 №03-11-06/3/56).

** Унифицированная форма расходного кассового ордера утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Об израсходованных подотчетных денежных средствах работнику следует отчитываться перед работодателем. Для этого он должен не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы подотчетные суммы (или со дня возвращения из командировки), представить авансовый отчет по форме № АО-1* с приложением к нему первичных оправдательных документов. Это прямо предусмотрено пунктом 4.4 Положения.

Обратите внимание: коммерсант вправе выдать следующую сумму наличных денег под отчет только при условии полного погашения работником задолженности по ранее полученной под отчет сумме.

Невозвращенные подотчетные суммы ИП может взыскать с работника

На практике бывают ситуации, когда работник по какой-либо причине своевременно не вернул неизрасходованные денежные средства либо не представил авансовый отчет. В этом случае предпринимателю следует принять меры по их взысканию.

Так, положения статьи 137 НКРФ разрешают коммерсантам удержать невозвращенные подотчетные суммы из заработной платы работника. Правда, нужно помнить, что размер удержания не может быть более 20% от суммы выплачиваемой заработной платы (ст. 138 ТКРФ). Согласны с этим и специалисты Роструда (письмо от 11.03.2009 №1144-ТЗ).

Решение об удержании денежных средств из зарплаты работника может быть принято ИП не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата. Однако принять такое решение предприниматель может только при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. То есть коммерсанту следует получить с работника письменное согласие. На это указал Роструд в письме от 09.08.2007 №304460.

А как быть, если работник не согласен с удержанием подотчетных сумм из его заработной платы? В этом случае взыскать долг можно только через суд**. На подачу судебного иска коммерсанту дается целый год (ст. 392 ТКРФ).

Если же этот срок пропущен, индивидуальный предприниматель вправе обратиться в суд с просьбой о его восстановлении. Если судьи откажут в восстановлении срока, взыскать ущерб, причиненный работником, ИП уже не сможет. Такая задолженность подлежит списанию как безнадежная по истечении трех лет (ст. 196 ГКРФ).

Когда у предпринимателя нет желания судиться с работником за невозвращенные денежные средства, он может простить сотруднику долг. Возможность прекращения обязательства по возврату подотчетных сумм предусмотрена статьей 415 ГКРФ. При этом у работодателя могут возникнуть некоторые налоговые обязательства в отношении таких сумм. Об этом и пойдет дальше речь в статье.

* Форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55.

** Взыскивать невозвращенные подотчетные суммы с работника через суд предпринимателю также придется в случае, если им пропущен месячный срок для вынесения решения об удержании денежных средств из зарплаты работника.

Обложение НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм

Если индивидуальный предприниматель не принял никаких мер по взысканию подотчетных сумм или решил простить долг работнику, невозвращенные суммы признаются собственностью подотчетного лица. Он может тратить эти суммы по своему усмотрению. Таким образом, работник получает экономическую выгоду, которая в соответствии со статьей 41 НКРФ признается его доходом и учитывается при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НКРФ).

В свою очередь индивидуальный предприниматель признается налоговым агентом по отношению к работнику, не вернувшему подотчетные суммы. Следовательно, на основании статьи 226 НКРФ он обязан исчислить, удержать у работника и перечислить в бюджет с полученного им дохода сумму НДФЛ. В противном случае коммерсант может быть привлечен к налоговой ответственности. Штраф за данное нарушение составляет 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению. Такой штраф установлен статьей 123 НКРФ.

Заметим, что пунктом 5 статьи 226 НКРФ предусмотрена обязанность налогового агента письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать у работника сумму НДФЛ. Сделать это необходимо не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства.

Такой вывод содержится в письме финансового ведомства от 24.09.2009 №03-03-06/1/610.

Кроме того, в указанном письме специалисты финансового ведомства разъяснили, что считать датой получения работником дохода в виде невозвращенных сумм.

Так, подотчетные суммы, не возвращенные сотрудником в установленный срок, следует включить в облагаемый НДФЛ доход работника на более раннюю из следующих дат:

  • последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что ИП принял решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);
  • дата истечения трехлетнего срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию;
  • дата принятия коммерсантом решения о прощении долга и его документального оформления.

Что касается арбитражной практики по вопросу налогообложения невозвращенных подотчетных сумм, то однозначной позиции у судей не сложилось. Одни придерживаются мнения, что не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно заплатить НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 №А55-1433/2009).

Другие, напротив, считают, что с подотчетных сумм, не возвращенных работником, НДФЛ удерживать не нужно (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 №А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 №ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) и ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 №А43-3598/2008-6-65).

Теперь рассмотрим другую ситуацию. Работник не смог вовремя сдать авансовый отчет, или представил неправильно оформленные документы, или не представил их вовсе. Как быть с НДФЛ в подобном случае?

Опять же отметим, что однозначной точки зрения по этому вопросу не сложилось. Одни указывают, что подотчетная сумма в данном случае признается доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 №28-11/097861, от 27.03.2006 №28-11/23487, постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 №КА-А40/669-10 и ФАС Западно-Сибирского округа от 31.05.2007 №Ф04-3478/2007(34785-А46-43)).

Другие считают, что отсутствие подтверждающих документов и представление авансового отчета позже установленного срока не свидетельствует о получении работником дохода (постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 №11714/08 и ФАС Северо-Западного округа от 29.01.2009 №А05-6350/2008).

Как же тогда быть коммерсанту? По нашему мнению, лучше придерживаться позиции контролирующих органов.

Если же вы все-таки решите не облагать НДФЛ невозвращенные подотчетные суммы, то будьте готовы отстаивать свою точку зрения в суде. При этом помните, что судьи могут быть не на вашей стороне.

Обложение невозвращенных подотчетных сумм страховыми взносами

Чтобы узнать, начисляются страховые взносы на сумму невозвращенных подотчетных средств или нет, обратимся к положениям Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ (далее — Закон №212-ФЗ).

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона №212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые индивидуальным предпринимателем в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, установлен статьей 9 Закона №212-ФЗ, и невозвращенных подотчетных сумм он не содержит. Получается, что с указанных сумм нужно платить страховые взносы. А так ли это, давайте разбираться.

С одной стороны, выданные под отчет и своевременно не возвращенные работником денежные средства не являются вознаграждением за его труд. Также эти суммы не являются какими-либо иными выплатами, предусмотренными трудовым договором. Значит, указанные суммы не должны включаться в облагаемую базу по страховым взносам.

Кроме того, невозвращенные подотчетные суммы можно подвести под пункт 3 статьи 7 Закона №212-ФЗ. Согласно этому пункту к объекту обложения страховыми взносами не относятся выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Соглашение о прощении долга как раз и подразумевает переход права собственности на деньги или иное имущество, которое работник задолжал предпринимателю. Следовательно, такие суммы денежных средств не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

С другой стороны, есть письмо Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 №1283-19, в котором рассмотрен вопрос отнесения к объекту обложения страховыми взносами денежных средств, выданных работнику по договору ссуды.

Согласно пункту 1 статьи 689 ГКРФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Таким образом, выплата работнику денежных средств по договору ссуды на основании части 3 статьи 7 Закона №212-ФЗ не относится к объекту обложения страховыми взносами.

В то же время в случае прекращения обязательств по возврату работником денежных средств по договору ссуды сумма невозвращенного долга подлежит обложению страховыми взносами согласно части 1 статьи 7 Закона №212-ФЗ как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых правоотношений.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении невозвращенных подотчетных сумм.

Что же касается арбитражной практики по данному вопросу, то ее практически нет. Есть одно постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.12.2012 №А43-14173/2012, где рассматривался подобный вопрос.

Работнику были выданы под отчет денежные средства, которые не были возвращены в кассу работодателя. Отсутствовал и авансовый отчет об использовании данных средств. Пенсионный фонд РФ посчитал, что в этой ситуации подотчетные суммы являются доходом работника и должны облагаться страховыми взносами.

Суды первой и апелляционной инстанций выяснили, что в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет в графе «Основание» было указано: «На хозяйственные нужды». При этом объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, произведенные в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона №212-ФЗ).

В соответствии со статьей 15 Трудового кодексаРФ трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работниками и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции. Они возникают на основании трудового договора (ст. 16 ТКРФ).

Под оплатой труда понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТКРФ).

Исходя из этого, судьи пришли к выводу, что полученные под отчет денежные средства на хозяйственные нужды не относятся ни к одному из видов доходов, получаемых работниками по трудовому договору. Поэтому такие суммы не включаются в базу для начисления страховых взносов. И даже отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам работника.

В данном постановлении следует обратить внимание на выводы судов первой и апелляционной инстанций. Их можно взять на вооружение в случае, если проверяющие из Пенсионного фонда РФ примут решение доначислить индивидуальному предпринимателю страховые взносы на невозвращенные подотчетные суммы. Возможно, изучив эти доводы, судьи будут на стороне коммерсанта.

Журнал «Бухгалтерия ИП» № 11, Ноябрь 2013

21.05.2015г.

С уважением,

Елена Мелконян, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка