Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 июня 2015 125 просмотров

Сотрудник организации расписывается в сч.ф и товарных накладных по Доверенности за руководителя и гл.бухгалтера!Вопрос: После росписи за руководителя или иное уполномоченное лицо __________ /________/ Фамилия и инициалы должны быть Руководителя или Доверенного лица? Можно ли оставить Фамилию и инициалы руководителя, а рядом с его Фамилией писать " По Доверенности № _ от _._____.____г.?Спасибо!

Руководитель может предоставить право подписи документов, в том числе счетов-фактур и накладных, не только главному бухгалтеру, но и иному сотруднику организации. Для этого достаточно оформить приказ и доверенность (ст. 186 ГК РФ).

При передаче полномочий руководителя подписывать в бланках первичных документов может быть указана должность директора (или главбуха) однако вернее в таких случаях использовать реквизит «иное уполномоченное лицо», по аналогии с образцами, приведенными в статье журнала «Учет, налоги, право» «Как должна выглядеть подпись директора и главбуха на счетах-фактурах (с образцами)»).

При этом если уполномоченное лицо подписывает документы, исполняя обязанности руководителя/главного бухгалтера, именно его реквизиты следует указывать в документах – ФИО сотрудника, подпись, расшифровка подписи и обязательно реквизиты уполномочивающего документа – приказа или доверенности, номер документа (если есть) и дату выдачи (по аналогии с подписанием уполномоченным лицом счета-фактуры). Отметку «по доверенности»/«на основании приказа» ставить не обязательно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. Ситуация: Нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует*. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

Ольга Цибизова,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:Минфин уточнил, как записать в первичке должность сотрудника

Евгений Сатаев, эксперт «УНП»

<О подписании первичных документов>

Письмо Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273

Первичку от имени компании вправе подписать внештатный специалист, например подрядчик, но рядом с его автографом все равно надо поставить название должности. Этот вывод следует из письма Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273 (ответ на частный запрос).

Один из обязательных реквизитов первички — наименование должности специалиста, который совершил сделку и является ответственным за ее оформление (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). В законе не сказано, что это должен быть именно работник. Значит, подписать документы вправе и внештатник*. Например, бухгалтер, который ведет в компании бухучет по договору, либо кладовщик, с которым заключен договор подряда. На практике компании в таких случаях не заполняют должность в первичных документах. Ведь у внештатных специалистов должности нет. В то же время, как следует из комментируемого письма, пустую строчку вместо должности оставлять не стоит. Иначе есть риск, что по дефектной первичке инспекторы снимут расходы у покупателя, а судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.03.11 № А78-5281/2010).

Специалисты опрошенных нами УФНС считают, что должность подрядчика, который подписывает первичку, надо писать в зависимости от характера работы. Например, если документ подписывает специалист компании, которая ведет бухучет, то должность можно так и записать «бухгалтер». А если подрядчик отгружает товар со склада, то в накладной можно назвать его кладовщиком. При этом, по мнению налоговиков, право подписи можно зафиксировать в самом договоре на работы либо передать внештатному специалисту по доверенности. А в самой первичке указать, на основании какого документа специалист поставил автограф в первичке (см. образец).

Если в компанию уже поступили документы, где вместо должности ничего не написано, то безопаснее попросить поставщика переделать бумаги. Инспекторы наверняка возьмут на вооружение письмо и будут отказывать в расходах, если должности нет.

<…>

Евгений Сатаев, эксперт «УНП»

Журнал «Учет. Налоги. Право» № 36, 1–7 октября 2013

3. Статья:Как должна выглядеть подпись директора и главбуха на счетах-фактурах (с образцами)

За полгода применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки, а иногда вместо двух подписей вписывают четыре, пять и т. д. Наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях помогут вам обезопасить вычеты НДС.

Ситуация № 1

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, но в расшифровке инициалы и фамилия руководителя

Поставщики в счетах-фактурах не приводят расшифровку подписи сотрудников, которые подписывают счет-фактуру за руководителя. В итоге на счете-фактуре подпись одного сотрудника, а расшифровка другого (см. образец с неверной подписью).*

Неверная подпись

Причин тому две. Во-первых, так настроена программа. При выводе на печать автоматически выскакивают фамилия и инициалы руководителя и главбуха компании. Если требуется поменять сведения, надо вручную удалить одну фамилию и напечатать другую. Во-вторых, вписать данные руководителя просит сам покупатель. По его мнению, фамилия руководителя означает, что автограф ему же и принадлежит. Поэтому компания не сомневается в полномочиях сотрудника, подписавшего документ. Иногда такой довод срабатывает в суде (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.10 № А27-12556/2009).

Однако чужая расшифровка, напротив, может вызвать сомнения в подлинности подписи. Как считают в Минфине, после подписи уполномоченного работника должны стоять именно его фамилия и инициалы, а не руководителя или главбуха (письмо от 23.04.12 № 03-07-09/39). Чтобы исключить претензии, можно попросить поставщика в двух экземплярах над неверной расшифровкой дописать ручкой правильные фамилию и инициалы. Также можно дополнить, что за директора документ подписал другой специалист (см. образец с верной подписью). Комбинированный способ заполнения счета-фактуры и две расшифровки подписи чиновники считают допустимыми (письмо Минфина России от 28.04.09 № 03-07-09/23).

Верная подпись

Ситуация № 2

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана вместо руководителя

В счете-фактуре, подписанном не руководителем, а иным сотрудником, некоторые поставщики стирают название «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и меняют на должность того специалиста, который поставил в документе свой автограф. К примеру, «Начальник отдела продаж» (см. образец с неверной подписью).*

Неверная подпись

Безопаснее попросить поставщика переделать такой документ. В старой форме счета-фактуры Минфин не считал ошибкой удаление реквизита «Руководитель организации» и запись вместо него другой должности (письмо от 26.07.06 № 03-04-11/127). Но в этой надписи не было упоминания об уполномоченном сотруднике. Поэтому специалисту требовалось поставить подпись на месте руководителя, хотя он им не является. В новой форме названы и руководитель, и уполномоченное лицо. Поэтому данная запись обязательна и удалять ее нельзя. Как мы выяснили, так считают в Минфине. В счет-фактуру можно вносить дополнительные сведения, но никак не менять наименование обязательных строк.*

Должность сотрудника, который подписал счет-фактуру, компания вправе уточнить. Но безопаснее это оформить справочно. К примеру, рядом с фамилией сотрудника или внизу документа после всех реквизитов (см. образец с верной подписью). Рядом с должностью можно также отразить дату и номер доверенности или приказа, на основании которого работник подписал счет-фактуру. Тогда у налоговиков точно не будет вопросов к автографу.

Ситуация № 3

За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана отдельной строкой

В некоторых компаниях считают, что зам руководителя или иной сотрудник не вправе расписаться в поле для подписи директора. Поэтому добавляют в счет-фактуру отдельную строку с должностью специалиста, местом для подписи и ее расшифровкой. Саму же строку с надписью «Руководитель или иное уполномоченное лицо» с фамилией и инициалами руководителя оставляют пустой (см. образец с неверной подписью).

Неверная подпись

Такая запись не критична. Дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не запрещены (письмо Минфина России от 27.07.12 № 03-07-09/93). А неточность не мешает налоговикам определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако на местах инспекторы могут предъявить претензии к тому, что подпись в основном реквизите осталась незаполненной. Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант — подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см. образец с верной подписью).

Основной аргумент — в отличие от старой формы счета-фактуры в новой форме в названии реквизита уже есть упоминание об уполномоченном сотруднике. Так что в дополнительных строках нет необходимости. Главное, чтобы у специалиста были полномочия на право подписи. Если поставщик настаивает на том, чтобы в счете-фактуре была конкретная должность, эти сведения можно привести справочно.

Верная подпись в ситуациях № 2 и № 3

Ситуация № 4

Счет-фактуру подписывает руководитель, но расшифровка подписи отсутствует

Бывает, что поставщики оставляют пустым место для расшифровки подписи в счете-фактуре. Обычно это происходит по невнимательности. К примеру, компания не печатает фамилии, если право подписи счетов-фактур есть у нескольких человек. Однако сотрудники, поставив подпись, забывают расшифровать ее или поставить штамп с фамилией и инициалами (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись

Налоговый кодекс не требует от руководителя и главбуха расшифровывать подпись в счете-фактуре. То есть реквизит не является обязательным (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако форма счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) включает как саму подпись, так и расшифровку. Так что с пустым полем споры не исключены. И на практике инспекторы этим пользуются, чтобы отказать в вычетах. Причем в одних случаях судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.05.11 № КА-А40/4521-11), а в других — налоговиков. Основной аргумент — невозможно определить, кто на самом деле подписал документ и есть ли у сотрудника полномочия на это (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.12 № А53-4199/2011). Само наличие судебной практики говорит о том, что получить вычет по дефектному счету-фактуре без проблем вряд ли получится.

Так что безопаснее попросить поставщика заменить счет-фактуру или дописать расшифровку от руки (см. образец с верной подписью). Причем не стоит откладывать исправление счета-фактуры. За прошедшее время в штате поставщика могут произойти перестановки. И сотрудники просто не опознают подпись бывшего коллеги.

Верная подпись

Так же как и в ситуации № 1, комбинированный способ — частично на компьютере, частично от руки — не является нарушением. Иначе говоря, расшифровку может вписать и сам покупатель. Главное, чтобы записи были идентичны в двух экземплярах счетов-фактур — поставщика и покупателя.

<…>

Журнал «Учет. Налоги. Право» № 29, 14–20 августа 2012

03.06.2015г.

С уважением,

Алла Пыжова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка