Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
денежные талоны на бензин;
путевки, приобретенные организацией;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3. А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006.

Ситуация:  нужно ли учитывать в составе денежных документов (на счете 50-3) корпоративные банковские карты, используемые для оплаты расходов организации подотчетными лицами

Нет, не нужно.

Пластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:
организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;
сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Проводка Дебет 91-2 Кредит 50-3 Инструкцией к плану счетов не предусмотрена. Однако она не запрещена, ведь схемы проводок в этой Инструкции рекомендованные. Поэтому в отдельных случаях такую проводку можно делать. Например, если организация приобрела для сотрудников талоны на питание с ограниченным сроком действия и не использовала эти талоны в этот срок. Это следует из абзаца 11 пункта 11 ПБУ 10/99 и абзацев 2 и 9 Инструкции к плану счетов. Если используете такую проводку, предусмотрите ее в учетной политике для целей бухучета.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов, письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении.

Учет движения денежных документов

Ситуация:  как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация:  как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные

Талон на вывоз мусора подтверждает факт заключения между организациями договора возмездного оказания услуг по вывозу и утилизации мусора на условиях внесения предоплаты (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Поэтому стоимость талонов, дающих право вывозить бытовые отходы на полигон в течение года, отражайте в бухучете как авансы выданные. Получив от владельца полигона счет-фактуру на аванс, организация сможет принять к вычету НДС в сумме перечисленной предоплаты (п. 12 ст. 171 НК РФ).

По мере того как организация будет вывозить отходы на полигон и получать накладные, подтверждающие количество захороненного мусора, стоимость соответствующих услуг она будет учитывать в расходах (п. 18 ПБУ 10/99). Одновременно перечисленные авансы и задолженность по приобретенным услугам будут взаимно погашаться.

Сумму входного НДС, выделенного в счете-фактуре на услуги по захоронению отходов, примите к вычету при выполнении всех обязательных условий (п. 2 ст. 171 НК РФ). НДС с аванса, принятый к вычету, восстановите (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

В зависимости от того, каким способом были приобретены талоны, по безналичному расчету или через подотчетное лицо, в бухучете сделайте соответствующие проводки.

В случае безналичной покупки талонов:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным») Кредит 51
– оплачены талоны на захоронение отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»
– принят к вычету НДС, перечисленный поставщику в стоимости талонов на захоронение отходов.

По мере того как оказываются услуги по вывозу мусора:

Дебет 20 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)
– учтена в расходах стоимость услуг по захоронению отходов;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)
– учтен входной НДС в стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету входной НДС со стоимости услуг по захоронению отходов;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– восстановлен НДС с аванса, ранее принятый к вычету;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)») Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным»)
– зачтен аванс в размере стоимости услуг по захоронению отходов.

Если организация приобретает талоны через подотчетное лицо, то схема проводок изменится. Расходы, понесенные через подотчетное лицо, нужно будет отразить в бухучете в день утверждения авансового отчета. Подробнее об этом см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

Сами приобретенные талоны на захоронение отходов, которые еще не использованы и хранятся в организации, примите на учет на забалансовый счет. Например, на счет 015 «Талоны (пропуска)». Кроме того, для более детального контроля движения этих документов (выдачей и возвратом) целесообразно вести журнал учета приема и выдачи талонов.

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
– отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно

ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма входного НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.

Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».

В учете были сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51
– 3540 руб. – оплачен авиабилет;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
– 3000 руб. – получен авиабилет;

Дебет 19 Кредит 60
– 540 руб. – учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 3000 руб. – выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

В этом случае бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71
– 3000 руб. – списана стоимость билета к месту командировки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 540 руб. – поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;

Дебет 44 Кредит 71
– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.