Наличные деньги сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах (п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Способы сдачи наличности в банк

Сдать в банк сверхлимитный остаток наличных денег можно одним из следующих способов:

  • самостоятельно в операционную кассу банка;
  • через организацию, входящую в систему Банка России (например, инкассаторскую службу).

Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.

Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Документальное оформление сдачи наличности

Как организации документально оформить сдачу денег в банк

Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу. В расходном кассовом ордере, в частности, укажите:

  • в строке «Выдать» – фамилию, имя, отчество работника организации, который собрал и передал инкассаторам банка сумку с наличностью;
  • в строке «Приложение» – прилагаемые первичные документы, их номера и даты составления.

Такой порядок следует из абзаца 3 пункта 4.6, пункта 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и разъяснен в письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065.

При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется объявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:

  • объявление;
  • квитанцию;
  • ордер.

При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:

Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняет явочную карточку.

При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.

Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:

Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.2 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД – 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Бухучет: сдача в банк выручки

Как отразить в бухучете сдачу денег в банк

При сдаче денег в банк через кассира (или заменяющего его сотрудника) в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 51 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.

При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.

При зачислении денег на расчетный счет делается запись:

Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета 50, 51, 57).

Бухучет: фальшивые купюры

Как отразить в бухучете фальшивые купюры, обнаруженные при сдаче денег в банк

Если при сдаче наличности в банк обнаружилась фальшивая купюра, то на счете 51 «Расчетный счет» нужно отразить не всю сумму выручки, переданной в банк, а только ее часть – за вычетом нарицательной стоимости сомнительной купюры.

После получения акта экспертизы (код ОКУД – 0402156) о том, что купюра фальшивая, в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 57
– отражена недостача в размере нарицательной стоимости фальшивой купюры.

Если виновным в наличии фальшивой купюры признан кассир, недостача взыскивается за его счет:

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача на кассира;

Дебет 70 (50) Кредит 73
– возмещена кассиром недостача.

Если сотрудник признан невиновным, то недостача включается в состав прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 94
– списана недостача за счет собственных средств организации.

Порядок действий при обнаружении фальшивых купюр после инкассации такой же, как и при сдаче наличности непосредственно в кассу банка.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 57, 73, 94).

Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 91-2 Кредит 60
– отражены расходы по оплате услуг инкассации;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС по услугам инкассации.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 60, 91-2).

ОСНО

Как учесть расходы по сдаче денег в банк при ОСНО

При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации включите в состав внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Суммы недостачи (фальшивых купюр) при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поскольку в бухучете такие расходы включаются в состав прочих, у организации возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

НДС по услугам инкассации примите к вычету при соблюдении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

ОСНО и ЕНВД

Как учесть расходы по сдаче денег в банк при совмещении ОСНО и ЕНВД

Расходы на инкассацию выручки, полученной в рамках деятельности на общей системе налогообложения, учтите при расчете налога на прибыль. Если инкассируется наличность, полученная от деятельности, облагаемой ЕНВД, расходы на инкассацию при расчете единого налога не учитывайте. Рассчитайте ЕНВД исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ).

Если в рамках одного договора на инкассацию в банк сдается выручка, полученная от разных видов деятельности, расходы на инкассацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Подробнее о том, как распределить расходы, относящиеся к обоим режимам налогообложения, см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на инкассаторские услуги, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), облагаемых НДС, в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

НДС, который можно принять к вычету, рассчитайте по формуле:

НДС, который можно принять к вычету=НДС, выделенный в счете-фактуре на инкассаторские услуги× Стоимость отгруженных за налоговый период товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых облагается НДС 
 Общая стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных за налоговый период 

 
Подробнее об этом см. Как принять к вычету входной НДС по имуществу (работам, услугам), которое будет использоваться как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).