Сдаем отчетность на бумаге лично или через представителя

2.7.6 Бухгалтер собирается сдавать отчетность в бумажном виде. Нередко инспекторы отказываются принимать декларации и расчеты на бумаге без одновременного представления отчетности на флешке. Однако такое требование контролеров незаконно — оно попросту не предусмотрено в законодательстве. Хотя желание инспекторов заполучить отчетность не только на бумаге, но и сразу в электронной форме можно легко объяснить. Согласитесь, отчетность, представленную на электронном носителе, контролеры обработают намного быстрее, чем бумажный вариант. Да и сведет к нулю вероятность ошибки, а значит, в будущем во время сверки платежей скорее всего не возникнут расхождения между данными организации и ИФНС (ПФР, ФСС РФ).

2.7.7 Компания не хочет выполнять требование инспекции о представлении налоговой отчетности на флешке. Статьей 80 Налогового кодекса РФ и пунктом 187 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н, предусмотрены следующие варианты подачи налоговой отчетности:

— на бумаге (лично или по почте);

— в электронном виде по телекоммуникационным каналам.

Такого способа, как представление отчетности на флешке, законодательство не содержит. Поэтому требование инспектора о представлении налоговых деклараций и расчетов на электронных носителях дополнительно к бумажным формам незаконно.

К слову, эти разъяснения можно применить и относительно баланса и других форм бухгалтерских отчетов.

Несмотря на то что дублировать бумажные формы отчетности на флешке не обязательно, на практике это лучше сделать. Подача отчетной информации на электронном носителе ускорит обработку данных в инспекции. В итоге можно будет быстрее провести сверку расчетов с бюджетом, получить справку об отсутствии долгов и т. д.

2.7.8 Использование штрихкодирования. В соответствии с приказом ФНС России от 10 июня 2008 г. № ВЕ-3-6/275 у компаний есть возможность сдавать декларации (расчеты) в бумажном виде на машиночитаемых бланках с двухмерным штрихкодом.

Разработчики многих бухгалтерских программ устанавливают на компьютер пользователя единый модуль печати и шаблоны машиночитаемых бланков. По мнению ФНС России, у этого способа сдачи отчетности есть следующие преимущества.

Во-первых, такой способ реализуется бесплатно. От плательщиков не требуется дополнительных затрат — добавить в декларацию штрихкод позволяют обычные бухгалтерские и налоговые программы. Во-вторых, сокращается время приема отчетности налоговым инспектором, так как декларации (расчеты) проверяются только визуально. В-третьих, как уверяют инспекторы, способ является простым и удобным. Достаточно только нажать кнопку, чтобы распечатать отчетность в нужном формате.

Четвертое преимущество, которое отмечают налоговики, — высокая скорость ввода информации и исключение человеческого фактора, то есть устраняются ошибки налогового инспектора, который вводит информацию в базу данных.

2.7.9 Требования к формированию документов налоговой отчетности, распечатанных с двухмерным штрихкодированием. Обработать представленную отчетность с помощью сканера инспекторы смогут, если налоговая отчетность соответствует следующим условиям.

1. Форма декларации составлена не по устаревшей форме.

2. Листы представляемых деклараций (расчетов) принадлежат одной версии бланков налоговой отчетности.

3. Каждый документ (декларация) имеет титульный лист.

4. Листы не продублированы, если этого не требует закон.

5. В налоговой отчетности заполнены реквизиты, позволяющие в дальнейшем идентифицировать документ (первичный или корректирующий вид, номер корректировки, налоговый (отчетный) период, отчетный год, полное наименование налогоплательщика, ИНН , код причины постановки на учет (для юридических лиц), подписи лиц, уполномоченных подтверждать достоверность и полноту сведений, печать организации в предусмотренном месте). С 7 апреля 2015 года организации — ООО и АО — получили возможность работать без круглой печати (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Но только если сведения о печати компания исключила из устава и зарегистрировала эти изменения в инспекции. Если компания не внесла изменения в устав, то печать в декларации обязательна.

6. В налоговой отчетности не должно быть штампов, печатей и других отметок на не предусмотренных для этого полях. На листах налоговой отчетности не должно быть исправлений.

7. Документы налоговой отчетности должны быть представлены на бланках, распечатанных с помощью бухгалтерских программ. Ксерокопии бланков не принимаются.

8. Сохранена целостность листов отчетности (она не помята, не надорвана, нет грязи, отверстий, листы не скреплены скобами).

9. Все листы налоговой отчетности должны соответствовать формату А4. Не допускается двустороннее заполнение бланков деклараций.

10. Документы должны быть составлены на русском языке.

11. Удовлетворительное качество печати документов (черновое качество печати принтера ведет к усечению регистрационных номеров, смазыванию штрихкодов, то есть невозможности сканирования).

12. Необходимо установить модули печати, которые формируют в номерах GUID (9–11 знакоместа) версии 507 и выше.

13. Плотность используемой для печати бланков бумаги не ниже 80 г/см3.