Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 июля 186 просмотров

Деятельность компании - заправка моторным топливом по франшизе Лукойл. Директор издал указ, что он и инженер будут использовать личные авто в служебных целых в рабочее время и заправляться на заправке компании за ее счет. Оператор отпускает топливо, но по кассе не пробивает. Как правильно это оформить в бухгалтерии?

, специалист по расчету заработной платы АКГ «Уральский союз» отвечает:

Согласно требованиям  налогового кодекса  расходы, учитываемые организацией при налогообложении должны быть документально подтверждены и экономически обоснованными (пункт 1 статьи 252).

В данной ситуации в связи с отсутствием первичных документов (кассовых чеков), подтверждающих оплату ГСМ при заправке личных  автомобилей директора и инженера, отпуск топлива с заправки должен быть подтвержден накладными. В противном случае у организации возникнет недостача.

У  работников  возникает доход в натуральной форме, который является  объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (ст. 208-211 НК РФ).

Оплаченные организацией ГСМ  являются объектом обложения обязательными страховыми взносами в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Кроме того, необходимо будет  начислить  взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Чтобы избежать такой ситуации, вместо приказа руководителя об использовании личных автомобилей в служебных целях, необходимо с каждым из работников заключить договор аренды его автомобиля без экипажа с  указанием возможности и размера возмещения расходов на ГСМ.

Главное, чтобы  условиями договора, помимо арендной платы, была предусмотрена оплата расходов работника на приобретение ГСМ для производственных целей.

Для документального подтверждения производственной направленности расходов необходим договор аренды  в письменной форме. В нем  должны быть зафиксированы:

  • вид используемого имущества и его характеристики, а также технические и регистрационные данные;
  • порядок использования имущества;
  • размер арендной платы;
  • порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
  • срок использования имущества;

Учитывая разъяснения Минфина России (письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47), рекомендуем иметь в наличии документы, подтверждающие:

  • принадлежность используемого имущества налогоплательщику (документы о собственности, доверенность и другие);
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
  • суммы произведенных расходов.

К таким документам также относятся:

  • копия паспорта транспортного средства;
  • платежные документы;
  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях;
  • путевые листы и иные документы.

Первичным учетным документом по расходу ГСМ при отсутствии кассовых чеков может быть путевой лист. Только на их основании можно доказать, что топливо потрачено на производственные, а не на другие цели. Без путевых листов налоговики вправе посчитать расходы необоснованными и не принять их. С тем, что путевой лист - это первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Однако предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут использовать собственные формы.

Главное, чтобы были предусмотрены все обязательные реквизиты. Для путевых листов они перечислены в разделе II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Этим же приказом утвержден порядок заполнения документов. В частности, путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка