Как сохранить вычеты и расходы, если поставщик объединил счет-фактуру и накладную

Счет-фактура − документ, который является основанием для начисления НДС к уплате в бюджет и возмещения входного налога. Компания вправе дополнить счет-фактуру данными, которые не предусмотрены типовой формой. ФНС России предложила добавить в счет-фактуру реквизиты, которые есть в товарной накладной (по сути, объединив два документа в один). В результате налоговой службой был разработан универсальный передаточный документ (УПД). На его основании продавец отражает выручку от продаж и начисляет НДС к уплате, а покупатель приходует товары и принимает входной НДС к вычету. Главное, чтобы документ не содержал значительных ошибок.

Нужно исправить
Исправлять не обязательно

Частые ошибки которые допускают в УПД

Нет ссылки на постановление Правительства РФ.
Не указан или не правильно указан статус документа.
Вместо названия компании-покупателя указаны данные ее работника.
Нет валюты расчетов.
Нет «живой» подписи руководителя поставщика.
Нет «живой» подписи бухгалтера поставщика.
Нет реквизитов договора поставки.
Нет «живой» подписи должностного лица, отгрузившего товар.
Нет даты отгрузки.
Нет «живой» подписи должностного лица, отвественного за оформление операции.
Добавлены дополнительные реквизиты.

Восемь частых ошибок в УПД

Ошибка 1

Реквизит «Статус» носит исключительно информационный характер. Поэтому компания вправе принять к вычету НДС, если в документе статус не указан или указан с ошибкой. Главное, чтобы счет-фактурная часть УПД была заполнена верно.

Ошибка 2

В правом верхнем углу как счета-фактуры, так и УПД стоит ссылка на постановление Правительства РФ № 1137. Не страшно, если ее нет. Этот реквизит носит информационный характер и не является обязательным. Если его нет, покупатель не теряет права на вычет и признание затрат.

Ошибка 3

«Покупатель» – обязательный реквизит. В нем должны стоять название организации, ее адрес, ИНН и КПП. Если здесь записаны данные сотрудника организации, например экспедитора или подотчетника, документ заполнен неверно.

Ошибка 4

В УПД должны быть наименование и код валюты. Иначе не ясно, в чем выражены стоимостные показатели документа. В том числе, когда УПД используют лишь в качестве первички и не заполняют его счет-фактурную часть. Для налоговиков это лишний повод снять вычеты и расходы.

Ошибка 5

УПД должны подписать руководитель и главбух поставщика. Вместо них документ могут завизировать другие работники компании (в этом случае нужно указать реквизиты доверенности на них). Также в форме должны расписаться сотрудники, ответственные за отгрузку товаров (строка 10) и за оформление документа (строка 13). Все подписи — обязательный реквизит. Если их нет, покупатель может потерять право на вычет и признание затрат.

Ошибка 6

В строке 8 документа должны стоять дата и номер договора, по которому отгружаются товары, работы или услуги. Если их нет, то безопаснее добавить. В рекомендациях по заполнению УПД не сказано, что заполнять строку 8 необязательно. К тому же наличие реквизитов договора дополнительно подтверждает реальность сделки.

Ошибка 7

В строке 11 нужно отражать дату отгрузки товара. Но если поставщик оставил эту строку пустой, считается, что товары отгружены на дату составления передаточного документа, которая стоит в строке 1. Так что такой УПД можно принимать к учету.

Ошибка 8

Бланк передаточного документа является рекомендованным. Поэтому поставщик ничего не нарушает, включая в него дополнительные данные (в нашем случае реквизиты доверенностей сотрудников организации, которые вправе подписывать подобные документы). Главное, чтобы они не меняли последовательность обязательных реквизитов счета-фактуры. Если дополнительные сведения приведены под строками 14 и 19, проблем не будет.