Туристические компании часто отправляют работников в командировки. При этом наряду с вопросами общего характера зачастую возникают и более специфические. Например, как учесть расходы, если сотрудник в командировке заболел, вылет самолета задержался из-за погодных условий или произошли какие-либо другие непредвиденные обстоятельства? Можно ли отправить в командировку «внештатника»? Как оформить документы в этих случаях? Давайте разберемся.
Что и как возмещают
Командированному работнику сохраняют место работы (должности) и средний заработок, а также возмещают расходы, связанные со служебной командировкой. Это расходы:
– на проезд;
– по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в турфирме может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора, или, допустим, приказ руководителя об особенностях возмещения расходов в связи со служебными командировками.
Для целей налогообложения прибыли, а также в тех организациях, которые применяют «упрощенку» и выбравших объект налогообложения «доходы минус расходы», в состав командировочных включаются расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ):
– на проезд работника к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения (включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
– суточные в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93;
– на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Расходы на проезд и проживание
Расходы на проезд возмещают работнику в полном объеме. Для этого необходимо к авансовому отчету приложить железнодорожные билеты, авиабилеты или иные документы. Причем если руководство турфирмы согласно оплатить перелет сотрудника первым классом или проезд в спальном вагоне, бухгалтер имеет полное право оплатить данные расходы работнику и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль. Возмещаются также и расходы на обязательное страхование пассажиров.
Если работник, например, потерял билет, оплатить расходы на проезд можно и по его заявлению. Однако в этом случае принять их в налоговом учете нельзя.
Расходы по найму жилого помещения также возмещаются работнику в полном объеме. Причем нередко эти расходы оплачивают заранее. Дело в том, что, планируя направить работника в командировку, руководство турфирмы зачастую обеспечивает бронирование и предоплату гостиничного номера.
Суточные
Как мы уже отметили, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом – например, приказом или распоряжением директора турфирмы.
При установлении размеров выплаты суточных нужно учесть следующее.
Нормы суточных для командировок по России (100 руб. в сутки) и за рубеж (различные суммы в долларах США в зависимости от страны, в которую направляется работник) установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Они действуют только для целей исчисления налога на прибыль (а также единого налога при «упрощенке», если выбран объект налогообложения «доходы минус расходы»). К трудовым отношениям этот документ не применяется.
Таким образом, руководство турфирмы должно самостоятельно установить нормы выплаты суточных при командировках по России и за рубеж. Причем в настоящее время Трудовой кодекс РФ не устанавливает никаких ограничений – ни минимального, ни максимального размера суточных. Поэтому формально суточные могут быть и меньше той величины, которая принимается в налоговом учете (100 руб.). Правда, в этом случае интересы работников будут явно ущемлены, ведь даже на 100 руб. нормально прожить день в командировке практически нереально. Верхний же «потолок» суточных определяется исключительно финансовыми возможностями турфирмы.
Немаловажным является и вопрос о подсчете суток нахождения в командировке. Данный момент регулируется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62, которая продолжает действовать и поныне в части, не противоречащей нормам Трудового кодекса РФ.
В соответствии с пунктом 7 Инструкции № 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. То есть необходимо посмотреть даты и время отправления и выбытия по билетам, приложенным к авансовому отчету.
При этом нужно учитывать, что при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если же станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, также учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. День приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.
О выдаче аванса
Перед тем как отправить работника в командировку, ему нужно выдать необходимую сумму денег. Сделать это можно либо в наличной форме (выплатить аванс из кассы), либо путем зачисления необходимой суммы на пластиковую карту.
Выдавать наличными можно и иностранную валюту – когда работник едет в заграничную командировку. Дело в том, что российская организация имеет полное право оплатить или возместить расходы физического лица, связанные со служебной командировкой за пределы территории России (ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Можно ли отправить в командировку «внештатника»?
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отсюда следует, что отправить в командировку можно только тех граждан, с которыми у организации заключен трудовой договор (хотя бы в форме внешнего совместительства).
Направить в командировку человека, с которым у турфирмы не заключен трудовой договор, нельзя. Но если все-таки крайне необходимо отправить такого человека на выставку, в рекламный тур или в иную поездку за счет турфирмы и заключить с ним трудовой договор на условиях внешнего совместительства невозможно или по какой-либо причине нецелесообразно, можно оформить отношения с ним по-другому – заключить договор подряда.
Например, предметом такого договора может быть выполнение работ по созданию рекламных материалов – скажем, работ по осуществлению видео- и фотосъемки отелей и достопримечательностей страны, туры в которую собирается продавать турфирма.
При этом расходы на поездку можно оформить двумя следующими способами.
1. «Перекрыть» их суммой вознаграждения за выполненную работу – то есть предусмотреть в договоре подряда такую цену работ, чтобы полученных средств было достаточно для того, чтобы покрыть фактические расходы «подрядчика» на проезд, проживание и прочие расходы.
2. Прописать в договоре подряда условие о компенсации заказчиком сверх установленной цены работ фактических расходов подрядчика, связанных с поездками, необходимыми для выполнения работы по данному договору.
В первом случае подрядчик получает предоплату по договору подряда и самостоятельно оплачивает все расходы, связанные с поездкой. Во втором случае подрядчик обязан предоставить отчет о фактически израсходованных суммах. Причем возмещаться ему должны только расходы на проезд и проживание. Выплата суточных по договору подряда не положена – соответствующие суммы следует заложить в цену работ подрядчика.
Вынужденные задержки в пути
Бывают случаи, когда, возвращаясь из командировки, работник задерживается в пути. Например, если из-за нелетной погоды задерживают вылет самолета или если из-за плохих погодных условий самолет был посажен в другом городе, где работник какое-то время вынужден был ждать вылета. Возможно, ему пришлось даже на время задержки остановиться в гостинице.
В соответствии с пунктами 11 и 14 Инструкции № 62 в этом случае работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, а также выплачиваются суточные.
А чтобы подтвердить вынужденный характер задержки, работник должен привезти соответствующие документы. Например, справку из авиакомпании о задержке или переносе рейса, о вынужденной посадке и т. д. Если он снимал номер в гостинице, ему следует также приложить соответствующий счет (квитанцию).
Кстати, работник может вовремя не вернуться и из-за других форс-мажорных обстоятельств (наводнение, карантин и т. п.). В этом случае ему также нужно выплатить суточные и возместить жилищные расходы. Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
Болезнь в командировке
Такая ситуация прописана в пункте 16 Инструкции № 62.
Во-первых, временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. То есть работник должен предъявить листки нетрудоспособности, на основании которых ему будет начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности.
Конечно, дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. Поэтому и средний заработок за эти дни за работником не сохраняется. Однако в случае болезни командированному работнику:
– выплачивают суточные;
– на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении).