РАСХОДЫ ПО КАРТАМ УМЕНЬШАЮТ ПРИБЫЛЬ
Минфин России впервые разъяснил: нет принципиальных возражений против того, чтобы налогоплательщики учитывали для целей налогообложения расходы на телефонную связь и интернет, оплаченные картами.
Однако такие расходы должны удовлетворять основным критериям признания расходов (ст. 252 НК РФ). То есть они должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными.
До комментируемых разъяснений было письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61. В нем сказано, что сами по себе карты не являются основанием для списания расходов. Проблема в том, что эту фразу можно было понять как запрет признавать в налоговом учете расходы на связь, оплаченные картами.
Но, как пояснили чиновники в комментируемом письме, они имеют в виду только то, что помимо самих карт расходы надо подтвердить другими документами.
Как видите, отказываться от карт экспресс-оплаты не стоит. Оказывается, препятствий для того, чтобы списать стоимость услуг связи, оплаченных ими, нет. Вместе с тем они дают много преимуществ.
Так, например, если вы компенсируете сотрудникам затраты на мобильную связь, вместо денег им можно выдавать карты. Это, во-первых, позволяет сократить оборот наличных. Карты можно купить и по безналичному расчету. И во-вторых, вы сможете сразу ограничить траты сотрудников, выдавая им карты установленного номинала на период.
Причем это не единственные плюсы.
ЧТОБЫ ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ, НУЖНЫ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В первую очередь в организации должен быть издан распорядительный документ о пользовании телефонной связью и интернетом. Вот на что обратил внимание В.Л. Бахтин, эксперт КГ «Что делать Консалт»:
У вас должно быть установлено, какие сотрудники имеют право пользоваться мобильной, междугородной, международной связью, интернетом. А также лимит расходов на перечисленные услуги. Это можно сделать в приказе руководителя.
Но одного этого мало. Вам нужен счет или отчет, представленный оператором или провайдером. Зачастую думают, что получить указанные счета и отчеты проблематично или вообще невозможно.
Это заблуждение. Просто нужно обратиться за этим к оператору связи или провайдеру.
Сотовая связь
Предоставлять счета абоненту - это обязанность оператора телефонной связи. И закреплена она в Правилах (Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310) для организаций, предоставляющих телефонную связь.
Минимальный набор данных, которые должны быть отражены в счете оператора связи, указан в пункте 115 Правил. В частности, в этот набор входят:
- перечень оказанных услуг телефонной связи;
- коды абонентских номеров, с которыми состоялись телефонные соединения;
- даты соединений;
- продолжительность каждого соединения.
Счет с минимальным набором вам должны предоставить бесплатно.
Если вы решите, что информации в счете, который вы получаете бесплатно, недостаточно для вас, можно потребовать его детализацию. И такое требование оператор обязан выполнить (п. 116 Правил). Другое дело, что за детализацию он может попросить заплатить отдельно.
Междугородная и международная связь
Если вы пользуетесь картами для междугородных или международных разговоров, по которым можно звонить с нескольких телефонных аппаратов, счет вам также обязаны предоставить. Пункты 115 и 116 Правил применяются и в этой ситуации. В таком случае счет будет связан с конкретной картой. В нем будет указан ее номер.
Поэтому уже активированные карты, а также кассовые чеки, полученные при их покупке, храните. В дальнейшем вы можете подколоть к ним счет от оператора, и этого будет достаточно, чтобы подтвердить расходы на международные или междугородные разговоры.
Если со счетами у вас возникли сложности, вы можете воспользоваться советом, который дал В.Л. Бахтин:
Чтобы показать производственную необходимость расходов на междугородные и международные разговоры, оплаченные картами, вы можете вести журнал учета звонков. В него сотрудники будут записывать название оператора связи, номер карты, по которой было установлено соединение, куда звонили, по какому вопросу, время соединения.
Либо сотрудники, которым выдана карта, могут составлять отчет. Они могут делать это с какой-либо периодичностью, например раз в месяц либо после того, как будет израсходована карта.
В любом случае важно указывать длительность разговора, чтобы по тарифам можно было проверить, карта какого именно номинала израсходована.
Списать расходы на связь в налоговом учете бухгалтер сможет, когда получит отчет работника или по журналу.
При этом израсходованные карты лучше хранить.
Интернет
Если у вас заключен письменный договор с провайдером, вы можете предусмотреть в нем, чтобы вам предоставляли отчеты об объемах трафика и список сайтов, которые посещали ваши сотрудники.
Кроме того, такой отчет может сформировать ваша служба информационной поддержки. Для этого существуют специальные программы.
Если получать такой отчет все же сложно, вы можете вести учетный журнал, аналогичный журналу для междугородных и международных переговоров.
КАРТЫ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЕМ РАСХОДОВ
Покупая карту, вы всего лишь выбираете, как будете оплачивать услуги. Поэтому ее приобретение - это еще не затраты. Когда ваш работник активирует карту, это значит, что вы внесли аванс на лицевой счет у оператора связи или провайдера. Расход же возникнет лишь после того, когда работник установит связь и поговорит по телефону.
А подтвердить такой расход могут только счета или отчеты оператора или провайдера. И при наличии таких счетов уже не важно, как именно вы оплатили связь: вносили деньги в кассу, заплатили с расчетного счета или покупали карту.
МНЕНИЕ КОЛЛЕГ
Оправдано ли использование карт для оплаты услуг телефонной связи и интернета? Ведь есть мнение, что признать расходы на услуги, оплаченные картами, в налоговом учете сложно.
О.В. Дудин, главный бухгалтер ООО «ЕвроПринт Сервис» (г. Омск):
- Конечно, пользоваться телефонными картами очень удобно.
Во-первых, стоимость междугородных и международных разговоров по телефонной карте зачастую значительно дешевле, чем в городской телефонной сети. Во-вторых, если контрагент находится в другом часовом поясе, сотрудник может связываться с ним с домашнего телефона.
А в налоговом учете признавать расходы на телефонную связь можно на основании распечатки звонков. Ее обязан предоставить оператор связи. Из распечатки видно, куда и сколько времени был звонок. И стоимость разговоров по номерам контрагентов можно включать в расходы.
Помимо этого карты позволяют проконтролировать сотрудников. По номерам абонентов в распечатке можно определить, были переговоры деловыми или личными.