При строительстве организации используют различные материалы, топливо и т. д. Как учитывать такие ценности? Как организовать контроль их расходования? Об этом и поговорим.
Об организации контроля
Действенный контроль за сохранностью материальных ценностей предполагает необходимые предпосылки. В частности, в строительной организации необходимо:
– оборудовать склады и специальные площадки;
– внедрить доставку стройматериалов (бетона и др.) от поставщиков непосредственно на объекты строительства;
– установить круг лиц, ответственных за приемку, сохранность и отпуск материальных ценностей;
– определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов;
– установить систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
– организовать проведение в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов;
– усовершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов.
Приход материалов
Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел. Работники этих отделов должны:
– зарегистрировать документы в журнале учета поступающих материалов;
– сверить данные этих документов с договором поставки;
– акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
– передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза;
– передать документы в бухгалтерию.
Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты и т. п.) передаются на склад для руководства при приемке и оприходовании материалов.
Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на стройку, производится на склад под расписку кладовщика на товарно-транспортной накладной.
Контроль за своевременным оприходованием прибывших материалов должны производить отдел снабжения и бухгалтерия. Контроль ведется на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах. Приемные акты и приходные ордера по учету материалов обычно составляют в день их поступления.
Расход материалов
Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается отпуск этих материальных ценностей непосредственно для выполнения СМР. При этом отпуск указанных ценностей на площадки строительства следует рассматривать как перемещение материальных ценностей.
Отпуск материалов, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
За основу лимитов принимаются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на вид работ. Лимитирование отпуска материалов на производство оформляется или лимитно-заборными картами, или групповыми ведомостями (картами) учета использования лимитов.
Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта.
Отпуск материалов, конструкций, деталей, твердого и жидкого топлива с приобъектного склада на производство на стройках отражается в материальном отчете прораба (мастера). При этом первичные документы не оформляются, если прораб является материально ответственным лицом.
График документооборота при приходе, расходе, хранении и инвентаризации МПЗ приведен в приложении.
Учет материалов
Аналитический учет материалов на складах и строительных участках должен производиться в сортовом разрезе в соответствии с порядком их хранения.
Фактический расход материалов, конструкций и изделий на строительные и монтажные работы за отчетный месяц сопоставляется в отчетах о расходе основных материалов в строительстве с нормативным расходом, исчисленным по производственным нормам на выполненный объем работ.
Объем строительно-монтажных работ, по которому определяется плановый (нормативный) расход материалов, принимается по данным журнала учета выполненных строительно-монтажных работ. Правильность составления отчета проверяется производственно-техническим отделом стройки. На все отклонения от норм (как перерасход, так и экономию) должны быть даны объяснения с приведением причин и технических расчетов. Отчет производителя работ о расходе материалов утверждается руководителем стройки (главным инженером).
В целях улучшения учета и контроля за расходом материальных ценностей на производство строительных и монтажных работ рекомендуется применять пообъектные материальные отчеты на весь период строительства.
В таком материальном отчете должен быть указан лимит потребности материальных ценностей на объект, их приход и расход на производство и другие нужды, а также остатки на начало и конец месяца. Расход материалов на производство указывается как за отчетный месяц, так и с начала строительства объекта.
Учет расходов на ГСМ
При списании в налоговом учете расходов на ГСМ строительные фирмы должны соблюдать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р 3112194-0366-03, утвержденный Минтрансом России 29 апреля 2003 года). Списывать же расходы на бензин без ограничений или по другим лимитам вправе только те организации, для автомобилей которых нормы не установлены. Им в этом случае нужно руководствоваться технической документацией к автомобилю или информацией его изготовителя. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.
