Оплата больничных: ФСС России разъяснил

Оплачивать пособия по временной нетрудоспособности по новым правилам учреждения начали в этом году. Вопросов по их применению у бухгалтеров возникает немало. Специалисты ФСС России по мере своих возможностей дают на них ответы. Наиболее важные разъяснения о выплате пособий мы прокомментируем в статье.

Расчет среднего заработка

Для оплаты пособий по временной нетрудоспособности необходимо рассчитать средний заработок за расчетный период. В этом случае применяют правила, установленные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375 (далее — Правила). Это постановление вступило в силу 19 июня 2007 года, но его действие распространено на правоотношения, возникшие с 1 января 2007 года.

Из-за этого бухгалтеры учреждений полгода рассчитывали пособия, не имея четких руководств к действию. Многие применяли Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213, которое предназначено для расчета отпусков. И это привело к ошибкам.

Учет премий

При оплате отпуска в расчет можно включить только четыре квартальные премии. А вот для оплаты пособий по временной нетрудоспособности в Федеральном законе от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ) таких ограничений нет. Получается, что учреждение могло выплатить работнику пособие в меньшей сумме, чем следовало.

ФСС России в письме от 10 августа 2007 г. № 02-13/07-7430 высказал мнение, что начисленные ранее суммы пособий необходимо пересчитать по правилам, которые установлены постановлением № 375, и доплатить работнику разницу. Сумму доплаты необходимо отразить в расчетной ведомости по средствам ФСС России (форма 4-ФСС РФ) за тот период, когда перерасчет был фактически сделан и доплата произведена.

Мы рекомендуем бухгалтерам проверить правильность расчета пособий по больничным с 1 января 2007 года и при необходимости произвести работникам доплаты.

Выплаты, не включаемые в расчет

Наряду с суммами, включаемыми в расчет среднего заработка, Правила содержат и перечень выплат, которые учитывать нельзя (п. 4 и 8 Правил).

В частности, не учитываются в расчете периоды и выплаченные суммы, когда работник был в ежегодном основном или дополнительном оплачиваемом отпуске.

Однако до утверждения Правил из формулировок Закона № 255-ФЗ было невозможно сделать однозначный вывод о том, что суммы отпускных в расчет не принимаются. Дело в том, что в пункте 2 статьи 14 Закона № 255-ФЗ говорится, что «…включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, учитываемые при определении налоговой базы по единому социальному налогу, зачисляемому в ФСС России, в соответствии с главой 24 Налогового кодекса РФ». Поэтому учреждения в начале 2007 года могли принимать в расчет для оплаты больничных суммы отпускных и выплатить пособие в большей сумме.

В письме от 20 августа 2007 г. № 02-13/07-7922 ФСС России разъяснил, что излишне выплаченную сумму пособия можно взыскать с работника только в случае, когда переплата произошла из-за счетной ошибки или когда работник представил документы с заведомо неверными сведениями. В других случаях удержать переплату можно только с письменного согласия работника.

Обратите внимание: расходы учреждения за счет средств фонда социального страхования России, выплаченные с нарушением законодательства или не подтвержденные документами, к зачету не принимаются.

Среди выплат, которые не учитывают в расчете, указаны и выплаты социального характера. О них ФСС России напоминает в письме от 1 июня 2007 г. № 02-13/07-4827.

Это суммы материальной помощи, дотации на питание и проезд работников в общественном транспорте, денежные компенсации работникам, которые не воспользовались путевками на санаторно-курортное лечение, поскольку они в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ заработной платой не являются.

Выплаты пособий во время отпуска

Все случаи, когда работнику должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности, перечислены в статье 5 Закона № 255-ФЗ. Одновременно в пункте 1 статьи 9 этого закона приведены случаи, когда больничные не выплачиваются.

В частности, пособие полагается при заболевании или травме, а также при необходимости ухода за больным членом семьи.

Если болеет работник

Итак, Закон № 255-ФЗ говорит о том, что пособие не выплачивается при утрате трудоспособности работником в период освобождения его от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством. Однако если заболевание или травма случились в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то ему должно быть выплачено пособие по больничному. Это исключение предусмотрено подпунктом 1 пункта 1 статьи 9 Закона № 255-ФЗ.

В отношении такого случая в письме от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4830 ФСС России разъяснил следующее.

При болезни или травме работнику на основании листка нетрудоспособности учреждение оплачивает все календарные дни, включая выходные и праздничные дни, которые приходятся на этот период. Отпуск в этом случае должен быть продлен на количество календарных дней болезни или перенесен на другой срок (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Если заболел ребенок

Как поступить учреждению, если работница представила листок временной нетрудоспособности по уходу за ребенком, который ей был выдан в период, когда она находилась в очередном оплачиваемом отпуске?

В таком случае учреждению нужно отказать в назначении и выплате пособия, а также и в продлении отпуска. Ведь оно полагается только когда в отпуске заболела сама работница.

Такое мнение высказал ФСС России в письме от 9 августа 2007 г. № 02-13/07-7422. Причем Фонд говорит о том, что листок нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи (в том числе и за больным ребенком) не выдается в период отпуска (п. 5.6 Инструкции, которая утверждена приказом Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. № 206 и постановлением ФСС России от 19 октября 1994 г. № 21).

Однако в этой Инструкции не сказано, что работница каким-либо образом должна подтвердить, что она в момент обращения за больничным листом находится в очередном отпуске или отпуске без оплаты. В пункте 1.6 Инструкции определено только, что листок нетрудоспособности выдает врач при предъявлении документа, удостоверяющего личность пациента. Следовательно, любой из родителей, даже находясь в отпуске, сможет оформить больничный лист по уходу за ребенком.

В том случае, если учреждение такой больничный оплатит, ответственность за негативные последствия полностью возлагается на него.

Подсчет страхового стажа

Размер пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в настоящее время зависит от продолжительности страхового стажа работника. Его подсчитывают и подтверждают по правилам, которые установлены статьей 16 Закона № 255-ФЗ и Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа (утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91).

У работника отдела кадров и бухгалтера учреждения может возникнуть вопрос о том, как подсчитать страховой стаж, если женщина оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет? Вот что разъяснил ФСС России в письме от 9 августа 2007 г. № 02-13/07-7424.

Пособие по временной нетрудоспособности положено гражданам, которые подлежат обязательному социальному страхованию. Если женщина работает в учреждении по трудовому договору, то она признается застрахованной. Каждый факт заключения и расторжения трудового договора обязательно фиксируется в трудовой книжке работницы. Все эти периоды работы и составляют страховой стаж. Поэтому основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, признается именно трудовая книжка (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа).

На основании статьи 256 Трудового кодекса РФ женщине по заявлению предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. На этот период за ней сохраняется место работы (должность). Трудовой договор с ней не прекращается. Поэтому весь период такого отпуска должен учитываться при подсчете страхового стажа.

Болезнь в день заключения договора

Трудовой договор с работником можно подписать в день выхода на работу. Это можно сделать и заранее, указав в нем дату, когда он должен приступить к работе. Тогда возможна ситуация, что работник заболел именно в этот день и на работу не вышел. Это обстоятельство не лишает его права получить пособие по временной нетрудоспособности (п. 4 ст. 6 Закона № 255-ФЗ). Его следует выплатить на основании представленного листка нетрудоспособности даже в том случае, если учреждение-работодатель этот договор успело аннулировать из-за того, что работник не приступил к исполнению своих обязанностей. Основание — статья 61 Трудового кодекса РФ. Правда, здесь есть ограничение: пособие можно выплачивать не более чем за 75 календарных дней. С этим соглашается и ФСС России (см. письмо от 15 августа 2007 г. № 02-13/07-7585).

Пособие по беременности и родам

С 1 января 2008 года пособие по беременности и родам будет исчисляться исходя из максимального размера 23 400 руб. Это предусмотрено Федеральным законом от 21 июля 2007 г. № 183-ФЗ. Однако Государственная дума 3 октября 2007 года приняла в первом чтении проект закона, согласно которому пособия должны выплачиваться в пределах 23 400 руб. уже с 1 сентября 2007 года.

Тем женщинам, которые оформили отпуск по беременности после 1 сентября 2007 года, пособие нужно рассчитать исходя из максимального размера 16 125 руб. А вот после принятия этого закона учреждение будет обязано произвести его перерасчет и при необходимости доплатить разницу. Такое разъяснение дал ФСС России в письме от 16 августа 2007 г. № 02-13/07-7810.

При выплате пособий по беременности и родам необходимо учитывать еще одну особенность. Отпуск по беременности и родам предоставляется женщине по ее заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности (ст. 255 Трудового кодекса РФ). В статье 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ также сказано, что для назначения и выплаты пособия по беременности и родам должен быть представлен листок нетрудоспособности.

Из этих положений законодательства следует, что если больничный листок женщина не представила, то учреждение не имеет оснований для назначения и выплаты ей пособия. Аналогично следует поступать и в отношении женщин, которые работают по совместительству. Такую рекомендацию дал ФСС России в письме от 7 июня 2007 г. № 02-13/07-4837.

Пособие по уходу за ребенком

С правилами выплаты пособий по временной нетрудоспособности тесно связан порядок назначения и выплаты пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

Его выплата регулируется Федеральным законом от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ, но порядок расчета среднего заработка в этом случае тот же самый, что и для пособий по нетрудоспособности. То есть расчетный период, суммы и календарные дни, включаемые в расчет, а также периоды времени и суммы, исключаемые из расчета, одинаковы.

Каким образом рассчитать работнице пособие по уходу за ребенком до исполнения ему полутора лет, если в расчетном периоде у нее не было заработка? Такая ситуация возможна, например, когда женщина сразу после отпуска по уходу за первым ребенком оформила отпуск по уходу за вторым.

Ведь в расчетном периоде (12 календарных месяцев перед наступлением отпуска по уходу) работнице могли предоставить очередной отпуск, выплатить пособие по беременности и родам и пособие по уходу за первым ребенком. Однако все эти выплаты, согласно пункту 8 Правил, в расчете не учитываются.

В таком случае для расчета необходимо применить пункт 11 Правил: если у женщины не было заработка, то расчет делается исходя из тарифной ставки (должностного оклада). Именно такую рекомендацию дал ФСС России в письме от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4832.

При этом Фонд не уточнил, можно ли для расчета пособия принять сумму должностного оклада, который, например, сохраняется за работницей вместе с должностью, и от него определить сумму в 40 процентов? Или все равно необходимо применить методику расчета, которая изложена в Разъяснениях, утвержденных приказом Минздравсоцразвития РФ и ФСС России от 13 апреля 2007 г. № 270, № 106.

Если применять Разъяснения, то расчет должен быть следующим: