Чаще всего с такими ситуациями сталкиваются компании, которые торгуют офисной техникой, мебелью, стройматериалами, канцтоварами, бытовой химией… То есть товарами, которые используют в своей деятельности все организации. Естественно, такие вещи могут понадобиться и самой компании-продавцу. Разберемся, что нужно учесть, «переквалифицировав» товары в материалы или основные средства.
Оформляем первичные документы
Итак, вопрос номер один: какие документы составлять в данной ситуации? Ответа на него нет ни в ПБУ 5/01, ни в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). По нашему мнению, необходимыми здесь будут такие бумаги.
Приказ руководителя. Решение использовать бывший товар для внутренних нужд предприятия нужно закрепить приказом директора. Основанием для приказа может быть служебная записка от руководителя отдела, куда будет передано имущество. С просьбой предоставить его в ведение именно этого отдела.
Накладная на перемещение товара. Передача товара соответствующему отделу, как и любая хозяйственная операция, должна быть оформлена первичным документом. Таковы требования пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Унифицированная форма для этой операции законодательством не установлена. Это означает, что разработать ее нужно самостоятельно. И перед применением утвердить в учетной политике для целей бухучета (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 5 ПБУ 1/98).
Изготовить необходимый бланк проще всего на основании уже действующих форм. Так, если речь идет о переводе товара в состав материалов, в первичном документе можно частично использовать реквизиты таких форм, как:
— № ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132);
— № М-4 «Приходный ордер» (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Если же бывший товар переходит в категорию основных средств, в бланк первичного документа можно включить реквизиты форм:
— № ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»;
— № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (утвержден постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).
Делаем проводки в бухгалтерском учете
Как отразить переход товара в материалы или основные средства, зависит от того, каким способом он был учтен при покупке. Компании, которые торгуют оптом, как правило, учитывают товары по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01). При этом возможно два варианта:
— фактическая себестоимость формируется на счете 41 «Товары» с учетом транспортно-заготовительных расходов;
— транспортно-заготовительные расходы учитываются отдельно, на счете 44 «Расходы на продажу».
Розничные же торговцы зачастую применяют метод оценки по продажным ценам. То есть с использованием счета 42 «Торговая наценка» (п. 13 ПБУ 5/01).
Рассмотрим подробно каждый из вариантов.
Товар учтен по фактической себестоимости, включая транспортные расходы
При этом способе учета фактическая себестоимость товара складывается из всех затрат по его покупке. В частности, к ним относятся:
— стоимость товара в соответствии с договором (без учета НДС);
— таможенные пошлины и невозмещаемые налоги и сборы;
— транспортно-заготовительные расходы.
Перечень составляющих фактической себестоимости приведен в пункте 6 ПБУ 5/01. При постановке товара на учет ее сумма отражается по дебету счета 41 «Товары».
Соответственно, при переводе товара в другую категорию нужно сделать проводку по кредиту этого счета. Товар при этом оценивается по стоимости выбытия. То есть по той методике, которую компания применяет для товаров этой группы (по средней себестоимости, методу ФИФО или по стоимости единицы).
Какой счет будет корреспондировать со счетом 41, зависит от того, в какой вид имущества превратился бывший товар.
Если он соответствует признакам материала, «переведите» его на счет 10 и спишите в расходы в момент отпуска в производство. Проводки при этом будут такими:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 41
— бывший товар учтен на балансе в качестве материала;
ДЕБЕТ 44 (20, 23, 25, 26, 29) КРЕДИТ 10
— списана стоимость переданного в эксплуатацию материала.
Если же бывший товар попадает под определение основного средства, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 41
— отражена стоимость товара, который решено использовать для собственных целей;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— бывший товар учтен в качестве основного средства.
Амортизацию по новоявленному основному средству начинайте начислять, как обычно, со следующего месяца после того, как оно будет принято к учету (п. 21 ПБУ 6/01).
Обратите внимание: делать какие-либо сторнировочные проводки при переводе товара в другую категорию имущества не нужно. Ведь такие проводки применяются лишь в конкретных случаях. Чаще всего когда нужно исправить ошибки прошлых периодов. Однако в нашей ситуации никаких ошибок при приемке товара допущено не было.
ПРИМЕР 1
ООО «Мастер» занимается оптовой продажей мебели. В соответствии с учетной политикой компания:
— приходует товары по фактическим затратам на их приобретение(с учетом транспортных расходов);
— списывает товары методом средней себестоимости;
— в составе основных средств отражает имущество стоимостью более 20 000 руб.
По состоянию на 1 мая 2008 года на складе компании числилось два закупленных для перепродажи офисных шкафа. Их общая стоимость — 15 000 руб. (без учета НДС). 5 мая «Мастер» закупил еще20 таких же офисных шкафов на сумму 188 800 руб. (в том числе НДС — 28 800 руб.). Расходы на доставку шкафов составили 7080 руб. (в том числе НДС — 1080 руб.). 26 мая генеральный директор ООО «Мастер» приказал передать четыре шкафа в отдел кадров. Других операций по списанию шкафов в мае не было.
Средняя стоимость одного шкафа в мае составила:
(15 000 руб. + 160 000 руб. + 6000 руб.) : (2 шт. + 20 шт.) = 8227,27 руб. за штуку.
Бухгалтер сделал в учете такие проводки.
5 мая 2008 года:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
— 166 000 руб. (188 800 – 28 800 + 7080 – 1080) — учтена стоимость приобретенных шкафов;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 29 880 руб. (28 800 + 1080) — отражен НДС, предъявленный продавцом и транспортной компанией;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 29 880 руб. — принят к вычету НДС по счетам-фактурам продавца и транспортной компании.
26 мая 2008 года:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 41
— 32 909,08 руб. (8227,27 руб. * 4 шт.) — шкафы для отдела кадров переведены в состав материалов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10
— 32 909,08 руб. — стоимость переданных отделу кадров шкафов включена в состав расходов на продажу.
Товар учтен по фактической себестоимости, не включая транспортные расходы
Этот способ учета предполагает, что на счете 41 учитывается исключительно стоимость товаров по договору с поставщиком. А транспортно-заготовительные расходы отражаются обособленно, на счете 44 «Расходы на продажу». Соответственно, при «переводе» товара в другую категорию стоимость товара и относящихся к нему транспортно-заготовительных расходов с этих счетов нужно списать.
ПРИМЕР 2
ООО «Технолог» занимается оптовой продажей компьютеров. В соответствии с учетной политикой компания:
— приходует товары по фактическим затратам на их приобретение (без учета транспортных расходов);
— списывает товары методом средней себестоимости;
— в составе основных средств отражает имущество стоимостью более 20 000 руб.
По состоянию на 1 мая 2008 года на складе компании числилось 10 ноутбуков общей стоимостью 250 000 руб. (без учета НДС). Остаток нераспределенных транспортных расходов на эту дату — 1000 руб.
7 мая ООО «Технолог» закупило еще 100 таких же ноутбуков на сумму 3 304 000 руб. (в том числе НДС — 504 000 руб.). Расходы на доставку ноутбуков составили 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.). 26 мая генеральный директор ООО «Технолог» приказал передать 20 ноутбуков отделу продаж для эксплуатации в процессе работы. Других операций по списанию ноутбуков в мае не было.
Средняя стоимость одного ноутбука в мае составила:
(250 000 руб. + 2 800 000 руб.) : (10 шт. + 100 шт.) = 27 727,27 руб.
Средние расходы на доставку одного ноутбука:
(1000 руб. + 10 000 руб.) : (10 шт. + 100 шт.) = 100 руб.
Бухгалтер сделал в учете такие проводки.
5 мая 2008 года (при поступлении товаров):
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
— 2 800 000 руб. (3 304 000 – 504 000) — учтена стоимость приобретенных ноутбуков;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
— 10 000 руб. — учтены расходы на доставку ноутбуков;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 505 800 руб. (504 000 + 1800) — отражен НДС, предъявленный продавцом и транспортной компанией;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 505 800 руб. — принят к вычету НДС по счетам-фактурам продавца и транспортной компании.
26 мая (при переводе каждого ноутбука в состав основных средств):
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 41
— 27 727,27 руб.— ноутбук исключен из состава товаров;
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 44
— 100 руб. — расходы на доставку ноутбука учтены в его первоначальной стоимости;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 27 827,27 руб. (27 727,27 + 100) — ноутбук отражен в составе основных средств.
Товар учтен по продажной цене
Этот способ применяют компании, которые торгуют в розницу. В соответствии с ним фактические затраты на покупку товара учитываются, как обычно, на счете 41. А торговая наценка отражается отдельно, на счете 42. Она включает в себя «накрутку» на стоимость товара и НДС с продажной стоимости (если компания является плательщиком этого налога).
Если приобретенный товар решено использовать для собст-венных нужд, его фактическая себестоимость списывается со счета 41. И зачисляется на тот счет, который соответствует его новой категории. Если товар «переквалифицирован» в материал, это будет счет 10, если в основное средство — счет 08. Что касается торговой наценки, то ее необходимо сторнировать.
ПРИМЕР 3
ООО «Канцлер» занимается розничной торговлей и платит налоги по общей системе налогообложения. 5 мая компания закупила 100 папок для бумаги по цене 59 руб. за одну папку (в том числе НДС — 9 руб.). Общая покупная стоимость папок — 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). 26 мая 50 папок решено использовать в бухгалтерии.
Допустим, «Канцлер» учитывает товары по продажным ценам, «накручивая» на покупную стоимость товаров 20 процентов. Тогда продажная стоимость одной папки равна:
50 руб. + 50 руб. * 20% + (50 руб. + 50 руб. * 20%) 18% = 70,80 руб.
Продажная стоимость всей партии папок — 7080 руб. (70,80 руб. * 100 шт.).
Бухгалтер ООО «Канцлер» сделал такие проводки в учете.
5 мая 2008 года:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
— 5000 руб. (5900 – 900) — принята к учету партия папок;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 900 руб. — отражена сумма НДС по оприходованным папкам;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 900 руб. — принят к вычету НДС по счету-фактуре продавца;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 42
— 2080 руб. (7080 – 5000) — начислена торговая наценка на оприходованные папки.
26 мая 2008 года:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 41
— 2500 руб. (50 руб. * 50 шт.) — отражена в составе материалов покупная стоимость папок, которые будут использованы в бухгалтерии;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 42
— 1040 руб. (2080 руб. : 100 шт. * 50 шт.) — сторнирована торговая наценка на 50 папок, которые будут использованы в бухгалтерии;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10
— 2500 руб. — папки переданы в бухгалтерию.
Разбираемся с НДС
Допустим, при покупке товара «входной» НДС принят к вычету. Но что если этот товар использован вовсе не для перепродажи? Означает ли это, что у компании возникают дополнительные обязательства по НДС? Это зависит от того, в какой деятельности товар будет использован впоследствии. А точнее, от того, учитываются ли расходы на эту деятельность при расчете налога на прибыль.
Ситуация 1. Товар использован для собственных нужд, расходы на которые учитываются при расчете налога на прибыль. В этом случае доплачивать НДС не нужно. Это следует из подпункта 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ.
Восстанавливать «входной» НДС по «переквалифицированным» товарам необходимости тоже нет. Об этом свидетельствует пункт 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Там приведен перечень ситуаций, в которых требуется восстановление. Самая распространенная из них — товар использован в не облагаемых этим налогом операциях. Случай, когда товар решено применить в деятельности, расходы на которую участвуют в расчете налога на прибыль, к этой ситуации не относится. Ведь эти расходы связаны с производством или реализацией, а значит, участвуют в облагаемых НДС операциях.
Ситуация 2. Допустим, товар решено передать в подразделение, которое в производственной деятельности не участвует. И компания не учитывает расходы на эту деятельность при расчете налога на прибыль. Например, спортинвентарь, приобретенный для перепродажи, был передан в спортзал, оборудованный предприятием для бесплатных занятий сотрудников.
В этом случае на стоимость товара нужно начислить НДС (подп. 2 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ). А также составить счет-фактуру в одном экземпляре, зарегистрировав его в книге продаж и журнале учета выставленных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 Налогового кодекса РФ).
Обратите внимание: на ситуацию, когда товар передан в подразделение — объект обслуживающего производства, эти правила не распространяются. Примером такого объекта может быть принадлежащий компании спортзал, услуги которого являются полностью или частично платными. Утверждать, что расходы на содержание такого подразделения не участвуют в расчете налога на прибыль, нельзя. Дело в том, что расходы обслуживающих производств, хоть и по особым правилам, но учитываются при налогообложении прибыли (ст. 275.1 Налогового кодекса РФ).
А теперь о «входном» НДС, который принят к вычету при покупке товара. Передав товар в подразделение, расходы на которое при расчете налога на прибыль не учитываются, восстанавливать этот налог не нужно. Все просто — в этой ситуации товар считается использованным в облагаемых НДС операциях. Ведь, как мы уже сказали выше, при его передаче компания должна начислить НДС. Соответственно, оснований, чтобы применить правила пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ, нет.
Корректируем регистры по налогу на прибыль
В налоговом учете стоимость товаров уменьшает базу по налогу на прибыль только после их реализации. То же самое относится и к расходам на доставку (если компания учитывает их не в стоимости товаров, а обособленно). Списывать такие расходы статья 320 Налогового кодекса РФ требует пропорционально реализованным товарам. Таким образом, подавать уточненные декларации по налогу на прибыль из-за «перевода» товара в основные средства не придется.
А вот в налоговых регистрах корректировки могут понадобиться. Поправить в них нужно, во-первых, данные об остатках нереализованных товаров. А во-вторых, сведения о распределенных на эти товары расходах на доставку. Дальнейший учет расходов на бывший товар полностью зависит только от того, в какую категорию имущества он попадет.
Перечень обязательных реквизитов первичного документа
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
-наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации;
-содержание хозяйственной операции;
-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
-должности лиц, ответственных за совершение и оформление операции;
-личные подписи этих лиц.