Письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314
Первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета можно не распечатывать, а хранить в электронном виде. Но при одном условии — что они заверены электронно-цифровыми подписями.
В отношении бухгалтерской «первички» это следует из статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Изготавливать бумажные копии эта статья требует лишь в двух случаях: они необходимы контрагентам или их запросили представители контролирующих ведомств. В этой же статье приведен перечень обязательных реквизитов первичного документа. Один из них — личные подписи должностных лиц. Электронные документы могут соответствовать этому требованию, только если они заверены электронно-цифровыми подписями. О том, что их можно считать равнозначными собственноручным, сказано в пункте 1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Что касается бухгалтерских и налоговых регистров, то хранить их в электронном виде разрешают статья 10 Закона № 129-ФЗ и статья 314 Налогового кодекса РФ. Но при этом компания должна позаботиться о их защите. По мнению Минфина России, обеспечить ее могут лишь электронно-цифровые подписи.