Порядок выдачи дубликатов документов об образовании, квалификации или обучении устанавливается Минобрнауки России (ч. 4 ст. 60 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», далее – Закон об образовании). Приказом от 13 февраля 2014 г. № 112 это министерство утвердило Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов (далее – Порядок выдачи документов и дубликатов). Именно этим документом необходимо руководствоваться как вузам, так и лицам, намеренным получить дубликат соответствующего диплома.
Пункт 29 Порядка выдачи документов и дубликатов предусматривает три основания для выдачи дубликатов:
1) утрата или порча диплома или приложения к нему либо утрата или порча дубликата;
2) выявление ошибки в дипломе или приложении к нему либо в дубликате после их получения;
3) изменение фамилии, имени или отчества обладателя диплома.
Последняя ситуация является самым распространенным основанием, учитывая, что она охватывает многочисленные случаи смены фамилии в результате заключения брака.
Как указано в пункте 29 Порядка выдачи документов и дубликатов, он выдается на основании заявления обладателя диплома. Процедура подачи такого заявления, а также выдача дубликата диплома регламентированы пунктами 30–37 Порядка выдачи документов и дубликатов. Так, в случае изменения фамилии (имени, отчества) обладателя диплома к заявлению о выдаче дубликата должны быть приложены копии документов, подтверждающих соответствующие изменения (п. 32 Порядка выдачи документов и дубликатов). Оговорено, что дубликат диплома без приложения к нему действителен. Вместе с тем дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.
Дубликат диплома выдается обладателю диплома лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности. Это предписано пунктом 34 Порядка выдачи документов и дубликатов. Кроме того, предусмотрено, что на основании заявления обладателя диплома соответствующий дубликат может быть направлен в его адрес по почте с уведомлением о вручении.
Копия выданного дубликата, а также доверенность, заявление о выдаче дубликата, заявление о направлении дубликата по почте хранятся в личном деле выпускника (п. 35 Порядка выдачи документов и дубликатов).
В настоящее время процедура выдачи дубликатов документов об образовании, в том числе дипломов о высшем образовании, регламентирована статьей 60 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании). В данной статье, в частности, указано, что за выдачу документов об образовании или о квалификации, документов об обучении и дубликатов этих документов плата не взимается.
Иногда бывает, что к моменту обращения за дубликатом этот вуз уже не существует. Как быть в такой ситуации?
Согласно пункту 36 Порядка выдачи документов и дубликатов, в случае реорганизации образовательной организации дубликат выдает ее правопреемник. Например, если вуз, выдавший диплом, в результате реорганизации присоединен к другому вузу, то обращаться надо в вуз, к которому проведено присоединение.
Если вуз ликвидирован, то дубликат должен быть выдан его учредителем. А если он отсутствует, то госорганом или органом местного самоуправления, в ведении которого находится архив, где хранятся личные дела выпускников ликвидированного вуза.
Требования к заполнению дубликатов определены пунктами 16–22 Порядка выдачи документов и дубликатов. В частности, оговорено, что в дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. Дубликат подписывает руководитель образовательной организации. А вот подпись председателя государственной экзаменационной комиссии на дубликате диплома не ставится.
Требования к учету бланков, а также выданных дипломов и дубликатов регламентированы пунктами 23–26 Порядка выдачи документов и дубликатов. Для учета выдачи дипломов и дубликатов в организациях, занимающихся образовательной деятельностью, ведутся книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации. Листы такой книги пронумеровываются, а сама она прошнуровывается, скрепляется печатью образовательной организации с указанием количества листов в ней. Эта книга хранится как документ строгой отчетности.
Обратите внимание: образовательные организации, расположенные в Крыму и Севастополе, не могут использовать бланки документов иностранных государств. Поэтому дубликат украинского документа оформляется на российском бланке диплома о высшем образовании и о квалификации. Причем на русском языке. Данный порядок распространяется на тех выпускников, чьи личные дела хранятся в вузах, осуществляющих свою деятельность в Крыму и Севастополе. Такой порядок установлен в главе VI Порядка выдачи документов и дубликатов. Кроме того, разъяснения Минобрнауки России на эту тему приведены в письмах от 8 сентября 2014 г. № АК-2861/05 и от 17 июня 2014 г. № АК-1589/05.
Д. Звоненко,
юрист