Персонифицированный учет: проверьте себя
1. Сотрудник при приеме на работу заявил об утере пенсионного страхового свидетельства. При этом ему известен его номер в ПФР. Какие действия в таком случае нужно предпринять?
А. Компании следует подать на этого работника анкету по форме АДВ-1.
Б. Работнику следует заполнить заявление по форме АДВ-3 на выдачу дубликата и самостоятельно отнести его в отделение Пенсионного фонда.
В. Работнику следует заполнить заявление по форме АДВ-3 на выдачу дубликата, а компания переправит его в отделение Пенсионного фонда.
2. Сотрудница компании вышла замуж и сменила фамилию. Нужно ли в таком случае менять пенсионное страховое свидетельство?
А. Нет, ведь номер в таком случае не меняется.
Б. Нет, достаточно уведомить о смене фамилии ПФР.
В. Да, нужно.
3. Бухгалтер компании обнаружил в страховом свидетельстве одного сотрудника ошибку в отчестве. Этот работник находится в длительной (больше месяца) заграничной командировке. Кто в таком случае должен заполнить листок исправлений?
А. В этом случае заполнить листок исправлений вправе представитель компании.
Б. Заполнить листок исправлений должен сам работник. Поэтому нужно дождаться его возвращения из командировки.
4. Сотрудник компании достиг пенсионного возраста. Должна ли в таком случае компания подать на него индивидуальные сведения в Пенсионный фонд, не дожидаясь окончания года?
А. Да, получив от работника заявление о выходе на пенсию.
Б. Нет, такой обязанности у компании нет.
5. Компания приняла на работу гражданина Узбекистана. У него есть разрешение на временное проживание. Нужно ли оформлять ему в таком случае пенсионное свидетельство?
А. Да, нужно.
Б. Да, но только в том случае, если он подал документы на российское гражданство.
В. Нет, не нужно.
Правильные ответы: 1В, 2В, 3А, 4А, 5А
Пояснения - в тексте статьи.
Если свидетельство утеряно
Правильный ответ на первый вопрос - В. Если пенсионную карточку работник потерял, он вправе подать работодателю заявление о выдаче дубликата (п. 5 ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 23 Инструкции). Заявление он заполняет по форме АДВ-3, утвержденной постановлением № 192п. При этом в нем нужно указать номер прежнего страхового свидетельства. А компания в течение двух недель должна переправить заявление в свое отделение Пенсионного фонда РФ (п. 24 Инструкции).
К заявлению надо приложить документы, которые подтверждают страховой номер (п. 5 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). Если у вас или у работника сохранилась ксерокопия свидетельства, то проблем не будет. Если такой копии нет, заявление придется отправить без нее. Работники фонда сверят указанный номер свидетельства с анкетными данными по базе. И если ошибки нет, то проблем не будет.
Заявление представляется в Пенсионный фонд РФ вместе с описью документов (форма АДВ-6-1). В течение одного месяца сотрудники фонда принимают решение о выдаче дубликата свидетельства и направляют такой дубликат в компанию. Точно так же, как и при выдаче первоначального документа, вы обязаны выдать свидетельство работнику на руки не позднее недели со дня его получения. Кроме того, работник должен расписаться в получении свидетельства в сопроводительной ведомости.
А как быть в том случае, если номер страхового свидетельства неизвестен? Такое возможно в ситуации, когда сотрудник только пришел на работу, но не может сообщить свои пенсионные данные. При этом точно известно, что страховое свидетельство он оформлял, но потерял его и сведений о страховом номере не сохранил. В такой ситуации возможно два варианта.
Первый вариант - выяснить номер его карточки в Пенси-онном фонде или у прежнего работодателя. И после этого подать заявление в Пенсионный фонд на выдачу сотруднику дубликата. В нем нужно указать номер, который вам сообщили.
Если сделать это не удастся (например, сотрудник приехал из другого города), остается второй вариант. Оформить анкету на получение первоначального страхового свидетельства по форме АДВ-1. В этом случае из Пенсионного фонда придет отказ (поскольку документы на работника уже подавались), но в этой бумаге будет указан номер его пенсионного свидетельства. Получив его, можно подавать бумаги на выдачу дубликата.
Порядок действий работодателя, когда ему неизвестен страховой номер сотрудника, мы представили на схеме.
Если изменились анкетные данные
Верный ответ на второй вопрос - В. Если у работника изменились личные данные, ему следует написать заявление об обмене страхового свидетельства (п. 23 Инструкции). Смена фамилии - это самый распространенный случай. Но поменяться также могут имя, отчество, а также дата и место рождения. Во всех этих случаях нужно менять пенсионную карточку. При этом страхователь должен проверить документы, подтверждающие изменение данных сотрудника. Прежде всего к таким документам относится паспорт.
Для обмена свидетельства работник заполняет заявление по форме АДВ-2 (утверждена постановлением № 192п). А работодатель в течение двух недель направляет это заявление в свое отделение Пенсионного фонда РФ вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1).
Отделение фонда в течение месяца принимает решение об обмене свидетельства и направляет новую карточку страхователю.
Страхователь в свою очередь выдает новое свидетельство работнику под роспись в недельный срок с момента, когда этот документ был получен.
Как исправить ошибку в учете
Правильный ответ на третий вопрос - А. Бывает, что страховое свидетельство заполнено с ошибками. Неверно указаны фамилия, имя, отчество или дата рождения. Это может выявиться как при получении карточки, так и в любое время в дальнейшем. В этом случае работник заполняет так называемый листок исправлений (форма АДВ-9), указывая в нем верные данные (п. 12 Инструкции). Форма АДВ-9 утверждена постановлением № 192п.
Допустим, ошибку обнаружил бухгалтер или кадровик, а сам работник находится в длительной командировке (свыше одного месяца) или, например, болеет продолжительное время. Тогда листок исправлений должен заполнить представитель компании.
После этого заполненный листок исправлений, сопроводительную ведомость и ошибочное свидетельство нужно передать в отделение Пенсионного фонда. Сотрудники фонда должны оформить новое свидетельство, которое, разумеется, также нужно проверить.
Работник выходит на пенсию по старости
Правильный ответ на четвертый вопрос - А. Если работник компании достиг пенсионного возраста, компания должна подготовить и передать в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета. Сделать это нужно в течение 10 календарных дней со дня получения заявления работника о выходе на трудовую пенсию (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
При этом заполнить нужно те же бумаги, которые обычно подаются по персонифицированному учету:
- индивидуальные сведения на сотрудника-пенсионера (форма СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2);
- опись (форма АДВ-6-1);
- ведомость уплаты страховых взносов (форма АДВ-11).
Все эти бумаги оформляются по состоянию на дату, когда у работника возникло право на пенсию. Напомним, что по общему правилу в России женщины получают право на трудовую пенсию в 55 лет, а мужчины - в 60 лет. При этом при формировании комплекта документов в ПФР не забудьте поставить на отчетах пометку «Назначение пенсии».
Обратите внимание: согласно статье 15 Закона № 27-ФЗ, компания обязана предоставлять каждому застрахованному лицу копию сведений персонифицированного учета. Это правило действует и в том случае, когда сотрудник выходит на пенсию.
Новый человек пришел без свидетельства
Правильный ответ на пятый вопрос - А. Страховое свидетельство полагается в том числе и иностранным гражданам, постоянно или временно проживающим в России. Об этом сказано в письме Пенсионного фонда РФ от 5 июля 2005 г. № 08-19/7140. Дело в том, что иностранцы, постоянно или временно проживающие в России, входят в состав застрахованных лиц (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). Порядок их регистрации в Пенсионном фонде и выдачи им пенсионных свидетельств такой же, как и для российских граждан.
Чтобы ПФР подготовил на работника пенсионное страховое свидетельство, следует оформить на него анкету. Сделать это нужно, если сотрудник впервые заключает трудовой или гражданско-правовой договор. То есть новое страховое свидетельство оформляется на тех работников, которые еще не зарегистрированы в Пенсионном фонде РФ.
Процедура регистрации и получения пенсионной карточки установлена в разделе III Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318 (далее - Инструкция). Чтобы впервые оформить страховое свидетельство для работника, организация должна подать в свое отделение Пенсионного фонда РФ такие документы:
- заявление в произвольной форме от работника о выдаче свидетельства;
- анкету застрахованного лица (форма АДВ-1, утверждена постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п);
- опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1, утверждена постановлением № 192п).
Эти документы вы должны передать в Пенсионный фонд РФ в течение двух недель с момента трудоустройства нового работника (п. 6 Инструкции). В свою очередь сотрудники фонда в трехнедельный срок с момента их получения обязаны открыть работнику лицевой счет, оформить страховое свидетельство и направить его страхователю вместе с сопроводительной ведомостью. Свидетельство следует выдать работнику в течение недели после его получения. Причем работник должен расписаться в сопроводительной ведомости (п. 11 Инструкции). А ведомость нужно переслать обратно в ПФР в месячный срок после получения свидетельства (п. 14 Инструкции).
