Законодательство позволяет инспекторам во время камеральных проверок запрашивать дополнительную информацию (документы или пояснения) лишь в нескольких случаях. А именно:
Однако на практике инспекторы требуют представить дополнительные документы и пояснения гораздо чаще. Под предлогом найденных противоречий налоговики могут задать вопросы практически по любой цифре в декларациях по НДС и налогу на прибыль. И чтобы избежать ненужных конфликтов, бухгалтеры предпочитают не оставлять просьбы налоговиков без внимания.
Каких объяснений требуют инспекторы
Проверяющие требуют объяснений у всех компаний, заявивших НДС к возмещению или высокую долю налоговых вычетов. Также представить подробный отчет придется, если в декларации по прибыли отражен убыток или между данными бухгалтерского и налогового учета есть расхождения.
Пояснительная записка о причинах возмещения или высокой доли вычетов
Проводить углубленную камеральную проверку деклараций, в которых заявлен НДС к возмещению, инспекторам позволяет пункт 8 статьи 88 Налогового кодекса РФ. Здесь же уточняется, что в ходе такой проверки налоговики вправе запросить документы, на основании которых были рассчитаны вычеты в соответствии со статьей 172 кодекса. А вот право ИФНС запрашивать пояснения и дополнительные документы у компаний, заявивших высокую долю вычетов, законодательство не предусматривает.
Однако на практике как желание компании возместить НДС, так и высокая доля вычетов приводят к тому, что инспекторы требуют не только дополнительные документы, но и подробных объяснений.
Главное при составлении пояснительной записки показать, что возмещение или высокая доля вычетов — результат объективных условий деятельности компании. Например, отрасль, в которой работает организация, имеет сезонную направленность. Другое объяснение: поставщики работают исключительно на условиях 100-процентной предоплаты, поэтому у организации образовались на конец квартала непокрытые авансы на крупную сумму. НДС с таких предоплат компания приняла к вычету.
Не лишним будет напомнить инспекторам о кризисе, который привел к снижению выручки. Причем темпы снижения доходов могут превышать темпы сокращения постоянных расходов (например, арендных платежей). Чтобы подобные объяснения устроили налоговых инспекторов, лучше в конце записки кратко рассказать о намерениях компании улучшить ситуацию в будущем.
Образец письма, объясняющего инспекторам причины высокой доли вычетов по НДС.
Отметим, что приведенная форма может использоваться и в том случае, если налоговики потребовали объяснить причину возмещения НДС. В этой ситуации необходимо учесть следующее. Известно, что инспекторы неохотно возвращают деньги из бюджета, даже если компания убедительно ответила на все запросы. А вот решения о зачете переплаты инспекторы принимают гораздо чаще. Поэтому компания может ускорить камеральную проверку, написав в ИФНС заявление с просьбой направить переплату по НДС на погашение будущих налоговых платежей. Такое заявление составляется в произвольной форме.
Пояснительная записка о причинах убытка
Такую пояснительную записку оформляют по тем же принципам, что и отчет о причинах возмещения НДС (высокой доли вычетов). То есть текст записки должен показывать, что убыток является результатом объективных причин. Вероятность того, что инспекторов объяснения устроят, повысится, если подчеркнуть: в будущем компания планирует от убытка избавиться.
Пример объяснительной записки.
Пояснительная записка о причинах расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета
То, что налоговики заинтересовались расхождениями, вовсе не означает, что компания неверно рассчитала прибыль. Запрашивая пояснения, инспекторы скорее просят бухгалтера о помощи в проведении камеральной проверки. Ведь гораздо проще разобраться в декларации, если компания подскажет, откуда появилась та или иная цифра.
Подготавливая пояснения, вы заодно сможете проверить, не являются ли расхождения ошибкой в расчетах. Поэтому, если на составление объяснительной уйдет немного времени, лучше ее представить.
Образец пояснений. Составить объяснительную по расхождениям с учетом ваших конкретных обстоятельств также можно с помощью специального сервиса на сайте журнала «Главбух» по адресу /explain/.
Отметим, что может возникнуть ситуация, когда расписывать все расхождения в подробностях не представляется возможным. Тогда имеет смысл предоставить уже готовые данные: учетную политику, из которой следуют причины расхождений, и сведения о движении по счетам, на которых отражаются разницы между бухгалтерским и налоговым учетом по ПБУ 18/02.
Как избежать спора, если инспекторы запрашивают дополнительные документы
Статья 88 Налогового кодекса РФ предусматривает закрытый перечень ситуаций, когда инспекторы вправе потребовать дополнительные документы. Например, если речь идет о возмещении НДС, проверяющие могут ознакомиться с документами, подтверждающими сумму вычетов. Но на практике налоговики запрашивают дополнительные документы и в случаях, не пре-дусмотренных названной статьей.
Чтобы избежать неприятностей, как правило, бухгалтеры стараются по возможности инспекторам не отказывать. Конкретные действия будут зависеть от ситуации.
Количество затребованных документов невелико
Если документов немного, главное уложиться в десятидневный срок, отведенный для предоставления документов статьей 93 Налогового кодекса РФ.
Передавать нужно копии документов, заверенные руководителем компании, его заместителем или другим уполномоченным лицом, например главным бухгалтером (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Перечень бумаг отразите в сопроводительном письме. Такой документ оформите в двух экземплярах. Один — для налоговиков. Второй — для компании. Причем на экземпляре, который останется в организации, попросите инспектора расписаться и поставить штамп.
Образец сопроводительного письма в ИФНС.
Представить все документы в срок невозможно
Порой собрать все документы, указанные в требовании ИФНС, в десятидневный срок непросто. Например, во время камеральной проверки отчетности по НДС инспекторы нередко требуют книгу покупок и книгу продаж, сами счета-фактуры, Главную книгу, остатки по счетам бухгалтерского учета, договоры, расшифровки по счетам 60 и 62. А иногда инспекторы предпочитают не уточнять, какие именно сведения им нужны, и просят все документы, подтверждающие вычеты НДС или расходы в проверяемой декларации. Если исполнить требование налоговиков в срок нереально, можно действовать одним из следующих способов.
Представить часть документов. Инспекторы зачастую направляют в компанию стандартные требования, разработанные в ИФНС. В итоге в запросе указываются документы, данные из которых не влияют на исчисление налога.
Например, НДС принимают к вычету на основании счетов-фактур, первичных документов, ГТД. Другие бумаги — информация об остатках на счетах бухгалтерского учета, реестр контрагентов и т. д. — в Налоговом кодексе РФ не предусмотрены. Поэтому, если компания успевает подготовить для проверяющих лишь часть документов, имеет смысл поступить следующим образом.
Подготовьте только документы, которые имеют отношение к вычету НДС (счета-фактуры, накладные, книги покупок и книги продаж). А в сопроводительном письме объясните, почему часть документов из списка не передана (см. образец).
Попросить инспекторов уточнить требование. Можно также направить инспектору письмо с просьбой продлить срок подготовки затребованных документов с учетом реальных возможностей компании. Образец такого письма в ИФНС.
Этот запрос необходимо направить в ИФНС на следующий день после получения требования инспекторов. Такой срок пре-дусматривает статья 93 Налогового кодекса РФ для компаний, которые по объективным причинам не могут предоставить документы в течение 10 дней. На основании заявления компании ИФНС может продлить десятидневный срок.
Незаконные требования налоговиков можно оспорить в арбитражном суде
Допустим, требование налоговиков предоставить информацию заведомо невыполнимо и найти компромисс с ИФНС не представляется возможным. Если цена вопроса велика, то компания может попытаться отстоять свои права в суде. Тем более что на сегодняшний день уже сформировалась обширная практика в пользу налогоплательщиков.Во-первых, инспекторам не удается отстоять право затребовать дополнительные документы и пояснения, если во время камеральной проверки фактически не были выявлены противоречия и ошибки (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 7307/08). Во-вторых, судьи не поддерживают попытки налоговиков затребовать документы, не имеющие отношения к предмету проверки (см., например, определение ВАС РФ от 23 июня 2008 г. № 7831/08). И в-третьих, компаниям всегда удается отстоять свое право не представлять документы и пояснения, если ИФНС не направила требование (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 13 марта 2007 г. № 15311/06).
