Как оформить бумаги по аренде, чтобы не было проблем с налогами

Каким требованиям должны соответствовать документы по арендной плате

При расчете налога на прибыль затраты на аренду имущества организация вправе отнести к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но действует это правило лишь при условии, что они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Признавать арендную плату в составе расходов по выбору компании можно на дату перечисления арендных платежей, на дату выставления арендодателем расчетных документов или в последний день отчетного (налогового) периода. Такое правило предусмотрено в подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Пройдемся по основным требованиям, которым, по мнению налоговых инспекторов, должны соответствовать документы, подтверждающие расходы по аренде.

Ситуации, в которых помимо документов могут пригодиться доводы об экономической обоснованности расходов, приведены в таблице.

Когда расходы на аренду приходится отстаивать

Какой пакет документов будет достаточным

Перечень документов, которыми можно обосновать расходы на арендную плату, в Налоговом кодексе РФ не приведен. На практике важно, чтобы при проверке налога на прибыль компания могла предоставить договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества, график арендных платежей и платежные документы (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559). Аналогичные документы пригодятся и для подтверждения права на вычет «входного» НДС по арендным расходам. Только к ним обязательно должны прилагаться правильно оформленные счета-фактуры (письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47).

Требовать от арендодателя ежемесячные акты об оказании услуг по договору аренды необязательно. Но отсутствие таких актов безопасно, лишь если в остальных документах есть все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». По мнению налоговых инспекторов, документы, в которых нет хотя бы одного из этих реквизитов, подтверждать налоговые расходы не могут. Поэтому многие компании подстраховываются и указывают в договоре, что по итогам каждого месяца арендодатель обязан предоставлять арендатору акт об оказании услуг. Образец акта об оказании услуг по договору аренды:

Право собственности арендодателя на недвижимость должно быть зарегистрировано

Проверьте, есть ли в договоре аренды ссылка на то, что право собственности арендодателя на недвижимость подтверждено соответствующим свидетельством. Если такого свидетельства у арендодателя нет, налоговые инспекторы могут посчитать расходы на арендную плату документально не подтвержденными (письмо Минфина России от 9 июля 2008 г. № 03-03-06/1/399).

Дело в том, что право собственности на объект недвижимости возникает только после его государственной регистрации. Это следует из статьи 131 Гражданского кодекса РФ. Пока регистрация не состоялась, заключать договор аренды помещения его владелец формально не вправе (ст. 209 и 608 Гражданского кодекса РФ). Ведь сдавать имущество во временное пользование может только его собственник. Если арендодатель подписал договор, нарушив это правило, то сделку нельзя считать законной. По мнению чиновников, документы, подтверждающие расходы по такой сделке, не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Допустим, арендодатель не успел получить свидетельство, но откладывать из-за этого оформление сделки стороны не стали. В этом случае придется выбирать — либо не учитывать расходы на аренду до тех пор, пока арендодатель не предъявит свидетельство о регистрации права собственности, либо готовиться к спору с ИФНС при проверке (а при необходимости — и в суде). Заметим, что арбитражная практика скла-дывается в пользу компаний (пример — постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2008 г. № А56-52896/ 2007). Ведь Налоговый кодекс РФ не связывает возможность учета арендной платы с тем, есть ли у арендатора правоустанавливающий документ. Отсутствие этого документа не означает, что у арендатора не было фактических расходов в виде арендной платы.

Какие условия договора позволят признавать расходы без госрегистрации аренды

Если договор аренды здания или сооружения заключен на срок от одного года и выше, он должен быть зарегистрирован (п. 2 ст. 651 Гражданского кодекса РФ). О том, что это требование выполнено, обычно свидетельствует отметка регистрационной палаты на оригинале договора. Если такой отметки нет, налоговые инспекторы могут исключить суммы арендной платы из расчета налога на прибыль. По их мнению, незарегистрированный договор является ничтожным, а расходы по нему — документально не подтвержденными (письмо Минфина России от 11 июля 2008 г. № 03-03-05/77). Доказать неправомерность этого подхода пока можно лишь в суде (пример — постановление ФАС Московского округа от 21 января 2008 г. № КА-А40/10158-07).

Исключение — ситуация, когда документы поданы, но госрегистрация затягивается. В этом случае в договоре можно прописать, что его условия распространяются на период с момента передачи здания арендатору (п. 2 ст. 425 Гражданского кодекса РФ). Тогда компания сможет без споров списать на расходы даже те арендные платежи, которые понесены до госрегистрации (письмо Минфина России от 12 июля 2006 г. № 03-03-04/2/172).

Впрочем, можно обойтись и без регистрации. Но для этого надо, чтобы соглашение с арендодателем действовало менее года. Продлить же арендные отношения можно двумя способами. Первый — по истечении срока договора аренды подписать соглашение на новый срок (тоже менее года). Минус этого способа в том, что, заключая новый договор, арендодатель может выдвинуть менее выгодные условия.

Второй способ — предусмотреть в первоначальном договоре аренды, что если по окончании его срока ни одна из сторон не заявит о расторжении сделки, то договор будет считаться заключенным на тех же условиях на неопределенный срок. На то, что такой договор не требует госрегистрации, Президиум ВАС РФ указал в пункте 11 информационного письма от 16 февраля 2001 г. № 59. Но, к сожалению, и этот способ имеет свои риски (подробнее об этом читайте ниже).

Если срок договора аренды истек, его необходимо официально продлить

Если срок договора аренды истек, но компания продолжает пользоваться предметом аренды, лучше незамедлительно подписать соглашение на новый срок.

В противном случае есть риск того, что налоговые инспекторы не признают расходы на аренду, начиная с того дня, когда договор прекратил свое действие. По мнению сотрудников ИФНС, такие расходы экономически необоснованны.

Заметим: делая такие выводы, сотрудники ИФНС не учитывают, что если арендатор продолжает пользоваться имуществом и вносить арендную плату, то договор можно считать возобновленным на неопределенный срок на тех же условиях (п. 2 ст. 621 и п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ). Однако если компания будет полагаться на это правило, не исключено, что доказать свое право на учет арендных платежей за спорный период она сможет лишь в суде (пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 апреля 2008 г. № А39-3808/2006).

Арендуемое под производство помещение должно быть нежилым

Использовать жилые помещения для производственных целей законодательство не разрешает (п. 3 ст. 17 Жилищного кодекса РФ, п. 3 ст. 288 Гражданского кодекса РФ). Поэтому важно, чтобы у компании было подтверждение того, что арендованное, скажем, под офис помещение относится к нежилому фонду. Желательно, чтобы информация об этом напрямую была указана в договоре аренды.

Если выяснится, что работа компании была организована на жилой площади, налоговые инспекторы признают расходы на ее аренду экономически необоснованными. Ведь договор аренды, который заключен с нарушением законодательства, считается недействительным (ст. 168 Гражданского кодекса РФ, п. 38 постановления Пленума Верховного суда РФ № 6 и Плену- ма ВАС РФ № 8 от 1 июля 1996 г.). Поэтому затраты на его оплату не соответствуют пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 14 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/93).

Конечно, здесь можно возразить — формально вопрос о том, правомерно ли компания использует помещение, для налоговых целей значения не имеет. Такого условия в Налоговом кодек- се РФ просто нет. Главное, чтобы помещение использовалось в деятельности, направленной на получение дохода, а расходы на его аренду были документально подтверждены. Но рассчитывать на эти аргументы можно, только если представители компании при необходимости готовы отстаивать ее права в суде (пример — постановление ФАС Поволжского округа от 12 февраля 2008 г. № А12-10256/07-С60).

На субаренду нужно разрешение от собственника имущества

Предположим, компания получила недвижимость в пользование по договору субаренды. В этом случае необходимо подтвердить согласие собственника помещения. Это может быть, во-первых, ссылка в договоре субаренды на соглашение между арендодателем и арендатором. В нем стороны обычно прописывают, что арендатор имеет право передавать полученное помещение в субаренду. Во-вторых, это может быть письменное согласие от собственника помещения на передачу предмета аренды в субаренду.

Если никаких документов о праве арендатора на передачу имущества в субаренду нет, оправданность расходов на арендную плату сотрудники ИФНС могут поставить под сомнение. Конечно, у компании есть шанс дооформить необходимые бумаги в процессе налоговой проверки. Но не исключено, что рассматривать их налоговые инспекторы откажутся, и тогда рассчитывать придется только на суд (пример — постановление ФАС Поволжского округа от 7 июля 2008 г. № А12-18020/07).

Как безопаснее оформить оплату коммунальных расходов

К коммунальным расходам относится, в частности, оплата услуг электроснабжения, снабжения тепловой энергией (отопление и горячая вода), водоснабжения и канализации, газоснабжения. По общему правилу оплачивать коммунальные расходы по полученному во временное пользование объекту должен арендатор (п. 2 ст. 616 Гражданского кодекса РФ). Однако абонентом коммунальных услуг выступает собственник имущества, то есть арендодатель.

Сразу скажем, что способ расчетов, при котором арендодатель перевыставляет счета и счета-фактуры на «коммуналку» от своего имени, опасен. При этом способе арендаторам запрещают принимать к вычету «входной» НДС (письмо Минфина России от 24 марта 2007 г. № 03-07-15/39), оспаривать этот подход приходится в судах (постановление Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2009 г. № 12664/08). Тем не менее этот способ практикуют немало компаний (см. диаграмму). Но по возможности лучше изначально выбрать другой вариант расчетов.

Сумму коммунальных платежей можно включать в состав арендной платы

Наиболее оптимальный механизм оплаты коммунальных платежей заключается в следующем. По условиям договора арендная плата делится на постоянную и переменную составляющую. Переменная часть арендной платы равна стоимости потребленных арендатором коммунальных услуг (см. образец ниже).

При этом способе расчетов отдельные первичные документы на коммунальные платежи не составляются. Арендатору надо будет только получить копии документов коммунальных служб (счета, расчеты). Методику расчета стоимости коммунальных услуг (по доле занимаемой площади, по показаниям отдельных счетчиков и т. п.) надо закрепить в соглашении с арендодателем.

При расчете налога на прибыль всю сумму арендной платы (в том числе ее часть, которая приходится на «коммуналку») можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При таком оформлении проблем с вычетами «входного» НДС по «коммуналке» не будет.

С некоторыми снабжающими организациями договор на коммунальные услуги можно заключить напрямую

Есть еще один способ оплаты коммунальных расходов, который, увы, применим не ко всем видам потребляемых услуг. Поэтому назвать его оптимальным нельзя. И все же в некоторых случаях он удобен.

Например, он возможен в отношении поставки электроэнергии. Дело в том, что с энергоснабжающими организациями арендатор вправе заключить договор напрямую.

Ведь субабонент (арендатор), получивший доступ к электросети или теплосети абонента (арендодателя), способен потреблять энергию самостоятельно. А значит, он может сам вести необходимые расчеты за коммунальные услуги, минуя арендодателя. Это следует из статьи 539 Гражданского кодекса РФ.

Однако есть одно важное условие. Прежде чем заключать отдельное субабонентское соглашение с поставщиками коммунальных услуг, арендатору нужно получить согласие арендодателя. Ведь право субабонента на получение и потребление энергии связано с абонентом, который владеет энергопринимающими устройствами.

Данный порядок можно применять и в отношении других видов коммунальных услуг, если это не запрещено специальными нормативными актами (ст. 548 Гражданского кодекса РФ).

Как списывают затраты на капитальный ремонт арендованного имущества

Допустим, стороны предусмотрели в договоре аренды, что отдельные неотделимые улучшения имущества вправе производить арендатор. Если такие улучшения сделаны с согласия арендодателя, арендатор вправе списать их стоимость через амортизацию. Но при этом рассчитать ежемесячные отчисления придется исходя из срока службы арендованного объекта. А учитывать их при расчете налога на прибыль — только в течение периода, на который распространяется договор аренды (п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ).

При таком оформлении арендатор скорее всего не сможет списать всю сумму затрат. Ведь период эксплуатации модернизированного объекта чаще всего превышает срок договора аренды. Поэтому на практике часто оформляют документы на капремонт по-другому. Правда, для этого необходимо, чтобы арендодатель согласился, чтобы формально модернизация была проведена от его имени. Соответственно, в договоре аренды нужно прописать, что проводить капитальный ремонт (в том числе любые неотделимые улучшения) обязан арендодатель.

С арендодателем можно заключить агентский договор на модернизацию

На практике используют такой способ оформления затрат на неотделимые улучшения. Арендодатель поручает арендатору организовать капитальный ремонт на условиях агентского договора. Арендатор здесь выступает в роли агента и получает за это вознаграждение. А все расходы формально ложатся на плечи арендодателя, который является принципалом (см. образец ниже).

Но одновременно стороны увеличивают на стоимость модернизации арендную плату. Фактически получается, что улучшения финансирует все равно арендатор. При таком оформлении арендатор может учесть все свои затраты (в том числе на капитальный ремонт) в составе расходов на арендную плату. Основание — подпункт 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы реализовать этот способ, нужно тщательно подготовить документы. Во-первых, заключить дополнительное соглашение к договору аренды об увеличении арендной платы (без-опасно повышать цену можно не более чем на 20% от рыночной цены и не чаще одного раза в год). С точки зрения налоговых рисков безопаснее, если она повысится не только на период работ, а на весь предполагаемый срок аренды. Во-вторых, подписать агентский договор, который позволит арендатору от своего имени совершать сделки с поставщиками и подрядчиками, а также принимать и оплачивать материалы и выполненные работы. И в-третьих, составить отчет агента о выполнении задания принципала (ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). К нему нужно приложить копии договоров и первичных документов, которые подтверждают расходы агента (арендатора). Отчет должен быть утвержден принципалом (арендодателем).

Капремонт может провести арендодатель за счет займа арендатора

Некоторые компании делают так. По документам все необходимые сделки совершает арендодатель: принимает материалы, выполненные работы, оказанные услуги. Арендатор в модернизации формально не участвует. Но по факту финансирует модернизацию именно арендатор. Для этого он выдает арендодателю заем на сумму, которая необходима для ремонта. А по окончании договора займа деньги арендатору не возвращаются. Вместо этого стороны проводят зачет взаимных требований.

Чтобы такая задолженность возникла, арендатор какое-то время не должен перечислять деньги за пользование имуществом. А арендодатель в свою очередь должен увеличить на сумму займа арендную плату (безопасно повышать цену можно не более чем на 20% от рыночной цены и не чаще одного раза в год). При этом задолженность по аренде должна совпасть с суммой займа. Затем стороны должны подписать соглашение о взаимозачете.

Документы в этом случае оформляют такие. Первый — дополнительное соглашение к договору аренды имущества о повышении арендной платы. Второй — договор займа на сумму планируемых расходов на модернизацию имущества. Безопаснее, если в нем будут предусмотрены проценты по займу и условия их выплаты. Впрочем, возможен и беспроцентный заем. Ведь материальная выгода от экономии на процентах за пользование займом не считается налогооблагаемым доходом (письмо Минфина России от 2 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/245). Третий — акт о зачете встречных однородных требований. Подписать его лучше в момент возврата займа.

Какие недочеты в договоре могут привести к налоговым претензиям