Когда понадобится сверка с контрагентом
Если ваша компания на «упрощенке»
Все рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.
При подготовке квартальной отчетности бухгалтерия, как правило, проверяет, имеется ли вся необходимая «первичка» по основным сделкам компании. Если выяснится, что каких-то документов не хватает, можно провести сверку с контрагентом и составить соответствующий акт.
Акт сверки с контрагентом поможет также в других распространенных ситуациях.
1. Контрагенты, оказывающие друг другу услуги или поставляющие товар, собираются провести взаимозачет. Либо компания переуступает право требования долга третьему лицу. В этих ситуациях подписанные акты позволят достоверно определить размер требований.
2. У компании есть дебиторская задолженность, которую она планирует истребовать, а срок исковой давности истекает. Подписывая акт сверки, должник письменно признает наличие задолженности. И с этого момента срок исковой давности, согласно статье 203 Гражданского кодекса РФ, начинается заново.
3. Организация добивается возврата долга через суд. Между тем документы, подтверждающие задолженность, потеряны или оформлены неправильно. Подписанный акт сверки докажет размер долга.
4. Компания имеет задолженность, которая подтверждена актом сверки трехлетней давности. В этом случае акт доказывает безнадежность долга. Соответственно, сумму задолженности, подтвержденную таким актом, можно включить во внереализационные расходы на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.
Назовем также случаи, когда проводить сверку с контрагентами требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Во-первых, это инвентаризация перед сдачей годового отчета, в рамках которой следует проверить объем дебиторской и кредиторской задолженности. Еще один случай, когда без сверки с контрагентом не обойтись, - ликвидация или реорганизация компании. В этой ситуации компания также обязана провести инвентаризацию. Все ситуации, в которых компания обязана пройти эту процедуру, перечислены в статье 12 Федерального закона № 129-ФЗ.
В какой форме составить документ и что в нем обязательно должно быть
Акт сверки между компаниями может быть составлен по одному или нескольким договорам одновременно.
Так как форма акта законодательно не утверждена, компания может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике. Минфин России указывал на это в письме от 18 февраля 2005 г. № 07-05-04/2.
Хотя акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, лучше соблюсти требования Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и указать все реквизиты, обязательные для первичных документов в соответствии с пунктом 2 статьи 9. В этом случае к акту не предъявят претензии ни налоговики, ни контрагенты.
Помимо обязательных реквизитов в акте обязательно должны быть:
Обязанность подписывать акт сверки лучше закрепить за конкретным работником
Рекомендации дает Дина СВЕРЧКОВА, юрист Консалтинговой группы «Налоговик»
-На сегодняшний день у судов нет единого мнения в отношении того, чья подпись должна стоять в акте сверки. В некоторых случаях судьи соглашаются с тем, что достаточно подписи главного бухгалтера. Ведь по большому счету акт не является первичным документом. Это скорее всего вспомогательный документ.
В то же время судьи высших инстанций придерживаются противоположной точки зрения. По их мнению, подписывать акт сверки может только тот сотрудник, за которым официально закреплено данное полномочие (см. п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 нояб-ря 2001 г. № 15 и Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 15 ноября 2001 г. № 18).
Поэтому лучше заранее определить круг лиц, имеющих право подписи в акте сверки, и закрепить их полномочия в должностных инструкциях, доверенностях или специальных приказах.
Важная деталь
В акте сверки не забудьте указать перечень документов, на основании которых возникли взаимные долги, и перечень бумаг, подтверждающих оплату.
|
АКТ № 4 от 1 июля 2009 г. По расчетам на 01.04.2009 задолженность ЗАО «РемМастер» перед ООО «Кафестория» составляла 15 620 руб., в том числе НДС — 2382,71 руб. (акт сверки расчетов № 3 от 01.04.2009).
По результатам настоящей сверки сторонами установлено и подтверждено документами, что задолженность ООО «Кафестория» перед ЗАО «РемМастер» по состоянию на 1 июля 2009 года составляет 7320 руб., в том числе НДС — 1161,61 руб.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Еще по этой теме