Когда отчитываться?
Если ваша компанияна «упрощенке»
Рекомендации, которые даны в статье, подходят компаниям и предпринимателям независимо от налогового режима.
Сдать персонифицированные сведения за 2009 год надо не позднее 1 марта 2010 года. Этот срок предусмотрен пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Но зачастую местные отделения Пенсионного фонда рекомендуют отдельным компаниям сдать сведения раньше, например до 15 февраля. Делают это с благой целью: чтобы в последний отчетный день не возникали очереди. Но в любом случае у компании, которой сотрудники ПФР передвинули крайний срок сдачи, остается право сдать отчеты и позднее. Главное уложиться в официальный срок —не позднее 1 марта 2010 года.
Каким способом сдавать сведения?
Сдать персонифицированные отчеты можно лично в ПФР или по Интернету. Формально законодательство также не запрещает отправлять отчеты по почте. Однако в этом случае нет гарантий, что сведения дойдут до фонда. Кроме того, отправив данные по почте, бухгалтер не сможет оценить, все ли сведения заполнены правильно. То есть в этом случае увеличиваются риски проверки (за что могут оштрафовать сотрудники фонда, читайте ниже).
Если бухгалтер не использует телекоммуникационные каналы связи, то придется принести формы в бумажном виде и на магнитных носителях (дискете, CD или флэшке). Обязанности сдавать сведения персонифицированного учета по Интернету в 2010 году у компаний нет.
За что могут оштрафовать?
Оштрафовать компанию или предпринимателя могут за то, что:
Осторожно!
За несвоевременную отправку индивидуальных сведенийв ПФР или сдачув неполном виде грозит штраф в размере 10 процентов от начисленных пенсионных взносов.
Размер штрафа составляет 10 процентов от суммы пенсионных взносов, начисленных за расчетный период. Но взыскать санкции чиновники могут только со взносов, исчисленных с выплат работникам, сведения на которых были поданы не вовремя или не в полном объеме (письмо ПФР от 28 июня 2006 г. № КА-09-26/6784).
А вот в следующей ситуации платить штраф не придется. Компания принесла отчеты до 1 марта включительно, а сотрудник ПФР потребовал их доработать. В этом случае надо попросить чиновника проставить штамп, подтверждающий, что сведения были изначально сданы в установленный срок. Тогда исправленные формы можно будет принести после 1 марта, но не позднее двух недель.
Как формировать пачки документов?
Персонифицированные сведения сдают лично или отправляют в отделение ПФР с курьером. Отчеты, заполненные в программе, надо продублировать на бумаге. При этом заполненные формы нужно сгруппировать по пачкам, следуя правилам, которые предусмотрены пунктами 6––17 Инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п. А именно в каждой пачке могут быть только документы одного названия. Например, отдельно формы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и т. д. В каждую пачку нужно подшить не более 200 документов. При этом в каждой пачке с формами СЗВ-4-2 могут быть указаны сведения не более чем на 200 человек. Правда, если в компании есть работники, ушедшие в течение года на пенсию, действует иное правило. Тогда формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 на каждого такого сотрудника формируются в отдельной пачке.
Каждая пачка должна начинаться с описи по форме АДВ-6-1. Пачку следует прошить и пронумеровать. Концы скрепляющей нити надо вывести с тыльной стороны пачки и заклеить листом бумаги. На нем ставится печать компании и надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов». К каждой пачке надо приложить список застрахованных лиц в произвольной форме.
Вся пачка, включая список застрахованных лиц, заверяется печатью организации и подписью руководителя. Если отчитывается предприниматель, то он проставляет лишь свою подпись. На пачке надо проставить надпись: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».
Где брать адреса работников?
Важная деталь
В формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 следует указать адреса сотрудников в соответствии с Классификатором, утвержденным ФНС России.
В формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 необходимо указать адреса работников. Выбирать их следует из Классификатора адресов России. Перечень разработала и периодически обновляет ФНС России. Во многих программах для сдачи персонифицированных сведений Классификатор адресов встроен. В этом случае достаточно выбрать адрес из списка. Если программа, которую использует бухгалтер, не содержит Классификатора, то его можно скачать бесплатно на сайте ГНИВЦ ФНС России.
Обратите внимание, что в Классификаторе может не быть некоторых адресов. Также иногда паспорта сотрудников содержат ошибки в адресе. В этом случае лучше выбрать любой похожий при заполнении адрес. Если бухгалтер оставит строку незаполненной, сотрудники фонда скорее всего отчетность не примут. Адрес предназначен для информирования работника о состоянии его индивидуального лицевого счета.
Какие формы надо сдать по итогам 2009 года?
Компаниям необходимо подготовить сведения о стаже работников (в том числе работающих по гражданско-правовым договорам), а также о начисленных пенсионных взносах. То есть всем работодателям нужно сдать формы: СЗВ-4-2 (в ней отражаются данные о работниках, их адресах, начисленных взносах и стаже), АДВ-11 (данные о исчисленных и уплаченных взносах) и АДВ-6-1 (опись сдаваемых бумаг). Если у компании есть работники, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, то не забудьте про следующий важный момент. В форме СЗВ-4-2 надо указать срок действия договора, но в пределахотчетного года. Например, гражданско-правовой договор действует с 15 июля 2009 года по2 февраля 2010 года. Тогда в форме СЗВ-4-2 надо указать период работы — с 15 июля по 31 декабря 2009 года.
Помимо указанных документов придется сдать форму СЗВ-4-1 на каждого сотрудника, который в 2009 году работал в условиях, влияющих на досрочную пенсию.
Предпринимателям за своих работников следует подать такие же формы, которые предусмотрены для компаний. А вот за себя бизнесменам надо подготовить отдельную форму АДВ-11. Кроме того, местные отделения ПФР обычно требуют, чтобы предприниматели приносили платежки, подтверждающие перечисление в бюджет фиксированных пенсионных взносов.
Надо ли подавать в ПФР сведения на сотрудников, которым не начислялась зарплата?
Важная деталь
Индивидуальные сведения надо подать в том числе на сотрудниц, которые весь год находились в отпусках по беременнос- ти и родам и по уходу за ребенком до полутора лет.
Все зависит от того, по какой причине не начислялась зарплата. Если сотрудник не получал зарплату, но в течение года у него были периоды, которые включаются в стаж (скажем, дни болезни), то придется сдать обычные формы. Только в бланках не будут заполнены строки, где отражаются начисленные пенсионные взносы. Такое же правило действует, если сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет. Ведь эти периоды включаются в пенсионный стаж (ст. 11 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).
Если же в компании нет сотрудников (или у работников нет периодов, включаемых в стаж), то отчитаться можно по упрощенной схеме. В этом случае лучше сдать втерриториальный орган Пенсионного фонда пояснительную записку в произвольной форме или нулевую ведомость по форме АДВ-11. В ней надо указать, что компания деятельность не вела и пенсионные взносы не начисляла.
В каких случаях на сотрудников необходимо подать сведения по форме СЗВ-4-1?
Эту форму надо заполнять, если сотрудник в расчетном периоде работал в условиях, влияющих на досрочную пенсию, находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Такие условия перечислены в приложении 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.
На досрочную пенсию влияет три вида условий: территориальные (например, работа в районах Крайнего Севера), особые (пример — труд женщин в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью) и прочие (скажем, педагогическая деятельность). Обратите внимание, что форма СЗВ-4-1 заполняется в рублях и копейках.
Надо ли показывать задолженность компании, если пенсионные взносы с декабрьскойзарплаты были уплачены в январе?
В этом случае на конец расчетного периода у компании есть задолженность по уплате пенсионных взносов. А значит, декабрьские платежи должны быть отражены в последней таблице формы АДВ-11 (задолженность на конец расчетного периода).
С 2010 года персонифицированные сведения придется сдавать чаще
До 1 августа 2010 года компаниям и предпринимателям надо будет сдать персонифицированные сведения за полугодие. А отчитаться по итогам 2010 года придется до 1 февраля 2011 года. С 2011 года наведываться в ПФР с индивидуальными сведениями придется еще чаще — по итогам каждого квартала. При этом в течение 2010 года компании и бизнесмены могут выбирать способ сдачи отчетов — обязанности подключаться к ТКС для сдачи персонифицированных данных сейчас нет. А вот с 2011 года у компаний и предпринимателей, которые будут сдавать сведения на 50 и более сотрудников (включая работников по граж-данско-правовым договорам), возникнет обязанность отправлять отчетыв электронном формате с электронной цифровой подписью. Новые требования и сроки предусмотрены статьей 12 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 213-ФЗ.
Главное,о чем важно помнить
1. Сдать сведения персонифицированного учета за 2009 год надо не позднее 1 марта 2010 года. При этом компания вправе сдать отчеты лично в фонд, отправить по почте или в электронной форме с электронной цифровой подписью.
2. Если компания представляет отчеты в бумажном виде, то их надо сгруппировать в пачки. В каждой из них должно быть не более 200 документов.
3. Компании обязаны на своих работников сдатьформы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и АДВ-11. К каждой пачке документов следует приложить опись по формеАДВ-6-1.
4.В формах персонифицированного учета следует отразить все периоды работы сотрудника в течение расчетного периода (болезни, отпуска), которые включаются в стаж. Даже если пенсионные взносы не отчислялись.