Безопасный учет расходов на поездки во время командировки

Во время командировки сотрудникам почти всегда приходится пользоваться общественным транспортом или брать такси (реже — арендовать машину). Например, чтобы добраться от аэропорта или вокзала до гостиницы. Или для служебных поездок по городу, куда командирован работник. Транспорт понадобится и в том случае, если во время командировки сотрудник должен посетить несколько населенных пунктов.

Во всех этих случаях компания, как правило, компенсирует сотруднику расходы на транспорт.

Как обосновать транспортные расходыпри расчете налога на прибыль

Независимо от того, какой способ передвижения выбрал сотрудник, расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное их обосновать. Ведь перечень командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, является открытым. В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ перечислены лишь некоторые виды таких затрат. Следовательно, признать в налоговом учете можно любые экономически обоснованные расходы, связанные с командировками.

Обратите внимание, что не так давно чиновники считали, что списать при расчете налога на прибыль можно только те расходы на проезд, которые перечислены в пункте 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А здесь идет речь лишь о стоимости проезда к месту командировки и обратно общественным транспортом. Но сейчас мнение чиновников изменилось. И они позволяют списать любые обоснованные затраты. Такая точка зрения изложена в письме Минфина России от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162. В своем разъяснении сотрудники финансового ведомства разрешилипризнавать в расходах стоимость услуг такси, которым воспользовался сотрудник, чтобы добраться от гостиницы до места переговоров.

Но чтобы у проверяющих не возникли претензии, надо подготовить подтверждающие первичные документы. О них расскажем подробнее.

Из статьи 252 Налогового кодекса следует, что проверяющих устроят даже документы, косвенно подтверждающие расходы. Таким образом, бухгалтеру понадобятся бумаги, которые подтвердят сумму и целесообразность расходов.

Документы, подтверждающие сумму расходов. Если сотрудник воспользовался общественным транспортом, то подтверждающим документом будет билет — бланк строгой отчетности, который заменяет накладную и кассовый чек.

Что касается расходов на аренду машины или такси, то все зависит от того, кто заказывал транспорт — сам сотрудник или его работодатель. Если транспорт изначально заказала компания, то документы будут сразу выписаны на нее. Это означает, что организация получит стандартный пакет — накладную, счет-фактуру и кассовый чек (при наличных расчетах). Если же сотрудник договорился о транспорте самостоятельно, то документы будут выписаны на его имя. Тогда он получит накладную и кассовый чек или бланк строгой отчетности, заменяющий эти два документа. Счет-фактуру на имя сотрудника выписывать не будут.

Обратите внимание, что в состав налоговых расходов можно списать не только стоимость аренды машины, но и затраты на ее заправку. В этой ситуации подтверждающим документом будет чек АЗС.

Если работник ездил в командировку за границу, то подтвердить сумму затрат можно иностранной «первичкой». Ведь в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ четко прописано: расходы могут быть подтверждены первичными документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, которые приняты в иностранном государстве. Таким образом, работник может представить аналог квитанции, накладной, билета и т.д.

Иностранную «первичку» нужно перевести на русский язык. Для этого можно привлечь переводчика или обойтись собственными силами компании. Перевод должен заверить руководитель.

Документы, подтверждающие целесообразность расходов. Таким документом является приказ руководителя. В приказе следует указать, какие расходы на транспорт и в связи с чем компания будет возмещать (или оплачивать) работнику. Например, организация может возмещать услуги такси в том случае, если работник прилетает в пункт назначения ночью, когда не работает общественный транспорт. Другая ситуация: компания, куда командирован сотрудник, находится в городе, а гостиница — в пригороде. Следовательно, работник вынужден ежедневно прибегать к услугам общественного транспорта или такси.

Образец приказа руководителя:

Для налогового учета расходов бухгалтерии потребуется также заранее оформленное командировочное удостоверение работника по форме № Т-10 (при командировке по России или в страну СНГ, на границе с которой не делаются отметки на таможне). Или же копии страниц загранпаспорта с отметками пограничной службы (при командировке за границу).

Кроме того, после возврата из поездки надо получить от сотрудника авансовый отчет. Этот вывод следует из подпункта 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника.

Можно ли принимать к вычету «входной» НДС

Итак, документы, подтверждающие расходы на транспорт, могут быть выписаны на компанию или работника. В первом случае компания примет НДС к вычету в обычном порядке — на основании счета-фактуры. Во втором случае (когда транспорт заказал сам работник) надо посмотреть, выделен НДС в документах отдельной строкой или нет. Если выделен, то налог на добавленную стоимость можно принять к вычету. Ведь кассовый чек и бланк строгой отчетности, выданные физическому лицу, заменяют счет-фактуру. Это следует из пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. Если же НДС отдельной строкой не выделен, то признать в расходах можно всю сумму, указанную в первичных документах. НДС к вычету не принимается.

Когда придется удержать НДФЛ

Удерживать НДФЛ однозначно не придется, если работник использовал транспорт, чтобы добраться в последний день командировки от гостиницы до аэропорта (станции). Ведь в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ четко сказано:  НДФЛ не нужно удерживать с расходов на проезд в аэропорт (вокзал) в местах отправления, назначения. А вот в остальных случаях проверяющие могут потребовать, чтобы компания с расходов на проезд, возмещенных сотруднику, удержала налог.

Впрочем, если сотрудник потратился на проезд от аэропорта или вокзала до гостиницы, то отстоять расходы можно во время проверки. Приведите проверяющим следующий аргумент. Пункт 3 статьи  217, в котором перечислены командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ, предусматривает в том числезатраты на проезд в место назначения и провоз багажа. Стоимость транспортных услуг, которыми воспользовался работник, чтобы добраться до гостиницы, — это траты, напрямую связанные с дорогой к месту назначения. А значит, с таких расходов удерживать налог не нужно.

А вот с затрат на транспорт, которые возникли у сотрудника в другие дни командировки, придется удержать НДФЛ, если компания не готова оспаривать иную точку зрения в суде. Ведь такие расходы прямо не предусмотрены статьей 217 Налогового кодекса РФ. Однако судьи считают, что расходы на транспорт во время командировки напрямую связаны с интересами компании, а не работника. Поэтому они не облагаются НДФЛ. Пример дела в пользу налогоплательщика — постановление ФАС Дальневосточного округа от 15 июня 2009 г. № Ф03-2484/2009. Воспользоваться указанным аргументом смогут компании, готовые отстоять свою правоту в суде.

Когда придется заплатить страховые взносы во внебюджетные фонды

В пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ прямо перечислены командировочные расходы, которые не облагаются страховыми взносами. Здесь, в частности, упомянуты расходы на проезд в аэропорт и на вокзал в местах отправления и назначения. Отсюда можно сделать такой же вывод, как и в случае с НДФЛ: если сотрудник воспользуется услугами такси или общественным транспортом, чтобы в последний день добраться из гостиницы в аэропорт (на вокзал), то на расходы однозначно не нужно начислять взносы. Также можно списать расходы на проезд от аэропорта (вокзала) до гостиницы. Ведь такие затраты связаны с проездом к месту назначения.

А вот как обстоят дела с прочими расходами на транспорт во время командировки, в статье 9 Федерального закона № 212-ФЗ прямо не сказано.

Не исключено, что проверяющие потребуют заплатить с прочих расходов на проезд страховые взносы. Например, со стоимости услуг такси по маршруту гостиница — компания — место назначения. При этом избежать уплаты взносов не получится с помощью способа, действовавшего до 2010 года по ЕСН. Речь идет о ситуации, когда компании не принимали расходы при расчете налога на прибыль (иными словами, не предусматривали пункт об оплате расходов на транспорт в трудовых и коллективных договорах) и, следовательно, избегали уплаты единого соцналога. В отличие от ЕСН страховые взносы не зависят от налогового учета. Если выплата в пользу сотрудника связана с трудовыми отношениями между компанией и работником, проверяющие потребуют уплаты взносов.

Что касается страховых взносов от несчастных случаев на производстве, то их платить с расходов на транспорт не придется. Этот вывод следует из пункта 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.