Зачем нужен приказ о разменном фонде
Любой кассир знает: пусть уж лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели обнаружатся излишки. Даже за 10 лишних рублей налоговики выписывают компании штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ведь неучтенные деньги всегда расцениваются как сокрытие выручки. Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество «лишних» денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда.
Приказ о разменном фонде есть у всех розничных компаний. Он позволяет держать наличные в кассе на начало рабочего дня — для того, чтобы давать сдачу покупателям. Но создать разменный фонд может не только торговая компания — ограничений тут нет.
Что нужно прописать в приказе
Законодательство не предусматривает порядка, руководствуясь которым компании оформляют свой разменный фонд. Но для того чтобы у проверяющих точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы.
Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104 (далее — Типовые правила). Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы.
Однако ежедневная выдача разменного фонда не всегда удобна, поскольку бухгалтеру приходится ежедневно оформлять приходный и расходный кассовый ордера. Можно выдать разменный фонд разом на какой-то определенный период (например, месяц). Тем более что Типовые правила не содержат требования ежедневно сдавать разменные деньги в общую кассу.
Кто-то же вообще выдает разменный фонд под отчет кассиру-операционисту, и эти деньги числятся за ним все то время, пока он работает в компании. При этом кассир может хранить разменные деньги в ящике ККТ, поскольку они не являются его личными средствами (п. 4.7 Типовых правил). При увольнении кассир возвращает разменный фонд обратно в кассу предприятия. Образец приказа о разменном фонде.
Как учитывать разменный фонд
Когда приказ оформлен, бухгалтеру надо отразить передачу денег из общей кассы в операционную. Для этого выписывают расходный кассовый ордер. Прием денег в операционную кассу отражают соответствующей записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
В бухгалтерском учете движение денег отражают такими проводками:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Операционная касса»
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации»
— выдан разменный фонд.
Если средства разменного фонда выдаются кассиру под отчет, то это отражают проводкой:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Разменный фонд кассиров»
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации»
— выдан разменный фонд под отчет.
Если суммы разменного фонда записаны в книге по форме № КО-5, то в журнале кассира-операциониста их можно не отражать. Ведь эти деньги не имеют отношения к кассовой выручке.
Компания сама решает, как часто разменный фонд нужно сдавать в общую кассу
Разъясняет Анатолий КЛЕНОВСКИЙ, советник налоговой службы РФ II ранга
— Для инспектора, пришедшего проверять порядок работы с кассовой наличностью, важно, чтобы все деньги, находящиеся в денежном ящике ККТ, были учтены. Либо они должны быть пробиты на кассовом аппарате, либо их нахождение в кассовом ящике обосновано другими документами. Например, приказом о разменном фонде.
Законодательством не установлено, как нужно создавать и учитывать такой фонд. Эти вопросы отданы на откуп компаниям. Поэтому в приказе нужно четко прописать, какова сумма разменного фонда, как часто его выдают и когда сдают. Необязательно делать это ежеднев- но. Можно выдавать и сдавать деньги раз в месяц. Соответственно, остальное время они будут находиться в кассовом ящике. Можно выдавать деньги кассиру под отчет. Прописывайте конкретный порядок в приказе о разменном фонде и следуйте ему. Тогда претензий у проверяющих не будет.
