Книгу учета доходов и расходов можно вести на бумаге или в электронном виде. Способ оформления вы можете утвердить в учетной политике или отдельным приказом. Ответим на самые острые вопросы, связанные с книгой.
Нужно ли книгу учета доходов и расходовзаверять в ИФНС?
Лучше книгу заверить. Ведь этого требует пункт 1.5 Порядка, который утвержден приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. № 154н (далее — Порядок). Причем данный Порядок требует заверять любые книги: и бумажные, и электронные (их распечатки). Данный вывод судьи ВАС РФ подтвердили в определении от 22 декабря 2009 г. № ВАС-13965/09.
В инспекции должны зарегистрировать книгу учета в тот день, когда вы обратитесь туда с соответствующей просьбой. Сотрудник налоговой поставит на последней странице подпись и печать. Об этом сказано в Едином стандарте обслуживания налогоплательщиков (утвержден приказом ФНС России от 5 октября 2010 г. № ММВ-7-10/478@). Если книгу не заверить, то ревизоры могут посчитать, что ее нет, и выписать штраф по статье 126 кодекса на сумму 200 руб. Так что лучше все же заверять книгу в инспекции.
Осторожно!
Безопаснее зарегистрировать в инспекции книгу учета, которая ведется в электронном виде. Это поможет избежать споровс налоговиками.
В то же время представители ФНС России считают, что регистрировать книгу в налоговой не нужно (см. письмо от 3 февраля 2010 г. № ШС-22-3/84@). Чиновники ссылаются на то, что подобной обязанности в Налоговом кодексе просто нет. На это разъяснение можно сослаться, если вы не заверили книгу и чиновники выписали штраф.
Еще один важный момент. Информировать налоговиков о том, что вы ведете электронную книгу учета, не нужно. Хотя иногда контролеры требуют письменное уведомление. Так что избежать разногласий поможет письмо в инспекцию в свободной форме.
Вправе ли компания в середине годаначать вести книгу учетав электронном виде?
Да, вправе. Объясняется это так.
Порядок позволяет менять способ ведения книги учета доходов и расходов в течение года. Соответственно вы можете перейти на компьютерное оформление книги после того, как завершится отчетный период (например, с 1 апреля или с 1 июля).
Когда в книге учета отражать выручку,если покупатели рассчитываютсяпластиковыми картами?
Тогда, когда деньги придут на ваш счет. И вот почему.
Обычно средства на расчетный счет продавца поступают позже, чем списываются со счета покупателя. Иногда разница во времени между этими событиями составляет до нескольких дней. Учитывать выручку нужно именно тогда, когда деньги придут на ваш счет. Так все правила кассового метода будут соблюдены. Данные разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-11-06/2/58.
Важная деталь
Если покупатели расплачиваются пластиковыми картами, то отражайте в книге учета полученные доходы в день, когда средства поступят на расчетный счет.
Как отражать в книге учета НДФЛпри выплате зарплаты?
Отражать в книге учета сумму налога на доходы нужно в составе расходов на оплату труда в тот день, когда НДФЛ фактически перечислен в бюджет (письмо Минфина России от 25 июня 2009 г. № 03-11-09/225). Ведь к данным затратам относятся начисленные выплаты в пользу работников, то есть с учетом налога на доходы. Данный вывод следует из статьи 255 Налогового кодекса РФ.
Нужно ли показывать в книге учетавыплаченный аванс по зарплате?
Да, нужно. Ведь компании на «упрощенке» признают расходы на оплату труда, когда погашают задолженность перед сотрудниками. Об этом сказано в подпункте 1 пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. При выдаче же аванса оплачивается уже фактически отработанное время в текущем месяце. Значит, данные суммы отражают в книге учета в том месяце, в котором он был выплачен.
Отражают ли в книге учетаинформацию по «вмененной» деятельности?
Нет, не отражают. Основание — пункты 2.4 и 2.5 Порядка.
Однако на практике компания не всегда может заранее знать, для какой деятельности использует купленные материалы, то-вары или иные ценности. В этом случае на дату оплаты ТМЦ в графе 5 «Расходы» книги учета напишите всю стоимость приобретенной продукции. В дальнейшем, если вещи будут переданы для использования во «вмененной» деятельности, в данной графе делайте сторнировочную запись расходов на стоимость этих материалов или товаров.
Важный момент: если оплата МПЗ и их передача для использования в деятельности, облагаемой ЕНВД, произошли в разных кварталах, скорее всего придется скорректировать налоговые обязательства и подать уточненную декларацию по «упрощенному» налогу (письмо Минфина России от 29 января 2010 г. № 03-11-06/2/11).
Главное, о чем важно помнить
1. Во избежание споров с налоговиками книгу учета доходов и расходов лучше заверять в налоговой инспекции.
2. Отражая доходы и расходы, нельзя забывать, что «упрощенщики» всегда используют кассовый метод.
3. Информацию по «вмененной» деятельности в книге учета не отражают.