Какие документы надежно защитят вашу компанию от претензий налоговиков к рекламным расходам

Рекламные расходы часто вызывают повышенный интерес у налоговиков. Поэтому лучше внимательно отнестись к бумагам, которые связаны с этими затратами. Пакет «рекламных» документов должен подтвердить:

— факт и размер затрат;

— договорные отношения сторон, если компания привлекала рекламное агентство или другого контрагента;

— рекламный характер размещаемой информации (она должна быть предназначена для неопределенного круга лиц);

— цели рекламных акций, которые должны быть непосредственно связаны с деятельностью компании.

Бумаги, которые придется оформить в любом случае

Сначала рассмотрим набор документов, который пригодится, чтобы обосновать расходы независимо от вида рекламы.

Приказ, план рекламной акции, маркетинговая политика. Глава компании должен издать приказ о проведении рекламной акции. В нем нужно назвать цели акции и какие товары (услуги) будут рекламироваться. Также хорошо, если из приказа будет понятно, какие виды рекламы предполагается использовать, и сроки, в которые проводится акция. В этом же приказе руководитель назначает ответственного за рекламную кампанию.

Затем мероприятия, которые планируются в ходе рекламной акции, нужно конкретизировать в плане (программе). Из этого документа должно быть ясно, на кого рассчитана реклама. А также этапы, порядок проведения и планируемый положительный эффект от акции. План утверждает руководитель.

Хорошо, когда в компании есть и более глобальный документ, уже не привязанный к одной рекламной акции. Речь идет о маркетинговой политике. Изложенные в ней стратегии продвижения товаров помогут обосновать рекламные расходы. Кроме того, в этом документе или в приложениях к нему можно изложить правила проведения рекламных акций. Например, компания собирается раздавать образцы продукции. Тогда в правилах нужно отразить, кто, кому и в каком порядке выдает образцы, как они списываются, какую отчетность нужно составить, когда акция будет завершена. Если же у компании нет подобного документа, данные правила можно прописывать в приказе руководителя или плане конкретной рекламной акции.

Бюджет и смета. Желательно иметь рекламный бюджет компании на год. Этот документ показывает, что организация обдуманно подходит к рекламным расходам и тщательно их планирует. Бюджет тоже утверждает руководитель. Кроме того, на каждую рекламную акцию рекомендуем иметь свою смету расходов. В ней приводится перечень затрат с их предполагаемыми суммами.

Договор и акт. Самый удобный способ разместить рекламу — переложить все на специализированную компанию. Поэтому многие обращаются за помощью к рекламным агентствам. Обычно с ними заключают агентский договор или договор оказания услуг. В любом случае нужно проверить, чтобы в договоре или приложении к нему были детально описаны все услуги агентства. Должен быть понятен вид рекламы, когда и где она должна быть размещена, как определяется стоимость услуг агента. К договору может прилагаться и техническое задание (например, в случае, когда контрагенту поручают создать видеоролик).

А когда компания заказывает каталоги, буклеты, у нее должен быть в наличии договор на изготовление рекламной продукции.

Скажем и про мерчендайзинг. Поставщики товаров в розничные сети часто оплачивают услуги магазина по выкладке товаров и т. п. Эти услуги схожи с рекламными, ведь у них такая же цель — привлечь внимание покупателей к товарам. На мерчендайзинг можно заключить отдельный договор. Или же включить эти услуги в договор поставки (тогда он будет считаться смешанным). Но по продовольственным товарам отдельный договор на оказание услуг обязателен (ч. 11, 12 ст. 9 Федерального закона от 28 декабря 2009 г. № 381 - ФЗ). В противном случае компании грозит штраф от 1 млн до 5 млн руб. (ч. 5 ст. 14.42 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Теперь об акте сдачи - приемки услуг. Из него должно следовать, что контрагент выполнил свои обязанности по договору. Для этого нужно перечислить услуги, которые он оказал. В том числе назвать продукцию, которую рекламировали, где и когда это происходило и привести стоимость услуг агента. Пример акта посмотрите ниже.

Счета - фактуры, «первичка», платежки. Без этих документов тоже не обойтись. Они подтвердят сами расходы и их сумму.

Отчет о проведении рекламной акции. Если компания проводит рекламную акцию своими силами, по ее итогам придется составить отчет. Либо организация получит аналогичный документ уже готовым — это когда задействовано рекламное агентство. Впрочем, здесь возможен и такой вариант. Всю подробную информацию о рекламной кампании агентство приведет в акте приемки - сдачи услуг. К отчету (акту) агент должен приложить все документы, которые подтверждают размещение рекламы и сумму расходов.

Если акция была успешна, желательно составить еще одну бумагу. В ней можно зафиксировать рост объема продаж товаров или прибыли компании после того, как проведена рекламная акция.

Документы, которые подтверждают конкретный вид рекламы

Перейдем к специфике разных видов рекламы. Документы, которые нужно иметь в каждом случае помимо стандартного набора, мы привели в таблице.

Какими документами можно подтвердить расходы в зависимости от вида рекламы

В заключение отметим, что по законодательству о бухучете первичные документы, подтверждающие рекламные расходы, нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ). Что касается образцов рекламных материалов и договоров, их нужно иметь в наличии в течение года со дня последнего размещения рекламы (с даты, когда закончится срок этих контрактов). Это следует из статьи 12 Федерального закона от 13 марта 2006 г. № 38 - ФЗ. Но так как их могут затребовать налоговики, рекомендуем ориентироваться на срок хранения не менее чем четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).