Кому из сотрудников положен учебный отпуск и как он оплачивается

На что вправе рассчитывать сотрудник, который учится вечером или заочно

Больше всего гарантий и компенсаций глава 26 Трудового кодекса РФ предлагает заочникам и вечерникам. Кроме того, компенсации для тех, кто учится в аспирантуре или получает докторскую степень, предусмотрены статьей 19 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ. И это не только дополнительные отпуска. Некоторые учащиеся сотрудники вправе рассчитывать на сокращение рабочего времени и оплату дороги до учебного заведения и обратно.

Для того чтобы работник мог воспользоваться гарантиями, перечисленными в таблицах ниже, его учебное заведение обязательно должно иметь государственную аккредитацию. Еще одно непременное условие: образование данного уровня сотрудник получает впервые (ч. 1 ст. 177 Трудового кодекса РФ). Кроме того, право на льготы есть только у тех, кто учится успешно (ст. 173—176 Трудового кодекса РФ).

Гарантии и компенсации учащимся заочной и очно-заочной (вечерней) форм обучения средних и высших учебных заведений

Гарантии и компенсации учащимся начальных и общеобразовательных учебных заведений

Какой учебный отпуск можно предоставить сотруднику, если он учится на очном отделении

Часто студент, обучающийся на очном отделении, вынужден работать. К сожалению этих работников, компенсаций им положено немного: только короткие дополнительные отпуска без сохранения заработной платы (ч. 2 ст. 173 и ч. 2 ст. 174 Трудового кодекса РФ). И в этом случае учебное заведение тоже должно быть аккредитовано государством, а работник — получать образование этого уровня в первый раз. Мы свели эти отпуска в таблицу ниже.

Дополнительные отпуска за свой счет, предоставляемые учащимся очной формы средних и высших учебных заведений

Положены ли гарантии и компенсации при учебе на бакалавра или магистра

Получая российское высшее образование, работник может достичь двух уровней: степени бакалавра или более высоких квалификаций специалиста или магистра. Считается, что гражданин получает первое высшее образование, только когда в первый раз получает диплом бакалавра или специалиста. А также когда уже имеет диплом бакалавра и учится на магистра. Во всех остальных случаях учащийся в вузе работник получает второе высшее образование (п. 5 ст. 6 Закона № 125-ФЗ).

А на работников, получающих второе высшее, гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, не распространяются (ч. 1 ст. 177 кодекса).

Можно ли предоставить учебный отпуск сотруднику, который получает степень МВА

Обычно обучение по программе МВА ведется в очно-заочной форме. Коммерческим компаниям такие специалисты весьма нужны, вот только законодательство никаких гарантий при их обучении не дает. Дело в том, что МВА — образование, дополнительное к высшему. Оно вообще не упомянуто в главе 26 Трудового кодекса РФ, да и Закон № 125-ФЗ никаких льгот для него не предусматривает. Таким образом, поощрять стремление сотрудников стать квалифицированными управленцами компания может только по собственной инициативе.

Как быть с сотрудниками, которые учатся в институтах без госаккредитации

Как уже говорилось, гарантии и компенсации учащимся работникам Трудовой кодекс РФ и Закон №125-ФЗ предоставляют, только если образовательное учреждение работника аккредитовано государством. Это значит, что у этого учреждения имеется специальное свидетельство, выданное Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки (п. 15 Положения о государственной аккредитации образовательных учреждений утвержденного постановлением Правительства РФ от 21 марта 2011 г. № 184). Только не спутайте это свидетельство с лицензией на образовательную деятельность, которую должно иметь любое учебное заведение (ст. 33.1 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1).

Гарантии и компенсации работникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, могут быть предусмотрены коллективным или трудовыми договорами (ст. 173—176 Трудового кодекса РФ). То есть по доброй воле работодателя.

Когда нужна справка-вызов и когда без нее можно обойтись

Основной документ, который подтверждает право учащегося сотрудника на льготы, — это справка-вызов. Ее выдают только учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию.

Без справки-вызова нельзя предоставить дополнительный отпуск студенту любой формы обучения (п. 4 ст. 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ). Только она дает заочникам право на ежегодную компенсацию затрат на проезд к месту обучения и обратно. Эта же справка служит и подтверждением успешности обучения — нерадивому студенту ее не выдадут.

Но для некоторых гарантий и компенсаций подтверждающих документов закон не предусматривает. Например, чем должна руководствоваться компания, сокращая рабочий день дипломнику или предоставляя оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов учащемуся профессионального училища? Если работник просит предоставить ему такие льготы, обяжите его приложить к заявлению уведомление или иной документ из учебного учреждения. В противном случае налоговики могут посчитать необоснованными затратами зарплату, сохраненную за сотрудником на время его освобождения от работы. Впрочем, если компания предоставляет работнику учебный отпуск без сохранения зарплаты, можно обойтись только его заявлением. Претензий у проверяющих, очевидно, не будет.

Что делать, если работнику нужен учебный отпуск на срок больший, чем указан в законе

Статьи 173 и 174 Трудового кодекса РФ предлагают студентам-заочникам и вечерникам в зависимости от года (курса) обучения от 30 до 50 дней оплачиваемого отпуска для сдачи экзаменов. Но часто бывает так: в первую сессию вуз вызвал студента, например, на 28 дней, а во вторую еще на 23. Итого получается 51 день на учебный год. А по кодексу ему положено 40 дней. Как быть?

Придется предоставить оба отпуска в полном объеме. Потому что закон не дает компании права самостоятельно решать, сколько дней учебного отпуска и когда предоставлять работнику. А вот оплачивать «лишние» дни работодатель не обязан (подробнее — см. ниже). Да и налоговики не позволят компании учесть такие расходы при расчете налога.

Как предоставить учебный отпуск сотруднику, который работает или учится в двух местах

Если сотрудник работает по совместительству, да еще и умудряется где-то учиться, это, конечно, заслуживает уважения. Но связанные с обучением льготы ему предоставляются только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 Трудового кодекса РФ). Компания не обязана оплачивать учебный отпуск совместителю, если это, конечно, не предусмотрено трудовым или коллективным договором. Но она должна отпустить работника за свой счет по аналогии с требованиями части 2 статьи 286 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так должен поступить работодатель, если у совместителя ежегодный оплачиваемый отпуск короче того, что ему предоставили по основному месту работы.

Если же работник учится в двух учебных заведениях одновременно, то гарантии и компенсации полагаются ему только в связи с обучением в одном из них. На выбор учащегося (ч. 3 ст. 177 Трудового кодекса РФ).

Как правильно оформить учебный отпуск

Оплачиваемые учебные отпуска оформляются по тем же правилам, что и очередные. А если учебный отпуск не оплачивается, то оформляйте его так же, как отпуск за свой счет. Но есть нюансы, о которых не стоит забывать.

Учебные отпуска — целевые. То есть работник должен подтвердить, что потратил предоставленное время на учебу. Поэтому, оформляя студенту отпуск, не забудьте отрезать от справки-вызова и вручить работнику корешок — справку-подтверждение. Вернувшись из отпуска, работник должен предоставить этот документ, заполненный учебным заведением. В нем будет указан период, в течение которого сотрудник учился. А если форма обучения не предусматривает справки-вызова, попросите у сотрудника справку из учебного заведения в произвольной форме.

Как гарантии и компенсации учащимся работникам учитываются при расчете налогов и уплате страховых взносов

Оплату учебных отпусков сотрудников и их проезда к месту учебы, предусмотренную Трудовым кодексом РФ, можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 13 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Если компания в соответствии с Трудовым кодексом РФ сокращает рабочий день учащегося сотрудника и сохраняет за ним половину среднего заработка, нужно отразить это в трудовом договоре. Тогда расходы на выплату среднего заработка также можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Все эти расходы могут принять и «упрощенщики» (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Оплата учебного отпуска и средний заработок — это доход работника, из них нужно удержать налог на доходы физических лиц. Следует начислить на них и страховые взносы во внебюджетные фонды, поскольку они связаны с оплатой труда и не входят в список исключений из пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

А вот компенсируя затраты на проезд к месту обучения, удерживать НДФЛ не надо (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Не учитывают такие выплаты и при расчете страховых взносов (письмо Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 939-19).